تکنولوژی ویپ (VoIP) یکی از کاربردی‌ترین فناوری‌هایی است که چندین سال از معرفی آن می‌گذرد. حدود ۳۰ سال پیش که اینترنت گسترش نیافته بود، تنها راه برقراری ارتباط تلفنی، شبکه‌های PSTN بودند. همچنین برای ارتباطات بین‌المللی و خارجی نیز از خطوط ویژه‌ای استفاده می‌شد که هزینه زیادی برای کاربران به همراه داشت. اما با گسترش اینترنت و تولد کامپیوترهای شخصی، تمام معادلات تغییر کرد.
پس از انقلاب اینترنت و ارتباطات در جهان، شیوه تبادل اطلاعات دچار دگرگونی عظیمی شد. اوایل نوشته‌های متنی رد و بدل می‌شدند اما به مرور زمان تصاویر، صداها و در نهایت ویدئوها نقش اصلی تبادل اطلاعات را بر عهده گرفتند. امروزه اینترنت یکی از نقش‌های اصلی ارتباطات صوتی را ایفا کرده و شرکت‌های زیادی مشغول استفاده از تکنولوژی ویپ هستند.
آشنایی با تکنولوژی ویپ
تکنولوژی ویپ (VoIP) مخفف شده عبارت انگلیسی Voice Over IP و به معنای انتقال صدا در بستر اینترنت است؛ این تکنولوژی، صدای آنالوگ را که از طریق سیم مسی و امواج الکتریکی انتقال می‌یابد، به صفر و یک تبدیل کرده و به صورت دیجیتالی در شبکه منتقل می‌کند.به عبارتی دیگر، ابتدا صدا از طریق میکروفون گوشی به امواج الکتریکی تبدیل شده و در مرحله بعد، این امواج توسط گوشی به فایل دیجیتال تبدیل می‌شود.
سپس اطلاعات دیجیتالی از طریق شبکه به سرورهای ویپ یا سانترال فرستاده می‌شوند. سانترال ویپ نیز بعد از شناسایی مقصد، اطلاعات دیجیتال را به گوشی ویپ مقصد ارسال می‌کند. در مرحله آخر، این اطلاعات توسط گوشی ویپ به امواج الکترونیکی تبدیل شده و به صورت صدای آنالوگ خارج می‌شود. از جمله تجربه‌های ابتدایی کشور در استفاده از تکنولوژی ویپ می‌توان به تماس‌های اینترنتی در پیام‌رسان‌هایی همچون یاهو، MSN و… اشاره کرد.
استفاده از VoIP چه مزایایی دارد؟
اگر قصد دارید تکنولوژی ویپ را در سازمان خود راه‌اندازی کنید، باید بدانید که انتخاب‌های مختلفی پیش‌رویتان قرار دارد؛ سرور اختصاصی ویپ که در سازمان‌های خیلی بزرگ کاربرد داشته و برای راه‌اندازی آن باید روی خدمات افراد متخصص در این زمینه حساب کنید و نوع دوم، شبکه یکپارچه تلفن (IP-PBX) که برای اجرای شبکه تلفن در داخل سازمان کاربرد دارد؛ در ادامه تعدادی از مزایای تکنولوژی ویپ و تاثیر آن در محیط کاری را بررسی می‌کنیم.
بی‌نیازی به سیم‌کشی‌های اضافی
یکی از مهم‌ترین و اصلی‌ترین مزایای ویپ برای شرکت‌ها، عدم نیاز به سیم‌کشی و ایجاد ارتباطات خطی در شبکه است؛ در واقع برای ایجاد خط ارتباط ویپ، می‌توان به سادگی از خطوط ارتباطی کامپیوترها و دستگاه‌های دیگر استفاده کرد.
برگزاری کنفرانس‌های صوتی و تصویری
دیگر با تکنولوژی ویپ، برگزاری جلسات صوتی و تصویری چند طرفه به امری ساده تبدیل شده و هزینه زیادی برای شما ایجاد نخواهد شد؛ عدم وجود محدودیت‌های جغرافیایی نیز به کارایی بیشتر این فناوری کمک کرده است.
ادغام تلفن و رایانه شخصی با یکدیگر
چندین سامانه نرم‌افزاری مانند Softphone وجود دارند که به کمک آن‌ها می‌توان سیستم تلفن را روی کامپیوتر شخصی اجرا کرد؛ این مورد هنگام استفاده از CRM که باید به صورت همزمان ارتباط با مشتری و هماهنگی با بخش‌های دیگر انجام شود، اهمیت خود را نشان می‌دهد. از طرفی دیگر، امکان ضبط مکالمه، بررسی طول زمان مکالمه و… برای شما فراهم خواهد بود.
ارتباطات بین‌المللی مقرون‌به‌صرفه
تکنولوژی ویپ این امکان را به کاربران می‌دهد که با پرداخت هزینه‌های بسیار پایین، ارتباطات بین‌المللی خود را برقرار کنند؛ این مورد برای شرکت‌های بین‌المللی بسیار مناسب است زیرا می‌توانند بدون پرداخت هزینه‌های سنگین، با شرکای تجاری و نمایندگی‌های بین‌المللی ارتباط داشته باشند.
مدیریت شبکه ارتباطی
تعدادی از بخش‌های سازمانی مانند مرکز خدمات مشتریان، مرکز پشتیبانی تلفنی یا مراکز پاسخگویی که در طول روز ارتباطات تلفنی زیادی دارند، می‌توانند از ویپ استفاده کنند. زیرا با کمک این فناوری، مدیریت شبکه ارتباطی تسهیل شده و ساده‌تر می‌توان کاربران و خط‌دهی مشتریان برای برقراری ارتباط با قسمت‌های دیگر را مدیریت کرد.
امکان استفاده از تجهیزات برندهای مختلف
برندهای تولیدکننده زیادی در سراسر جهان تجهیزات نرم‌افزاری و سخت‌افزاری مورد استفاده در تکنولوژی ویپ را تولید می‌کنند و با توجه به استانداردهایی که برای این فناوری در نظر گرفته شده، همگی آن‌ها از کیفیت مطلوبی برخوردار هستند.
به‌روزرسانی‌های مداوم
امروزه با توجه به نقش مهمی که تکنولوژی ویپ در جهان ارتباطی ایفا می‌کند، تلاش برای پیشرفت و ارتقای فناوری، تجهیزات و نرم‌افزارهای آن کاملا ملموس است؛ در حال حاضر برخی از مراکزی که در زمینه تجهیزات شبکه فعالیت می‌کنند، توجه خود را به توسعه این تکنولوژی معطوف کرده‌اند.
قابلیت توسعه نرم‌افزاری
یکی دیگر از مزایایی که VoIP دارد، قابلیت برنامه‌نویسی و توسعه نرم‌افزاری است. به همین دلیل شاهد ساخته شدن نرم‌افزارهای مدیریتی و افزونه‌های گوناگونی برای آن هستیم. از طرفی دیگر، با توجه به این قابلیت امکان طراحی سیستم‌های اختصاصی مدیریتی برای هر سازمان وجود دارد.
ویپ (VoIP) چه امکاناتی در اختیار ما قرار می‌دهد
به راه‌اندازی تکنولوژی ویپ در مراکز کاری، امکانات گسترده‌ای در اختیارتان قرار می‌گیرد که به تسهیل امور ارتباطات شبکه کمک شایانی خواهد کرد. از جمله این امکانات می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
ایجاد تلفن‌های داخلی
از آنجایی که مبنای کار این تکنولوژی، سیستم‌های شبکه و نرم‌افزاری هستند، در نتیجه می‌توان به هر تعدادی، شماره‌های داخلی ایجاد کرد و محدودیتی در این کار وجود نخواهد داشت.
ایجاد صندوق پستی صوتی
یکی از سرویس‌های جالبی که سازمان‌ها در زمان تعطیلات یا شلوغی می‌توانند به مخاطبان خود ارائه دهند، صندوق‌های پستی صوتی (Voicemail) هستند. این مورد به حفظ ارتباط با مخاطبان کمک زیادی کرده و از طرفی دیگر، امکان پیگیری سفارش‌ها را در زمان تعطیلی به وجود می‌آورد. همچنین، در صورت استفاده هر دو طرف از تکنولوژی ویپ، امکان ارسال پیام‌های صوتی وجود خواهد داشت.
ضبط و ذخیره‌سازی مکالمات
امروزه شرکت‌های زیادی به منظور پیگیری و بهبود کیفیت ارائه خدمات به مشتریان خود، اقدام به ضبط و ذخیره مکالمات تلفنی می‌کنند. سامانه VoIP این امکان را می‌دهد که تماس‌های صوتی را ذخیره کنیم و آرشیوی از آن‌ها داشته باشیم.
پشتیبانی از تلفن‌های نرم‌افزاری
با نصب نرم‌افزارهای مختلفی همچون Softphone می‌توان به کاربران، بخش‌ها و خطوط داخلی دسترسی داشت. از طرفی دیگر، امکانات خوبی در زمینه‌ی مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM) در اختیار ما قرار می‌دهد. این نرم‌افزارها کمک می‌کنند که از موبایل و لپ‌تاپ‌های شخصی نیز به عنوان یک وسیله ارتباطی استفاده کنیم.
قابلیت ارسال فکس و ایمیل
همانطور که اشاره کردیم، این تکنولوژی بر پایه دیتا طراحی شده و به همین دلیل می‌توان از VoIP برای ارسال و دریافت ایمیل نیز استفاده کرد.
سرویس تعامل با تلفن گویا
مطمئنا برای شما پیش آمده که هنگام تماس با یک سازمان، فهرستی صوتی به شما ارائه شود و از شما بخواهند که با فشردن عددی مشخص، به قسمت مورد نظر متصل شوید. این سامانه Interactive Voice Response نام دارد و به کمک آن می‌توانید مخاطبان خود را خیلی سرع و راحت، راهنمایی کنید.
ایجاد صف انتظار
گاهش پیش می‌آید که روزهای شلوغی را تجربه کنید و نتوانید خیلی سریع به مخاطبان خود پاسخگو باشید. تکنولوژی ویپ به شما قابلیت ایجاد صف‌های انتظار تماس را می‌دهد که ایده مناسبی برای کنترل روزهای شلوغ به حساب می‌آید.
پاسخگویی در ساعات مشخص
ممکن است برای پاسخگویی به مخاطبان، زمان خاصی را مثل ساعت اداری در نظر داشته باشید. تکنولوژی VoIP این امکان را به شما می‌دهد که در ساعات مشخص پاسخگو باشید و به هنگام تعطیلی، زمان‌های مراجعه را به مخاطب خود اعلام کنید. در این صورت از سردرگمی آن‌ها جلوگیری خواهید کرد.
دسترسی به گزارش‌های تماس
ممکن است برای پیش بردن اهداف بازاریابی یا CRM به یک گزارش کامل از اطلاعات مدت زمان، ساعت تماس، بخش، کاربر و … میاز داشته باشید؛ جالب است بدانید که تکنولوژی ویپ این امکان را نیز برای کاربران خود فراهم کرده تا با خیال راحت، به گزارشات دقیق دسترسی داشته باشند.
تکنولوژی ویپ نیز همانند سایر فناوری‌ها کاملا بدون ایراد نیست، اما قطعا تعداد آن‌ها در مقایسه با مزایایی که نام بردیم ناچیز است. اما به هر حال اگر قصد دارید از این سامانه استفاده کنیدف باید درباره این ایرادهای جزئی اطلاعات داشته باشید.
- در صورت به روز نبودن زیرساخت‌های شبکه مخابرات، ممکن است صدای نویز به گوش برسد.
- در صورت قطع جریان برق، سامانه از دسترس خارج شده و دیگر امکان برقراری تماس وجود نخواهد داشت.
- برخلاف تلفن‌های معمولی، در صورتی که ارتباط به درستی برقرار نشود، به جای نویز شاهد سکوت در میان مکالمه خواهیم بود.
در کل می‌توان گفت که VoIP به گونه‌ای طراحی شده که در سازمان‌های بزرگ مورد استفاده قرار بگیرد و راه‌اندازی آن در سازمان‌های کوچک، هزینه‌های نسبتا زیادی به همراه خواهد داشت؛ شما چه تجربه‌ای در خصوص استفاده از ویپ دارید؟ آیا در شرکت یا محل کار خود از این تکنولوژی استفاده می‌کنید؟ نظرات و تجربیات ارزشمند خود را با ما و کاربران همیار آی‌تی به اشتراک بگذارید.