تا به حال به این فکر کرده‌اید که یک سازمان با چندین عضو، دپارتمان و بانک اطلاعاتی چطور در تصمیم‌گیری‌های حیاتی، موفق عمل می‌کند؟ آیا سیستمی به عنوان پشتیبان وجود دارد که بتواند مدیران و اعضای کلیدی یک سازمان را در تصمیم‌گیری‌ها هدایت کند؟ جواب مثبت است! سیستم پشتیبانی تصمیم‌گیری یا به اختصار DSS راه‌حلی است که در مسیر تصمیم‌گیری بسیار کمک‌کننده خواهد بود.
سوال اینجاست که چطور؟ یک Decision Support System دقیقا چطور می‌تواند مسیر تصمیم‌گیری را هموار‌تر کند؟ در این مقاله به عملکرد، کاربردها، مزایا و یک مثال از سیستم پشتیبانی تصمیم‌گیری می‌پردازیم تا شما هم بیشتر با این مفهوم آشنا شوید.
سیستم پشتیبانی تصمیم‌گیری (DSS) چیست؟
سیستم پشتیبانی تصمیم‌گیری یک برنامه کامپیوتری است که برای پشتیبانی از تصمیمات، جانب‌گیری‌ها و عملکرد یک سازمان یا بیزینس استفاده می‌شود. یک DSS حجم زیادی از داده‌ها را غربال و تجزیه می‌کند و اطلاعات گردآوری شده را برای حل مشکلات و تصمیم‌گیری‌های سازمان ارائه می‌دهد. نهایتا این اطلاعات گردآوری شده در قالب گزارشات داده‌ای در‌می‌آیند.
اطلاعاتی که معمولا توسط DSS استخراج می‌شود شامل:
- درآمد هدف یا پیش‌بینی شده
- ارقام فروش یا موارد گذشته از دوره‌های زمانی مختلف
- داده‌های مربوط به موجودی منابع (مالی، محصولی و…)
- داده‌های مربوط به عملیات درون‌سازمانی
- و…
حواستان باشد که یک DSS بعد از جمعآوری داده‌ها با ترکیب داده‌های مختلف می‌تواند گزارشات مفید تولید کند که در تصمیم‌گیری‌ها موثر باشد. این یعنی یک سیستم معمولی جمعآوری داده‌ای با سیستم پشتیبانی تصمیم‌گیری کاملا متفاوت است. در واقع سیستم جمعآوری داده‌ای صرفا وظیفه جمعآوری داده را دارد و در راستای ترکیب داده‌ها و تولید گزارشات، عملیاتی انجام نمی‌دهد.
این سیستم امروزه به صورت تماما کامپیوتری یا نیمه‌کامپیوتری در سازمان‌ها به چشم می‌خورد اما این بدان معنا نیست که نیروی انسانی توانایی تبدیل شدن به سیستم پشتیبانی تصمیم را ندارد. به صورت کلی اگر بخواهیم یک سیستم ایده‌آل داشته باشیم، سیستم‌های نیمه‌کامپیوتری که ترکیبی از یک سیستم کامپیوتری و یک گروه نیروی انسانی تشکیل شده است، خواهند بود. بدین ترتیب، نیروهای کلیدی یک سازمان می‌توانند با سرعت و دقت بیشتری تصمیمات را اتخاذ کنند.
اجزای DSS
یک سیستم پشتیبانی تصمیم دارای سه جز است که شامل:
سیستم مدیریت مدل در DSS
این بخش سیستم، به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد تا مدل‌های مختلفی برای تصمیم‌گیری‌های خود در نظر بگیرند. مثلا اگر سازمانی بخواهد میزان تقاضای مردم از یک محصول جدید را پیش‌بینی کند، می‌تواند یک مدل محصول جدید در نظر بگیرد و هر بار که محصول جدیدی را برای عرضه داشت، از روی همین مدل برای تصمیم‌گیری جلو برود.
رابط کاربری DSS
طبیعتا درک تجزیه و تحلیل‌هایی که یک سیستم انجام می‌دهد برای کاربران عادی کار ساده‌ای نخواهد بود. برای همین است که یک سیستم پشتیبانی تصمیم، به یک رابط کاربری خوب هم نیاز دارد تا اطلاعات تحلیل شده را به صورت قابل فهم برای همه به نمایش بگذارد. این رابط کاربری باید به قدری خوانا باشد که کاربران DSS به راحتی در تصمیم‌گیری‌های خود از آن بهره‌مند شوند.
پایگاه داده DSS
پایگاه داده سیستم پشتیبانی تصمیم، اطلاعاتی که جمعآوری شده‌اند را ذخیره و مدیریت می‌کند. این اطلاعات می‌توانند به سه شکل به سیستم انتقال پیدا کرده باشند:
- به صورت دستی توسط کاربران DSS
- به صورت آنلاین از طریق اتصال سیستم به اینترنت
- به صورت پیش‌فرض از طریق اطلاعاتی که در سازمان در جریان بوده و قبلا در سیستم ثبت شده‌اند
هدف سیستم پشتیبانی تصمیم چیست؟
هدف اصلی استفاده از DSS ارائه اطلاعات به مشتری و اعضای سازمان به روشی آسان و قابل درک است تا تصمیم‌گیری با سرعت بیشتری انجام شود. یک سیستم DSS می‌تواند برای تولید انواع گزارش‌ها برنامه‌ریزی شود که همه بر اساس مشخصات کاربر هستند. همچنین، DSS می‌تواند اطلاعات خود را به صورت گرافیکی، مانند نمودارهای میله‌ای و گزارشات مکتوب در اختیار کاربران خود قرار دهد.
در واقع، هدف DSS این است که سرعت، دقت و روش‌های مختلف حل مساله را در اختیار مدیران یک سازمان قرار دهد. البته باید گفت که وقتی از سرعت حرف می‌زنیم، منظورمان تصمیمات لحظه‌ای نیست، بلکه تصمیماتی است که نتایج بلندمدت در سازمان خواهند داشت (مثل معرفی یک محصول جدید).
چه کسانی با DSS در ارتباط خواهند بود؟
DSS می‌تواند توسط مدیریت عملیات و سایر بخش‌های برنامه‌ریزی در یک سازمان به کار گرفته شود تا اطلاعات و داده‌ها را گردآوری کرده و آن‌ها را به اطلاعات قابل اجرا تبدیل کند. در واقع، این سیستم‌ها در درجه اول توسط مدیریت سطوح متوسط رو به بالا، یعنی مدیران ارشد و کلیدی یک سازمان، استفاده می‌شوند. بیایید این موضوع را با یک مثال بهتر درک کنیم.
یک DSS ممکن است برای پیش‌بینی درآمد یک شرکت در شش ماه آینده بر اساس فرضیات جدید در مورد فروش محصول استفاده شود. از آنجایی که عوامل مختلفی در پیدا کردن ارقام این پیش‌بینی تاثیرگذارند، این محاسبه را نمی‌توان ساده دانست و حتما به یک سیستم کامپیوتری نیازمند خواهید بود. اینجاست که یک سیستم پشتیبانی تصمیم‌گیری می‌تواند متغیرهای مختلف را ادغام کند و یک مجموعه نتایج متناوب ایجاد کند که همگی بر اساس داده‌های فروش محصول گذشته شرکت و متغیرهای فعلی خواهد بود.
سیستم پشتیبانی تصمیم‌گیری در چه سازمان‌هایی کاربرد دارد؟
بد نیست بدانید که کاربرد سیستم پشتیبانی تصمیم به قدری گسترده است که می‌توان آن را برای هر صنعت، حرفه یا حوزه‌ای از جمله پزشکی، سازمان‌های دولتی، ارگان‌های کشاورزی و… به کار برد.
در این سازمان‌ها، مقدار زیادی داده برای کمک به تصمیم‌گیری تجزیه، تحلیل و ترکیب شده که توسط سیستم پشتیبانی تصمیم‌گیری انجام می‌شود. با این اطلاعات، گزارش‌هایی در خصوص پیش‌بینی درآمد، فروش یا مدیریت موجودی به دست می‌آید. از طریق ادغام متغیرهای متعدد، یک DSS می‌تواند بر اساس داده‌های قبلی و ورودی‌های فعلی شرکت، تعدادی نتایج متفاوت ایجاد کند که نهایتا منجر به تصمیم‌گیری مثبت در سازمان می‌شود.
بنابراین، فارغ از نوع سازمان و حوزه کاری، اگر شما هم نیاز دارید داده‌های خود را سروسامان دهید و با ترکیب تحلیل‌های آن به یک جمع‌بندی درست برسید تا در تصمیم‌گیری‌ها دچار مشکل نشوید، قطعا به یک سیستم پشتیبانی تصمیم‌گیری نیاز خواهید داشت.
چنانچه در تصمیم‌گیری‌های مدیریتی خود دچار سردرگمی شده‌اید، بد نیست درباره بنچ‌مارکینگ هم بیشتر بدانید. از شما دعوت می‌کنیم به مقاله‌ای که در این خصوص در مجله کسب و کار همیار آی‌تی منتشر شده است، مراجعه کنید.
مثال‌های از کاربرد سیستم پشتیبانی تصمیم در صنایع مختلف
فرض کنیم در صنعت پزشکی از DSS بهره برده‌ایم. در این حوزه، برای کمک به تشخیص بیماری، یک پزشک بالینی ممکن است از یک سیستم پشتیبانی تصمیم گیری کامپیوتری استفاده کند. در واقع با ترکیب ورودی‌های پزشک و سوابق الکترونیکی سلامت قبلی، یک سیستم پشتیبانی تصمیم می‌تواند به پزشک در تشخیص بیماری و درمان کمک کند.
یک مثال دیگر می‌تواند به اعلام گزارشات آب و هوایی در یک منطقه خاص اختصاص داشته باشد. در این صورت، با جمعآوری اطلاعات دمایی این منطقه در فصول مختلف سال، ساعت‌های مختلف شبانه‌روز و به طور کلی، زمان‌های گوناگون، تحلیل آن‌ها در سیستم و نهایتا گزارش‌گیری تحلیل‌ها، می‌توان فهمید میانگین دمایی این منطقه چقدر است. حتی می‌توان پیش‌بینی آب و هوای منطقه را انجام داد چرا که اطلاعاتی چون:
- حداکثر دما
- حداقل دما
- احتمال بارش
- حداقل میزان بارش
- حداکثر میزان بارش
- و…
در اختیار شماست.
مثال سوم از کاربرد DSS در کشاورزی است. فرض کنیم می‌خواهیم درباره‌ی محصول مورد نیاز امسال تصمیم بگیریم. در مرحله اول باید شرایط آب و هوایی و احتمال خشکسالی را در نظر بگیریم. از طرفی، میزان تولیدات سایر کشاورزان و تقاضای مردم با توجه به عرضه‌ی احتمالی نیز در این موضوع تاثیر‌‌گذار خواهد بود. در کنار این موضوع، میزان حاصلخیزی خاک، مکانیزم‌های قابل استفاده و منابع موجود نیز در تصمیم نهایی موثرند. بنابراین، سیستم پشتیبانی تصمیم با در نظر گرفتن همه‌ی این جوانب از طریق جمعآوری اطلاعات، کمک می‌کند بهینه‌ترین حجم تولیدی را انتخاب کنید.
DSS در صنایع مختلف دیگری از جمله بانکداری، انبارداری، خوش‌حسابی مشتریان و زمینه‌های مختلف دیگر هم کاربرد دارد که ذکر مثال هر کدام به صورت جداگانه، در این مقال نمی‌گنجد.
ویژگی‌های DSS
با ادامه پیشرفت فناوری، تجزیه و تحلیل داده‌ها دیگر محدود به سیستم‌های کامپیوتری نخواهد بود. از آنجایی که DSS اساسا یک برنامه کاربردی است، می‌توان آن را در اکثر سیستم‌های کامپیوتری، چه روی دسکتاپ یا لپ تاپ، بارگذاری کرد و از مزایای آن بهره برد. همچنین برخی از برنامه‌های کاربردی DSS نیز از طریق دستگاه‌های تلفن همراه در دسترس هستند که به شما این امکان را می‌دهد بیش از پیش با داده‌های ضروری ارتباط برقرار کنید.
انعطاف‌پذیری DSS برای کاربرانی که مرتب سفر می‌کنند یا به صورت دورکار با شرکت همکاری دارند نیز بسیار مفید است. ویژگی‌های مختلف سیستم پشتیبانی تصمیم‌گیری به آن‌ها این فرصت را می‌دهد که همیشه از اطلاعات کافی برخوردار باشند تا بهترین تصمیم‌ها را برای شرکت و مشتریان خود در هر جایی بگیرند.
به طور کلی، یک سیستم پشتیبانی تصمیم باید چهار ویژگی مهم را در خود جای دهد:
- جمعآوری داده‌ها
- مدیریت داده‌ها
- آنالیز داده‌ها
- ارائه نتایج آنالیز روی داده‌ها
این یعنی اگر بخواهیم یک سناریو برای یک سیستم پشتیبانی تصمیم در نظر بگیریم، باید چهار ویژگی آن را لحاظ کنیم که عبارتند از:
در قدم اول، برای تصمیم‌گیری، نیاز داریم داده‌های موجود را بررسی کنیم. بنابراین، سیستم پشتیبانی تصمیم، در صورتی کمک‌کننده خواهد بود که اطلاعات دقیقی از مساله موجود در اختیار ما قرار دهد.
در قدم بعدی داده‌های بدست آمده باید در محلی قابل اطمینان ذخیره‌سازی شوند. این یعنی به یک پایگاه داده نیاز داریم تا هر زمان خواستیم داده‌ای اضافه کنیم یا داده‌های بلااستفاده را حذف کنیم، دسترسی کامل به آن داشته باشیم. یک سیستم پشتیبانی تصمیم خوب، باید با یک پایگاه داده که حجم اطلاعاتی مسائل را به راحتی پشتیبانی کند، همراه باشد.
در سومین قدم که می‌توان آن را قدمی حیاتی دانست، روی اطلاعاتی که جمعآوری و ذخیره شدند، تجزیه و تحلیل انجام می‌شود. این تجزیه و تحلیل به شما می‌گویند کدام داده‌ها برای تصمیم نهایی واقعا ضروری هستند و کدام داده‌ها نمی‌توانند نقش مهمی در تصمیم‌گیری داشته باشند.
قدم نهایی، به نمایش گذاشتن نتایج آنالیز در مرحله قبلی است. این مرحله باید به روشی به افراد سازمان ارائه شود که آن‌ها درک درستی از نتایج داشته باشند. بنابراین، در این مرحله، پای رابط کاربری به میان می‌آید. رابط کاربری سیستم پشتیبانی تصمیم شامل نمودارهای ستونی، دایره‌ای و… است که هر داده‌ی کوچک و بزرگ اما مهم در ایجاد آن نقش خواهد داشت.
مزایای سیستم پشتیبانی تصمیم (DSS)
به طور کلی، سیستم‌های پشتیبانی تصمیم به انتخاب‌های آگاهانه‌تر کمک می‌کنند. اما اگر بخواهیم جزئی‌تر به مزایا DSS اشاره کنیم می‌توان گفت:
- تصمیمات عملی یا تولید نتایج چندگانه بر اساس داده‌های فعلی و قدیمی به تصمیم‌گیری‌ها کمک به‌سزایی می‌کند
- تولید گزارشاتی که برای مشتریان استفاده شده و به راحتی قابل هضم هستند اما بر اساس مشخصات کاربر قابل تنظیم خواهند بود
- کاهش خطاهای محاسباتی در عملیاتی که ارقام آن زیاد هستند
- داده‌های فعلی و قدیمی در راستای تولید گزارشات منسجم یکپارچه می‌شود
- کارمندان یک سازمان با یکدیگر بیشتر ارتباط برقرار می‌کنند
- با خودکارسازی بخشی از فرایند تصمیم‌گیری، زمان بیشتری برای مدیران به وجود می‌آید
معایب سیستم پشتیبانی تصمیم
- نیاز به سرمایه اولیه برای طراحی و پیاده سازی DSS در سازمان
- ایجاد وابستگی در تصمیم‌گیری‌ها (در تصمیم‌گیری سریع، مشکل ایجاد می‌کند)
- اختصاص منابع برای ذخیره‌سازی (در مواردی که داده‌های سازمان زیاد باشد)
با همه این تفاسیر، از آن جایی که مزایای این سیستم نسبت به معایب آن قابل توجه‌تر است، توصیه می‌شود برای بهبود تصمیم‌گیری‌های سازمان خود، چه داده‌های گسترده و زیاد دارید، چه داده‌های محدود، DSS را بیشتر جدی بگیرید. می‌توان گفت سیستم پشتیبانی تصمیم راه‌حلی برای تضمین بیشتر در موفقیت تصمیمات است.