امروزه ماهیت بسیاری از کارها و پروژه‌ها به شکلی است که برای مدیریت کردن آن‌ها به یک نرم افزار مدیریت پروژه نیاز داریم. حتی اگر ماهیت کارها با تعریفی که از “پروژه” در ذهنمان داریم متفاوت باشد.
هر فعالیتی برای اینکه به اتمام برسد باید به قسمت‌های کوچک‌تری تقسیم شود و انجام هر یک از این قسمت‌ها به عهده‌ی یک شخص یا یک تیم است. برای پیش بردن کارها به این شکل باید یک ابزار را به عنوان دستیار به همراه خود داشته باشیم، این دستیار همان نرم افزار مدیریت پروژه است.
اما تاکنون به این مسئله فکر کرده‌اید که ویژگی های یک نرم افزار مدیریت پروژه مناسب چیست و برای اینکه از این نرم افزار بهترین نتیجه را بگیریم لازم است چه امکاناتی داشته باشد؟ در ادامه به این امکانات اشاره می‌کنیم.
ویژگی‌های کلیدی که یک نرم افزار مدیریت پروژه باید داشته باشد:
- ارزیابی عملکرد کارکنان
- ثبت تایم شیت
- امکاناتی برای مدیر پروژه
- قابلیت برچسب گذاری
- داشبورد مدیریتی
- اشتراک گذاری و ذخیره سازی فایل ها
1-ارزیابی عملکرد کارکنان
یکی از ویژگی‌های کلیدی یک نرم افزار مدیریت پروژه و کار این است که بعد از مدتی به کمک آن بتوان تشخیص داد که عملکرد هر یک از کارکنان در انجام دادن وظایف محوله به چه میزان است.
برای این منظور دو ویژگی در نرم افزار مورد نیاز است. در مرحله اول باید بتوان برای هر کاری که در نرم افزار تعریف می‌شود و به شخصی اختصاص داده می‌شود ناظر تعیین کرد، و در مرحله دوم ناظر باید بتواند موقع بررسی وظایف، به کار انجام شده نمره دهد و میانگین نمراتی که هر یک از اعضا از ناظر کارهایشان می‌گیرند، می‌تواند تعیین کننده کیفیت عملکرد کارمندان باشد.
2-ثبت تایم شیت
این مورد به روش های مدیریت پروژه شما بستگی دارد. اگر میزان زمان صرف شده برای انجام هر کار در پروژه‌های شما مهم است، پس ثبت تایم شیت یا کاربرگ زمان یک ویژگی کلیدی برای شما به حساب می‌آید. به این شکل که هر یک از افراد بعد از انجام هر قسمت از کار، درصد پیشرفت و میزان زمان صرف شده برای انجام آن کار را وارد می‌کنند و بعد به روش‌های مختلفی می‌توان از این اعداد خروجی گرفت و گزارش تهیه کرد. مثلا در پایان ماه می‌توان از تمام تایم شیت های یک فرد یا از تمام تایم شیت های یک پروژه خاص گزارش گرفت.
3-امکاناتی برای مدیر پروژه
هر نرم افزار مدیریت پروژه باید امکانات بخصوصی در اختیار مدیر پروژه قرار دهد تا به سرعت بتواند از روند کارهای در حال انجام، کارهای دارای تاخیر، کارهای روزانه اعضای تیم و … مطلع شود. به این صورت که با یک کلیک بتواند تمام کارهای دارای تاخیر یا تمام کارهای هفته جاری را ببیند تا بر اساس آن‌ها بتواند بهتر برنامه ریزی کند.
4-قابلیت برچسب گذاری
یکی دیگر از ویژگی‌های کاربردی هر نرم افزار مدیریت پروژه، قابلیت برچسب‌گذاری است. زمانی که تعداد تسک‌ها زیاد می‌شود، قابلیتی که به فیلتر کردن کارها و گزارش گیری بهتر کمک زیادی می‌کند، برچسب گذاری است. بهترین حالت این است که در نرم افزار مدیریت پروژه بتوان هم برای پروژه‌ها، هم برای کارها (تسک ها) و هم برای فایل ها، به تعداد دلخواه برچسب تعریف کرد.
5-داشبورد مدیریتی
هر نرم افزار مدیریت پروژه‌ای نیاز به یک داشبورد مدیریتی دارد که نمای کلی از وضعیت پروژه‌ها، کارها، میزان پیشرفت، میزان تاخیر، میزان کارهای عقب افتاده و گزارش‌هایی از این دست برای کمک به مدیر پروژه ارائه دهد. چنین داشبوردی به مدیران در برنامه‌ریزی بهتر و دقیق‌تر کارها کمک زیادی خواهد کرد.
6=اشتراک‌گذاری و ذخیره‌ی فایل‌ها
یکی از وظایف اصلی هر نرم افزار مدیریت پروژه این است که نگرانی شما از بابت فایل‌های مربوط به پروژه‌هایتان را برطرف کند. باید بتوانید فایل مربوط به هر کار را، با هر فرمتی، به همان کار ضمیمه کنید و بتوانید در هر زمان فایل های مورد نظرتان را با کمک فیلترهایی که نرم افزار در اختیارتان قرار می‌دهد پیدا کنید. مثلا می‌دانید که یک فایل احتمالا در بازه‌ی زمانی 6 تا 9 ماه گذشته توسط یک فرد آپلود شده، می‌توانید با فیلتر کردن نام شخص و بازه‌ی زمانی، در کمترین زمان ممکن فایل مربوطه را پیدا کنید. نرم‌افزار مدیریت پروژه‌ای که انتخاب می‌کنید باید با توجه به نیازهای تیم و سازمان شما قابلیت‌های متعددی داشته باشد، اما یک سری از ویژگی‌ها برای هر نرم‌افزاری ضروری است و موقع انتخاب نرم افزار مورد نظرتان بهتر است به آن‌ها توجه کنید. در این مقاله به 6 مورد از این ویژگی‌ها اشاره کردیم، نرم افزار مدیریت پروژه فارسی همتیک، نرم افزاری ایرانی با تقویم شمسی و گانت چارت فارسی است که تمام این ویژگی‌ها را در اختیار شما قرار می‌دهد. برای آشنایی بیشتر با همتیک می‌توانید در سایت hamtick.com ثبت نام کنید و از امکانات پایه نرم افزار به رایگان استفاده کنید.