در دنیای امروز بسیاری از افراد خریدهای خود را به صورت آنلاین و غیرحضوری انجام می‌دهند. همچنین با بهره‌گیری از تکنولوژی در کسب و کارها، کارمندان نیز دورکاری را به کار حضوری ترجیح دهند. به همین دلیل مدیریت استخدام و منابع انسانی دچار تحول شده و امروزه از طریق نرم افزار منابع انسانی انجام می‌شود.
شاید برخی از افراد تصور کنند که این نرم افزار هزینه‌ای اضافه برای شرکت یا سازمان محسوب می‌شود، اما باید گفت منفعتی که این نرم افزار می‌تواند برای کسب و کار داشته باشد بسیار بیشتر از هزینه خرید آن است. استفاده از این نرم افزار به گونه‌ای فراگیر شده که حتی کسب و کارهای کوچک هم از آن استفاده می‌کنند. به همین خاطر بهتر است تا با ویژگی‌های آن آشنا شوید.
نرم افزار مدیریت منابع انسانی دقیقاً چه کاری انجام می‌دهد؟
نرم افزار منابع انسانی سیستمی است که به تمام کسب و کارها کمک می‌کند تا فرایند استخدام، محاسبه حقوق و مدیریت کارمندان را راحت‌تر و بهتر انجام دهند. اگر شما کارفرما هستید و می‌خواهید از پتانسیل‌های تیم خود بهترین استفاده را داشته باشید، این نرم افزار حتماً به کارتان می‌آید. علاوه بر این می‌توانید عملکردها را به طور دقیق ارزیابی کرده، از کارمندان خود بازخورد بگیرید و با استفاده از نظرسنجی‌های منظم از آن‌ها برای بهبود عملکرد تلاش کنید.
این نرم افزار چه ویژگی‌های مهمی باید داشته باشد؟
امروزه نرم افزارهای منابع انسانی علاوه بر گسترده بودن، عملکردهای منحصربه‌فردی نیز ارائه می‌دهند. شما باید بر اساس نوع فعالیت و تیمی که دارید آن‌ها را انتخاب کنید. به طور کلی می‌توان گفت که این نرم افزار باید به اندازه‌ای کامل و دقیق باشد که شما را از سایر ابزارهای مدیریت کسب و کار بی‌نیاز سازد. از جمله ویژگی‌هایی که یک نرم افزار منابع انسانی مناسب باید داشته باشد عبارتند از:
با نرم افزار مدیریت کارگران هیچ عملی از چشم شما پنهان نمی‌ماند
سیستم منابع انسانی به شما این امکان را می‌دهد که بتوانید عملکرد تمامی کارکنان را زیر نظر داشته باشید. از این طریق می‌توانید برای هر تیم با توجه به پیشرفتی که دارد هدفی متناسب تعیین کنید، کارگران بااستعداد را برای پیشبرد اهداف شرکت شناسایی کرده و به کارگران ناامید انگیزه بدهید.
قابلیت برنامه ریزی و پیگیری حضور و غیاب
برای شیفت‌های کاری و جلسات کارمندان برنامه زمانی تعیین کرده و وظایف هر تیم را مشخص کنید. همچنین می‌توانید از طریق ماژول حضور و غیاب این نرم افزار، نظم رفت و آمد پرسنل را حفظ کنید. این کار به شما کمک می‌کند تا به راحتی از غیبت کارکنان مطلع شده و بتوانید آن را پیگیری کنید.
همیشه به روز با نگاهی به سوی آینده
یک نرم افزار منابع انسانی باید مدام به روز رسانی شود و خود را با تکنولوژی و اطلاعات روز دنیا همگام کند. با همچون نرم افزاری می‌توانید همیشه خود را به روز نگه داشته و از سایر نرم افزارها بی نیاز شوید. به علاوه اگر می‌خواهید شرکت خود را در آینده گسترش دهید، نرم افزاری را انتخاب کنید که مقیاس پذیر است و قابلیت مدیریت داده‌های اضافی را داشته باشد.
بدون حد و مرز
برای اینکه بتوانید کسب و کارتان را از هر جایی مدیریت کنید نیاز به نرم افزاری دارید که قابلیت استفاده در چندین دستگاه را داشته باشد و شما را محدود نکند. همچنین نرم افزار باید سرعت بالایی داشته باشد تا نیاز به صرف زمان زیاد برای بارگذاری اطلاعات نباشد.
مدیریت آموزش کارکنان
این نرم افزارها تنها برای کنترل و هدایت عملکرد کارکنان ساخته نشده‌اند. بلکه باید بتوانند آموزش‌های لازم را در اختیار همه آن‌ها قرار دهند. این کار به رشد و بهبود عملکرد کارکنان کمک می‌کند.
دیگر نگران محاسبه حقوق نباشید!
نرم افزار منابع انسانی علاوه بر اینکه می‌تواند حضور و غیاب را ثبت کند، قابلیت محاسبه دستمزدها را نیز دارد. بزرگ شدن سازمان و تعداد کارکنان دردسرهایی همچون محاسبه حقوق را به دنبال دارد. با استفاده از این نرم افزار می‌توانید بدون دردسر محاسبه مرخصی، مأموریت، اضافه کاری، کسری کار، حق اولاد، حق مسکن وغیره دستمزد کارکنان را طبق قوانین مالیاتی مشخص کرده و تنها با چند کلیک ساده به حسابشان واریز کنید.
قابلیت گزارش‌دهی
حتماً توجه کنید که نرم افزار منابع انسانی بتواند گزارش‌هایی مطابق با نیاز شما تهیه کند و در اختیارتان قرار دهد. جزئیات گزارش‌ها و سرعت ایجاد آن‌ها مواردی هستند که باید به آن‌ها توجه کنید.
چرا باید از این نرم افزار استفاده کنیم؟
با توجه به ویژگی‌هایی که از یک نرم افزار منابع انسانی مناسب گفته شد متوجه شدیم که این نرم افزار قابلیت‌های بسیاری دارد و می‌تواند سرعت رشد هر کسب و کاری را افزایش دهد. با این حال می‌خواهیم مزایای این نرم افزارها را بیشتر بررسی کنیم.
کارمندان و مهارت‌هایشان را از زاویه‌های مختلف رصد کنید
سیستم‌های مدیریت منابع انسانی اطلاعات جامعی از کارکنان را به صورت مداوم ثبت می‌کنند. این کار به شما کمک می‌کند تا بررسی مهارت‌های این افراد وظایف متناسبی را برایشان در نظر بگیرید. بدین ترتیب برای انجام هر کاری، فردی که صلاحیت انجام آن را دارد انتخاب می‌شود.
کارکنان را به راحتی مدیریت کنید
از نرم افزار مدیریت منابع انسانی استفاده کنید تا از شر صفحات مختلف اسناد کاغذی، شیت‌های موجود در فضای ابری، فایل‌های اکسل وغیره خلاص شوید. با استفاده از این سیستم تمامی عملیات‌های مربوطه را تنها با یک نرم افزار انجام می‌دهید. این کار به شما کمک می‌کند امنیت اطلاعات موجود را بالا ببرید و کسی نتواند به آن‌ها دسترسی پیدا کند.
افراد درستی را استخدام کنید
هر شغلی نیاز به افرادی دارد که بتوانند بهره‌وری آن را افزایش دهند. با استفاده از این نرم افزار می‌توانید آگهی‌های شغلی را تهیه کرده و در تابلوهای کاری مختلف به نمایش بگذارید. پس از آن تنها افرادی را ارزیابی می‌کنید که معیارهای مورد نظر برای شغل مربوطه را داشته باشند. این کار علاوه بر بالا بردن سرعت روند استخدام، به شما کمک می‌کند تا به افراد مناسب‌تری متصل شوید.
ارائه پنل اختصاصی به کاربران
کارکنان شرکت می‌توانند از طریق پنل اختصاصی خود اخبار و به روزرسانی‌های جدید را دنبال کنند و نظر و ایده خود را به اشتراک بگذارند. این موضوع باعث می‌شود تعامل شما با کارکنان‌تان بیشتر شده و روابط کاری بهتری ایجاد شود. علاوه بر این هر شخص با توجه به سمت شغلی خود می‌تواند به فایل‌های خاصی دسترسی داشته باشد.
کلام پایانی
نرم افزار منابع انسانی یکی از کاربردی‌ترین نرم افزارهایی است که هر کسب و کار و مجموعه‌ای بدون در نظر گرفتن کوچک یا بزرگ بودن، به آن نیاز دارد. این نرم افزار باید قابلیت‌های مختلفی داشته باشد و بتواند شما را از هر نوع اسناد کاغذی، فایل‌ها سیستمی فارغ کند و تمام اطلاعات مورد نیازتان را در یک سیستم واحد در اختیارتان قرار دهد.
هدف از تولید این نرم افزار ترکیب کردن فرایندهای منابع انسانی و مدیریتی است تا سبب بهبود روند کسب و کار و مدیریت بهتر آن شود. استفاده از این نرم افزار تمامی کارهای مدیریتی، حسابرسی، استخدامی وغیره را آسان‌تر کرده و سرعت می‌بخشد.
مجموعه سجایانگار سامانه‌ای ارائه داده است که تمامی جنبه‌های مدیریت منابع انسانی را در برمی‌گیرد. علاوه بر این، نرم افزار منابع انسانی سجایانگار نسبت به دیگر نرم‌افزارهای موجود در بازار قیمت مناسب‌تری را همدارد. به صورت کلی راه‌اندازی نرم افزار hrm در سازمان، باعث افزایش سرعت فرایندها و بهبود عملکرد پرسنل شده و همین امر در دراز مدت صرفه اقتصادی خوبی را برای شرکت به همراه خواهد داشت.