مدارس، یکی از مهم‌ترین بنیان‌های جامعه محسوب می‌شوند و استفاده از فناوری اطلاعات در مدیریت آن‌ها یک گام مثبت در جهت رشد و پیشرفت جامعه به شمار می‌رود؛ در همین راستا، استفاده از نرم افزار مدیریت مدارس یک قدم مهم برای رسیدن به این هدف محسوب می‌شود؛ اگر یک مدیر یا مسئول مدرسه هستید و دوست دارید اطلاعات کاملی در خصوص نرم افزار مدرسه و هوشمندسازی مدارس خود کسب کنید، تا انتهای این مقاله همراه ما باشید.
چرا باید از نرم افزار مدرسه استفاده کنیم؟
مهم‌ترین عاملی که می‌تواند یک دلیل خوب برای استفاده از نرم افزار مدرسه باشد، ساده‌تر شدن فرایند مدیریت و هوشمند شدن مدرسه است، احتمالا می‌دانید که یک مدرسه دارای تعداد زیادی فرایند پیچیده است که هر یک از آن‌ها می‌توانند وابسته به دیگری باشند؛ به عنوان مثال برگزاری راحت کلاس‌های آنلاین، انجام ساده‌ی تکالیف به شکل الکترونیک و حضور و غیاب خودکار دانش‌آموزان و کادر مدرسه نمونه‌ای فرایندهایی هستند که به کمک یک نرم افزار مدرسه خوب، خیلی ساده‌تر و البته حرفه‌ای‌تر انجام خواهند شد.
۷ ویژگی مهم که یک نرم افزار مدرسه را متمایز می‌کند!
نرم افزارهای مدرسه به وجود آمدند تا فرایند مدیریت مدارس را برای ما ساده‌تر کنند، بنابراین مهم‌ترین انتظاری که باید از یک نرم افزار مدرسه هوشمند داشته باشید این است که، به بهترین شکل ممکن از تمام بخش‌ها و پیش‌نیازهای مدرسه‌ی شما پشتیبانی کند؛ در ادامه تمام این بخش‌ها را با هم بررسی می‌کنیم و جزئیات هر یک از آن‌ها را برای شما توضیح خواهیم داد.
۱. سیستم مدیریت آموزش آنلاین مدارس
آموزش، مهم‌ترین ماموریت یک مدرسه است، بنابراین اگر به دنبال یک سامانه مدرسه هوشمند هستید که به خوبی فرایندهای آموزشی مدرسه را برای شما مدیریت کند، باید از نرم افزارهای حرفه‌ای استفاده کنید، شاید در نگاه اول فکر کنید، یک سیستم مدیریت مدرسه، تمام پیش‌نیازهای آموزشی را در خود دارد، اما بیاید کمی دقیق‌تر این موضوع را بررسی کنیم، یک مدرسه برای اینکه به راحتی تمام فرایندهای آموزشی خود را به سرانجام برساند، به چه ابزارهایی احتیاج خواهد داشت؟
احتمالا مهم‌ترین چیزی که برای یک مدرسه اهمیت دارد، برگزاری ساده‌ی کلاس آنلاین است، کلاس‌های الکترونیک مدارس باید به سادگی امکان تعامل بین معلم و دانش‌آموزان را فراهم کنند؛ برای اینکه بچه‌ها بیشترین بازدهی را از کلاس درس خود بگیرند، باید قادر باشند در انواع حالت‌های مختلف (تعامل متنی، صوتی و تصویری) با آموزگارشان در ارتباط باشند.
از سوی دیگر، معلم نیز باید امکان به اشتراک‌گذاری انواع فایل‌های مختلف را با دانش‌آموزان خود داشته باشد، به عنوان مثال اشتراک‌گذاری فایل‌های PDF یا پاورپوینت و… تا بدین ترتیب یک نرم افزار آموزشی هوشمند در مدرسه خود داشته باشید.
از جمله امکانات دیگری که در نرم افزار مدرسه هوشمند وجود دارد، قابلیت برگزاری حرفه‌ای آزمون آنلاین است، مثلا امکان استفاده از انواع سوالات تستی، تشریحی یا صحیح و غلط در آزمون، سیستم تصحیح خودکار پاسخ‌نامه‌ها، پشتیبانی از ثبت نمرات توصیفی یا عددی و همچنین امکان ثبت و اطلاع‌رسانی خودکار نمرات به والدین برخی از مواردی هستند که باید از وجود آن‌ها در نرم افزار مدیریت مدرسه خود اطمینان حاصل کنید.
اما از کلاس الکترونیک و آزمون‌های آنلاین که بگذریم، وجود نرم افزار ثبت نمرات دانش آموزان، یکی دیگر از ابزارهای کاربردی در یک نرم افزار مدرسه است که به شما کمک می‌کند به ساده‌ترین شکل ممکن همه‌ی فرایندهای مربوط به ثبت نمرات و صدور کارنامه را در مدرسه‌ی خود مدیریت و سازماندهی کنید.
همانطور که می‌دانید، فرایند ثبت و صدور نمرات و رتبه‌بندی دانش‌آموزان، یکی موراد وقت‌گیر و پرهزینه در مدارس به حساب می‌آید، برای اینکه این مراحل به شکل دستی انجام شوند، کارکنان مدرسه زمان زیادی از وقت خود را صرف آن می‌کنند، ضمن اینکه برای هر کارنامه باید مقداری کاغذ و جوهر پرینتر مصرف شود که هزینه‌های زیادی را به مدارس تحمیل خواهد کرد؛ بنابراین وجود یک سیستم خودکار برای ثبت و ارسال نمرات دانش‌آموزان می‌تواند گامی مثبت در جهت صرفه‌جویی در زمان و هزینه‌ی مدارس به شمار آید، ضمن اینکه دقت فرایند ثبت نمرات را به‌طرز چشم‌گیری افزایش خواهد داد.
یکی دیگر از امکانات مدارس هوشمند، پشتیبانی از سیستم دفتر کلاسی الکترونیک و مدیریت تکالیف دانش‌آموزان است، به کمک این قابلیت شما می‌توانید تمام فرایندهایی که معلمین مدرسه تا امروز به‌صورت دستی انجام می‌دادند را به شکلی حرفه‌ای و کاملا هوشمندانه مدیریت کنید؛ از ثبت نمرات کلاسی و حضور و غیاب دانش آموزان گرفته تا درج نمرات تکالیف و پروژه‌های عملی، به کمک چنین نرم افزاری قابل انجام خواهد بود؛ همانطور که گفتیم، کنترل صحیح فرایندهای آموزشی، از جمله مهم‌ترین وظایف نرم افزار مدرسه به حساب می‌آید.
۲. سامانه مدیریت فرایندهای مالی و حسابداری مدرسه
مدیریت فرایندهای مالی، به خصوص در مدارس غیرانتفاعی از جمله نیازهای مهم مدرسه به شمار می‌رود، اگر تابه‌حال با بخش مالی و حسابداری مدارس سروکار داشته‌اید، احتمالا به خوبی با پیچیدگی‌های این بخش آشنا هستید؛ از محاسبه‌ی ساعات کارکرد افراد گرفته تا سیستم حسابداری مدرسه و کنترل امور شهریه‌ی دانش‌آموزان، همه و همه احتیاج به ابزارهایی دارند که فرایند مدیریت این بخش‌ها را ساده‌تر و دقیق‌تر انجام دهید، اینجاست که نقش فناوری اطلاعات را بیش از پیش در مدرسه‌ی خود احساس خواهید کرد.
هرچند شاید تصور کنید، فرایندهای مالی و حسابداری مدرسه هم به کمک نرم‌افزارهای حسابداری رایج قابل انجام است، اما به کمک یک نرم افزار حسابداری که برای سامانه مدیریت مدرسه تهیه شده باشد، شما می‌توانید تمام تراکنش‌های مالی مدرسه‌تان را به شکلی کاملا حرفه‌ای مدیریت کنید؛ به این نکته توجه داشته باشید که نرم‌افزار مورد استفاده برای بخش حسابداری مدرسه، باید کاملا منطبق با دستورالعمل‌های آموزش و پرورش طراحی شده باشد تا به سادگی بتوانید از آن استفاده کنید.
سیستم حسابداری که در یک نرم افزار مدیریت مدرسه هوشمند قرار داده شده، باید بتواند به صورت کاملا یکپارچه تمام چک‌های پرداختی، شهریه‌ها و حقوق و دستمزدها را در مدرسه کنترل کرده و گزارش‌های دقیقی را در خصوص تراکنش‌های مالی در اختیار شما قرار دهد.
علاوه‌بر نرم افزار حسابداری مدرسه، یکی از بخش‌های دیگر که مورد توجه اکثر مدیران مدارس غیر انتفاعی قرار می‌گیرد، سامانه امور شهریه است که بتواند به خوبی فرایند مدیریت و صدور فاکتورهای شهریه و همچنین پرداخت آن‌ها را انجام دهد؛ این نرم افزار باید امکان صدور فاکتورهای صورت‌حساب را به شکل فردی، گروهی یا کلاسی برای شما فراهم کند.
ضمنا امکان تقسیط شهریه نیز یکی دیگر از قابلیت‌هایی است که اگر در سامانه اتوماسیون مدارس وجود داشته باشد، می‌تواند رضایت بیشتر والدین و دانش‌آموزان را برای مدرسه‌ی شما به همراه داشته باشد.
بخش مالی، در یک سیستم مدیریت مدارس خوب، علاوه‌بر تمام موارد بالا، باید امکانی را برای کنترل و محاسبه‌ی حقوق و دستمزد کارکنان نیز داشته باشد، این سیستم علاوه‌بر اینکه باید کاملا مطابق با دستورالعمل‌های آموزش و پرورش طراحی شده باشد، لازم است امکانی را در اختیار مدیر مدرسه قرار دهد که مدیر بتواند فرمول محاسبه‌ی حقوق را برای کارکنان وارد کرده و سیستم به صورت خودکار و بر اساس ساعات کارکرد افراد، حقوق و مزایای آن‌ها را محاسبه و فیش‌های حقوقی را صادر کند.
۳. نرم افزار ثبت نام دانش آموزان مدارس و مدیریت فرایندها
در هر سازمان یا جامعه‌ای، احتمالا احتیاج به جمع‌آوری اطلاعات یا داده از مخاطبین خود خواهید داشت، مدارس نیز از این قاعده مستثنا نیستند و در برخی مواقع نیاز دارید تا اطلاعات مختلفی را از والدین یا دانش‌آموزان دریافت کنید، به عنوان مثال برای ثبت‌نام یا پیش‌ثبت‌نام یک کلاس فوق برنامه یا دریافت اطلاعات والدین؛ در چنین مواقعی وجود یک نرم‌افزار فرم‌ساز یا ثبت‌نام برای مدرسه ضروری است.
به کمک چنین برنامه‌هایی می‌توانید، به سادگی هر نوعی از فرم‌های الکترونیک را طراحی کرده و آن را در اختیار دانش‌آموزان یا والدین قرار دهید تا فرم را تکمیل کنند؛ این ویژگی نیز یکی دیگر از کاربردهای فناوری اطلاعات در سامانه اتوماسیون مدارس به حساب می‌آید، چرا که با استفاده از آن، احتیاجی به چاپ تعداد زیادی فرم کاغذی نخواهید داشت و می‌توانید در چند دقیقه هر نوع فرمی را طراحی کرده و آن را در اختیار اعضای مدرسه قرار دهید.
۴. مدیریت منابع انسانی و اعضای مدرسه
مدارس، نمونه‌ی کوچکی از یک جامعه هستند و در هر جامعه‌ای، مدیریت درست و اصولی افراد یا کارکنان، یک امر مهم محسوب می‌شود؛ برای اینکه بتوانید کارکنان و اعضای مدرسه را ساده‌تر و بهینه‌تر مدیریت کنید، لازم است که در سامانه مدارس هوشمند خود، بخشی را برای مدیریت منابع انسانی داشته باشید.
یکی از جذاب‌ترین بخش‌هایی که می‌تواند فرایند مدیریت اعضای مدرسه را برای شما ساده‌تر کند، سیستم حضور و غیاب کارکنان و دانش آموزان مدرسه است؛ به کمک چنین قابلیتی می‌تواند وضعیت حضور یا عدم حضور افراد را به صورت خودکار رصد کرده و به شکل قابل توجهی در وقت معاونین صرفه‌جویی کنید.
نحوه‌ی کار سیستم‌های حضور و غیاب مدارس هوشمند
اکثر نرم افزارهای مدیریت حضور و غیاب، از دو بخش نرم افزار و سخت افزار تشکیل شده‌اند، سیستم سخت‌افزاری، وظیفه‌ی ثبت و کنترل تردد افراد را برعهده داشته که این فرایند معمولا با استفاده از کارت‌های هوشمند یا اثر انگشت افراد انجام می‌شود، به این شکل که دستگاه در ورودی ساختمان نصب شده و افراد هنگام ورود یا خروج، با قرار دادن انگشت یا کار خود در محل مشخص، عبور و مرور خود را ثبت می‌کنند؛ در تصویر زیر، یک نمونه دستگاه حضور و غیاب را مشاهده می‌کنید.
هنگامی که ورود و خروج افراد توسط دستگاه ثبت شد، این اطلاعات بلافاصله به نرم افزار حضور و غیاب مدرسه منتقل شده و در بخش‌های مختلف سامانه نمایش داده می‌شود، مثلا اطلاعات مربوط به حضور و غیاب بچه‌ها در سامانه دانش آموزی و وضعیت تردد و حضور کارکنان نیز در پنل مدیریت قابل مشاهده است.
۵. سامانه اتوماسیون مدارس هوشمند
مدرسه‌ها نیز مانند هر نهاد دیگری، تعداد زیادی فرایند دستی دارند که وقت زیادی از کارکنان می‌گیرد، به عنوان مثال مدیریت کتابخانه، بوفه، سیستم تغذیه و… در حالی که تمام این فرایندها قابلیت مکانیزه شدن را دارند و می‌توان آن‌ها را به یک سامانه مدیریت مدارس هوشمند سپرد!
بیایید کمی در این بخش دقیق‌تر شویم و به عنوان نمونه، مزایای استفاده از یک سیستم مدیریت کتابخانه در مدارس هوشمند را بررسی کنیم؛ یکی از موارد مهمی که باید در یک نرم افزار مدرسه استاندارد وجود داشته باشد، خودکار بودن تمام فرایندهاست و کتابخانه نیز یکی از همین فرایندها محسوب می‌شود؛ در یک سیستم مدیریت کتابخانه‌ی خوب، باید بخش رزرو کتاب‌ها به صورت کاملا خودکار توسط دانش‌آموزان یا والدین آن‌ها انجام شود و دانش‌آموزان بدون نیاز به مراجعه‌ی حضوری از وضعیت موجود بودن یک کتاب مطلع شوند.
از سوی دیگر سیستم زمان‌بندی موعد بازگشت هر کتاب نیز باید به صورت کامل توسط سامانه مدیریت شود، به شکلی که دانش آموزان از طریق پنل کاربری‌شان در نرم افزار مدرسه، بتوانند زمان بازگشت هر کتاب را ببینند.
اگر پا را کمی فراتر بگذاریم و انتظارات بیشتری از نرم افزار مدیریت کتابخانه داشته باشیم، وجود یک سیستم بارکدخوان می‌تواند یک قابلیت مفید برای مدیریت ساده‌تر کتاب‌ها باشد، بدین ترتیب کتابدار مدرسه می‌تواند در چند ثانیه بارکد ثبت‌شده روی کتاب را اسکن کرده و احتیاجی به ثبت دستی اطلاعات نیز نخواهد بود.
۶. سیستم‌های مدیریت محتوا و وبسایت مدارس
یک وبسایت زیبا، نماینده‌ی مدرسه‌ی شماست، بنابراین یک قدم مهم برای هوشمندسازی مدارس، داشتن وبسایت است؛ شاید پیش خود فکر کنید می‌توانید از هر سیستمی برای طراحی سایت مدرسه‌تان استفاده کنید، اما یکی از مهم‌ترین نکاتی که باید در طراحی وبسایت مدرسه‌ی خود به آن توجه داشته باشید، پشتیبانی از همه‌ی پیش‌نیازهای مدرسه است؛ به عنوان مثال وجود قابلیتی که به صورت خودکار لیست دانش‌آموزان ممتاز مدرسه را در وبسایت نمایش دهد، می‌تواند یک عامل جذاب برای دانش‌آموزان یا والدین باشد.
از جمله قابلیت‌های دیگری که با استفاده از یک وبسایت از آن بهره‌مند خواهید شد، قابلیت انتشار اخبار مدرسه است، بدین ترتیب می‌توانید بدون هیچ هزینه‌ی اضافه‌ای بابت چاپ و انتشار خبرها، آن‌ها به اطلاع دانش‌آموزان یا والدین برسانید.
۷. مجموعه برنامه‌های مدیریت اطلاعات در مدارس
مدارس، به خصوص مدرسه‌های بزرگ‌تر به شکل قابل توجهی با حجم بسیار بالای داده و اطلاعات سروکار دارند، سیستم ثبت و مدیریت اطلاعات دانش‌آموزان، نرم افزار انضباطی مدارس یا سیستم مدیریت فایل و… برخی از برنامه‌هایی هستند در مدیریت بهتر اطلاعات به شما کمک می‌کنند؛ به کمک چنین برنامه‌هایی می‌توانید خیلی دقیق‌تر و حرفه‌ای‌تر اطلاعات مدرسه خود را سازماندهی کنید.
با استفاده از برنامه‌های مدیریت اطلاعات مدارس، شما می‌توانید حجم زیادی از داده‌ها را خیلی کارآمدتر و بهینه‌تر مدیریت کنید، این موضوع علاوه‌بر اینکه در وقت و هزینه‌ی مدرسه صرفه‌جویی می‌کند، دقت فرایند ثبت و نگهداری اطلاعات را نیز به شکل قابل توجهی افزایش می‌دهد؛ چرا که در هر صورت، کنترل و مدیریت حجم بالای اطلاعات توسط نیروی‌های انسانی با احتمال بروز خطا مواجه است، اما یک سیستم کامپیوتری می‌تواند به بهترین شکل ممکن، حجم زیادی از اطلاعات را ذخیره و کنترل کند.
به‌طور کلی وجود یک سیستم مدیریت اطلاعات حرفه‌ای و کارآمد در نرم افزار مدرسه، یکی از مهم‌ترین پیش نیازهای هوشمندسازی مدرسه است.
همکلاسی، سامانه‌ای یکپارچه است که برای مدیریت هر بخش از مدرسه، راهکاری هوشمندانه به شما ارائه می‌دهد؛ از سیستم مدیریت آموزش گرفته تا حضور و غیاب و مدیریت امور مالی، همه‌و‌همه در یک سامانه‌ی یکپارچه در اختیار شماست!
نرم افزار مدرسه همکلاسی، به شما کمک می‌کند با هزینه‌ای مقرون‌به‌صرفه، تمام فرایندهای موجود در مدرسه‌تان را به شکل کاملا خودکار و الکترونیک مدیریت کنید، این موضوع علاوه‌بر اینکه در وقت و هزینه‌های شما صرفه‌جویی می‌کند، باعث می‌شود مدرسه‌ای حرفه‌ای داشته باشید و یک گام جلوتر از سایر مدارس باشید؛ با نرم افزار مدرسه همکلاسی، یک مدرسه‌ی هوشمند خواهید داشت!
منبع: نرم افزار مدرسه همکلاسی