مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM)، در اصل به مجموعه فرایندهایی می‌گویند که به سازمان‌ها برای عملکرد بهتر کسب و کارشان و اثربخشی مطلوب‌تر آن‌ها کمک می‌کند. اگر قرار است کسب و کار در سازمانی بهینه شود، بهتر است این فرایندها آن را اتوماتیک نمایند. تشخیص فرایند کسب و کار امری آسان است. اما نکته قابل توجه این است که شناسایی بخش‌های متفاوت کسب و کار و صاحبان فرایندها کاری آسان نخواهد بود. با تحقیقات فراوانی که از گذشته تا الان درباره مدیریت فرایند کسب و کار انجام شده است، این فرایند علاوه بر مدیریت، وظیفه یکپارچه سازی فرایندها با تامین کنندگان، شرکای تجاری و مشتریان بر عهده دارد.
نمونه های مدیریت فرایند کسب و کار
مدیریت فرایند کسب و کار از طریق بکارگیری روش‌ها و ابزارهای خاص خود، حجم کار توسعه راه حل‌های اطلاعاتی برای سازمان‌ها را به کمترین میزان ممکن می‌رساند.
منابع انسانی
تصور کنید وارد یک سازمان منابع انسانی شده اید. که همه داوطلبان باید فرم‌هایی به شکل کاغذی را پر نمایند. این کار برای داوطلبان این سازمان بسیار خسته کننده است. کاغذ بازی وقت و انرژی زیادی را برای داوطلب خواهد داشت و فرد را خسته خواهد کرد. فرایند مدیریت کسب و کار در بخش منابع انسانی به فرد کمک بسیاری خواهد کرد تا بیهوده وقت و انرژی تلف نشود و در اصل فرایند منابع انسانی به شکل سراسری خودکار می‌شود.
فروش
براساس تحقیقات زیادی که محققان در زمینه مدیریت فرایند کسب و کار طی سال‌های اخیر کسب نمودند. اهمیت استفاده از این فرایند در محیط‌های کسب و کار در افزایش موثر روند کاری مورد تاکید فراوان خواهد بود. با ذکر مثالی اهمیت استفاده از مدیریت فرایند کسب و کار را بیشتر آشکار خواهیم نمود.
در بیشتر سازمان‌ها برای تایید فاکتور فروش نیاز به گذراندن وقت و انرژی زیادی بین تیم فروش سازمان جهت هماهنگی با تیم حساب دریافتی یا طلب از مشتری است. اما به کارگیری مدیریت فرایند کسب و کار، این مشکلات را رفع خواهد نمود. استفاده از مدیریت فرایند کسب و کار، تایید صورتحساب را به شکل خودکار در خواهد آورد. در نتیجه احتمال خطاهای دستی بر طرف خواهد شد.
بودجه
یک تیم مالی یا دارایی برای تامین برنامه و بودجه سازمان روزانه با پول، فرم‌های کاغذی، ایمیل روبرو خواهد شد. این وضعیت نیازمند گذراندن وقت، انرژی و زمان زیادی است و در نتیجه خسته کننده خواهد بود. اما برای رفع این مشکلات، سازمان‌دهی، کاهش زمان و صرف انرژی کمتر باید مدیریت فرایند کسب و کار در سازمان نظم بندی و سامان دهی شود و با توجه به این فرایند کارها منظم و بر اساس اصول صحیح صورت پذیرد.
مثال: در محیط کاری قرار است به تعداد زیاد میز و صندلی خریداری شود. قیمت‌هایی که برای خرید میز و صندلی از فروشنده دریافت کرده‌اید باید برای تایید به تیم مالی سازمان ارجاع داده شود که البته همان طور که در بالا توضیح دادیم این کار نیازمند گذراندن وقت و انرژی بالایی خواهد بود. سیستم مدیریت فرایند کسب و کار در این راستا برای حل مشکل به شما کمک بسیاری خواهد نمود.
تفاوت بین اتوماسیون فرایند کسب و کار با مدیریت فرایند کسب و کار چیست؟
اتوماسیون فرایند کسب و کار با مدیریت فرایند کسب و کار از بعضی موارد مکمل هم هستند اما در اصل با یکدیگر یکسان نیستند. اتوماسیون فرایند کسب و کار بر خودکار نمودن فرایندها متمرکز است. این در حالی است که مدیریت فرایند کسب و کار به مدیریت فرایندها توجه زیادی خواهد داشت که نتیجه آن، احتمال در بر گرفتن اتوماسیون و یا در بر نگرفتن آن خواهد بود.
کاهش هزینه‌ها و افزایش در آمدها
ابزارهای مدیریت کسب و کار با شناسایی مشکلات در داخل سازمان‌ها، به دسترسی سریع مشتریان به محصولات بدون اتلاف وقت و انرژی و کاهش هزینه‌ها و افزایش درآمد و فروش برای عملکرد بهتر سازمان کمک بسیاری می‌نماید.
پیروی از استاندارد، امنیت، ایمنی
سیستم‌های فراگیر مدیریت فرایند کسب و کار مدیریت پیروی سازمان‌ها از قوانین و استانداردها در در داخل سازمان را ضمانت می‌کند. به این شکل که سازمان‌ها از پرسنل اداریش درخواست حفظ و نگهداری از اطلاعات محرمانه، منابع فیزیکی را خواهد داشت تا این اطلاعات از بین نرود یا به شکل نادرست استفاده نشود یا توسط افراد دزدیده نشود.
مدل سازی و اجرا کردن فرایند
با استفاده از زبان مدل سازی که ساده و قابل درک است، می‌توانید تمام فرایندهای کسب و کار را مدل کنید. سپس آن را در سازمان عملیاتی نمود.
به این شکل که این فرایند را در یک ابعاد کوچک از سازمان اجرایی نمود تا اثرات آن به طور کامل مشخص شود. بعد در حالت اخذ تاییدهای لازم آن را در همه سازمان منتشر نمود که البته مدیریت فرایند کسب و کار برای اجرایی نمودن آن در سازمان یک نرافزار را معرفی می‌نماید.
آینده مدیریت فرایند کسب و کار
با توجه به پیشرفت و تغییرات بسیار سریع در حوزه تجارت و رقابت، بازارها نسبت به اشتباهات تحمل کمتری دارند و تقریبا بزودی همه مشاغل با هر درآمد و تعداد نیروی پرسنلی نیازمند برنامه و مدیریتی قوی و برنامه ریز برای کاهش هزینه‌ها و تلف شدن در بخش انرژی خواهند بود. در نتیجه مدیریت فرایند کسب و کار و نرم افزار bpms بهترین حالت و گزینه برای بهبود فرایند کسب و کار مدیریتی خواهند بود.
هدف از BPM چیست؟
در اصل هدف از BPM کسب رضایت مشتریان و ارزش دادن به آن‌ها، کاهش اتلاف وقت و انرژی، افزایش بازدهی و سودآوری، کاهش نرخ خروج مشتری و کارکنان، افزایش درآمد خواهد بود. با ذکر مثالی موضوع را بیشتر روشن می نماییم.
هر کسب و کاری دارای چرخه عمر متفاوتی است. بنابراین برای ادامه کار نیازمند حفظ و رشد کسب و کار، افزایش مشتریان، تسلط بازار و .. است که البته این شاخص‌ها برای کسب و کارهای مختلف متفاوت هستند.
در سازمانی که برای مشاغل مختلف نیرو جذب می‌کند افراد به شکل حضوری و با تلف شدن وقت و زمان برای پر کردن فرم گزینش وارد سازمان می‌شوند. اما مدیر گزینش سازمان تصمیم می‌گیرد که این روند را به بهترین شکل ممکن و با کاهش زمان و انرژی حل و فصل نماید تا در وقت و زمان و هزینه صرفه جویی لازم انجام شود.
به این شکل که آگهی جذب نیرو را به صورت آنلاین و اینترنتی در نظر خواهد گرفت تا باعث افزایش رضایت افراد و پرسنل و کارکنان بخش سازمان شود. امروزه به دلیل افزایش فرایند به روز تکنولوژی، افراد ترجیح می‌دهند کار را به شکل دوری انجام دهند تا باعث صرفه جویی در سایر کارهای انجام شده شوند. به این شکل نتایج موثرتر و مطلوب‌تر خواهد بود.
مهم ترین مزایای مدیریت فرایند
از مهمترین ویژگی ها و مزایای مدیریت فرایند می توان به اختصار به موارد زیر اشاره کرد. این موارد عبارتند از:
BPM یا مدیریت فرایند کسب و کار در سازمان و اجرای آن، به حذف فعالیت‌های غیرضروری و اثرات مثبت آن کمک بسیاری می‌کند. با مدیریت فرایند کسب و کار بسیاری از مشکلات، شناسایی و برطرف خواهند شد.
چابکی سازمان
مدیریت فرایند کسب و کار،همه واحدهای سازمانی را به طور زنجیره وار به یکدیگر متصل می‌نماید. محیط داخلی سازمان و بیرونی سازمان به طور دائم در حال تغییرات است. به کار بردن فرایند مدیریت کسب و کار در سازمان‌ها باعث خواهد شد به هر تغییر بزرگ یا کوچکی در سازمان به سرعت پاسخ داده شود. اگر مواردی باید تغییر کند این کار به سرعت و به شکل صحیح توسط این فرایند صورت می‌گیرد.
تمرکز بر مشتریان
با استفاده از مدیریت فناوری کسب و کار و به کار بردن فناوری هوشمند به هر گونه سوال و جواب مشتریان در سازمان بدون معطلی پاسخ قاطع و درست داده می‌شود. این امر باعث حس رضایتمندی و تمرکز صحیح بر مشتریان خواهد شد. با در اختیار داشتن ابزار فناوری هوشمند افزایش بهره وری و کارایی هر چه بیشتر برای کارکنان یک سازمان پدید خواهد آمد.
افزایش رضایت کارکنان
استفاده از مزایای فرایند مدیریت کسب و کار به کارکنان سازمان برای افزایش سطح عملکردی بالا و سودآوری هر چه بیشتر در سازمان کمک بسیاری خواهد نمود با ذکر یک مثال به توضیح بیشتری خواهیم پرداخت.
اگر از فرایند کسب و کار مدیریتی در سازمانی به موقع استفاده شود، بیشتر خطاها و اشتباهات توسط پرسنل به حداقل میزان ممکن خواهد رسید.
اتوماسیون به کار برده شده در سازمان باعث حذف بسیاری از کارهای تکراری در سازمان خواهد شد. در نتیجه دسترسی به اطلاعات را راحت‌تر می‌کند. افزایش رضایت شغلی کارکنان با استفاده از فرایند مدیریت کسب و کار حاصل خواهد شد.
کسب تجربه و مهارت
یکی دیگر از مزیت‌های استفاده از مدیریت کسب و کار این است که به موقع به تغییرات سازمان‌ها، با توجه به تجربه و مهارت پاسخ داده می‌شود. این تغییرات در سازمان‌ها به دلایل مختلفی از جمله تغییر قوانین اصلی، تقاضا، نیازهای بازار و پیدایش روش‌های به روز و جدید انجام می‌شود.
با استفاده از فرایند مدیریت کسب و کار، همه کارها در سازمان بر اساس اصول و برنامه منظم انجام می‌شود. دیگر نیازی به طراحی مجدد نقشه نیست. با استفاده از فرایند مدیریت کسب و کار موقعیت‌ها و پاسخ‌های استثنایی را می‌توان تعریف نمود. از اداره درست و یکسان فرایندها، می‌توان اطمینان و اعتماد کامل را به دست آورد.
انطباق، شفافیت، امنیت
با استفاده از مزایای فرایند مدیریت کسب و کار، سازمان‌ها با مقررات صنعتی منطبق خواهند شد. این کار به کمک فرایند مدیریت کسب و کار با سرعت بالایی انجام خواهد شد. این موضوع باعث می‌شود نسبت به جریمه‌های محدودیت زمانی رعایت قوانین و مقررات، در امان بماند.
افراد در داخل سازمان زمانی که خود را با قوانین منطبق می‌کنند در اصل از مزایای فرایند کسب و کار استفاده مناسبی خواهند داشت. اگر قوانین و مقررات به شکل صحیح در سازمان رعایت نشود در نتیجه آسیب جدی به فعالیت‌های کسب و کار شما وارد خواهد شد.
پایداری و استحکام
با استفاده از فرایند کسب و کار مدیریتی هر گونه تغییری در بخش‌های سازمان اتفاق بیافتد، سازمان خود را با آن منطبق و سازگار می‌کند و در جهت بهبود و بهتر شدن کوشش خواهد کرد. این منطبق شدن بر اساس به کار گرفتن فرایند کسب و کار باعث می‌شود سازمان به نتایج ایده آل و بهتری دست یابد.
حفظ و کنترل نظارت‌های مدیریتی در فرایند کسب و کار مدیریتی در سازگاری و منطبق شدن سازمان با تغیییرات بسیار مهم و قابل توجه خواهد بود.
افزایش کارایی و کاهش ریسک
با استفاده از فرایند مدیریت کسب و کار، فرایند و کارهای بیهوده و نادرست و زمان بر در سازمان حذف خواهند شد. درنتیجه از اتلاف وقت و زمان بیهوده جلوگیری خواهد شد. استفاده از فرایند کسب و کار مزایای زیادی در سازمان برای پرسنل خواهد داشت و در نتیجه آن باعث افزایش بهره وری و کارایی و کاهش ریسک خواهد شد. اگر از فرایند کسب و کار در سازمان استفاده نشود در نتیجه بخش‌های مختلف حیاتی سازمان دچار اختلال و مشکل خواهد شد. علاوه بر آن وقت و هزینه زیادی هم بیهوده تلف می‌شود که این خسارت‌ها جبران ناپذیر هستند.
تلفیق فناوری
فرایند مدیریت کسب و کار، مزایای زیادی دارد، شکاف ارتباطی بین کاربران کسب و کار و فناوری اطلاعات را از بین می‌برد. بعضی از افراد بر این باورند که هدف از استفاده از فرایند مدیریت کسب و کار، تمرکز استفاده و به کارگیری از نرم افزارها است در صورتی که چنین نیست. هدف استفاده از فرایند مدیریت کسب و کار، تمرکز بر فرایندهایی است که برنامه‌ها و ابزارهای مفید را دراختیار خواهد داشت.
در گذشته بیشتر مدیران سازمان‌ها بر این باور بودند که مواردی مانند پول، سرمایه تنها عامل موفقیت در کسب و کارها خواهد بود. این در حالی بود که به بحث فرایند کسب و کار مدیریتی اصلا توجه نمی‌شد. اما با پیشرفت روز افزون تکنولوژی در جهان و به دست آوردن تجربیات مختلف، مشخص شد که استفاده از این فرایندها در کنار موارد بالا به عامل بسیار مهمی در سنجش و اثرگذاری موفقیت و دستیابی به اهداف سازمانی تبدیل شده است. البنه قابل ذکر است که فرایند مدیریت کسب و کار، بسته به رویکرد افراد متفاوت، یکسان نیست و تعاریف مختلفی خواهد داشت.