بسیاری از افراد در ارائه‌های تخصصی و فنی خود از ابزار پاورپوینت مایکروسافت آفیس استفاده می‌کنند، هرچند به عقیده‌ی برخی در زمان ارائه شما باید توجه مخاطبین‌تان را تنها به صحبت‌های خود جلب کنید، اما می‌دانیم که یکی از عناصر مهم و تاثیرگذار در یک ارائه‌ی خوب به همراه داشتن یک فایل پرزنتیشن زیبا و کاربردی است، در این آموزش از همیار آی‌تی قصد داریم باهم نکاتی را مرور کنیم که به شما کمک می‌کند یک فایل پاورپوینت حرفه‌ای برای ارائه‌ی خود تهیه کنید.
هرچند مایکروسافت ابزارهای بسیار زیادی را در پاورپوینت گنجانده است و شما نیز آزادید از تمام آن‌ها استفاده کنید، اما همیشه اصل سادگی و کامل بودن را در نظر داشته باشید، اجازه دهید برخی از موارد مهمی که باید در ساخت یک پاورپوینت رعایت کنید به صورت لیست‌وار باهم بررسی کنیم:
اسلایدهای پاورپوینت‌تان را بیش از حد شلوغ نکنید
می‌دانستید شلوغی بیش از حد اسلایدها نه‌تنها باعث انتقال بیشتر اطلاعات به مخاطب نخواهد شد، بلکه باعث حواس‌پرتی او نیز می‌شود؟ چشم انسان به طور ذاتی المان‌ها و متون موجود را تا حدودی دنبال می‌کند، اما اگر از عناصر زیادی در اسلایدهایتان استفاده کنید باعث می‌شوید تمرکز حواس مخاطب به هم خورده و نه تنها به فایل ارائه‌ی شما توجه نکند بلکه از توجه به صحبت شما نیز غافل شود، چرا که او را با دریایی از اطلاعات گیج‌کننده روبه‌رو کرده‌اید!
استفاده‌ی بیش از حد متن ممنوع!
به هیچ‌وجه متون بیش از ۳ خطی را در اسلایدهای پاورپوینت خود قرار ندهید، اینکار شما تنها باعث خستگی مخاطب خواهد شد، به جای آن می‌توانید تنها تیترهای اصلی را در اسلاید قرار داده و بخش‌هایی که نیاز به توضیح بیشتری دارند را به صورت شفاهی برای حضار توضیح دهید.
در صورت امکان می‌توانید از تصاویر، نمودار و حتی ویدئوهای کوتاه در اسلایدهای خود استفاده کنید، به یاد داشته باشید که به‌کارگیری عناصر و المان‌های گرافیکی علاوه‌بر اینکه باعث جذابیت و قابل فهم‌تر شدن ارائه‌ی شما خواهند شد به مخاطب نیز کمک می‌کند تا بسیار ساده‌تر با موضوع ارتباط برقرار کند.
در استفاده از افکت‌های پاورپوینت زیاده‌روی نکنید!
هرچند پاورپوینت افکت‌های تصویری و صوتی بسیار جذابی دارد، اما توجه داشته باشید به گونه‌ای از آن‌ها استفاده کنید که ارائه‌ی شما به یک سرگرمی کودکانه تبدیل نشود، لازم نیست برای تمام عناصر و المان‌های موجود در صفحاتتان یک انیمیشن جداگانه قرار دهید، شما می‌توانید به انیمیشن‌های ساده تنها برای جابه‌جایی بین صفحات بسنده کنید.
در ضمن این نکته را به یاد داشته باشید که یک ارائه‌ی حرفه‌ای هیچ‌گاه اثری از افکت‌های صوتی پاورپوینت را در خود ندارد، پس به‌هیچ وجه از افکت‌های صوتی در ارائه‌ی خود استفاده نکنید.
فرض کنید با هر تغییر اسلاید صدایی کوتاه پخش شود، این مورد می‌تواند در جلسه‌ی ارائه به یک فاجعه تبدیل شود!
سعی کنید از یک سخت‌افزار ثابت استفاده کنید
بسیاری از فایل‌های پاورپوینت در دستگاه‌های مختلف به شکل‌های متفاوتی نمایش داده می‌شوند، منظورمان تغییر در فونت‌ها، محل قرارگیری المان‌ها و قالب کلی اسلایدهاست، برای ذخیره‌ی فونت‌های پاورپوینت خود می‌توانید مطابق گام‌های زیر عمل کنید:
از منوی بالای پاورپوینت، گزینه‌ی File را انتخاب کنید.
سپس در منوی سمت چپ، گزینه‌ی Options را انتخاب کرده و مطابق تصویر زیر، وارد تنظیمات مربوط به Save شوید.
در این مرحله روی گزینه‌ی Embed fonts in the file کلیک کنید
پس از اینکه گزینه‌ی Embed fonts in the file را انتخاب کردید کافیست روی دکمه‌ی OK کلیک کنید تا فونت‌های مورد استفاده در فایل شما ذخیره شوند.
با انجام مراحل بالا تقریبا تا حد زیادی از به هم ریختگی فایل پاورپوینت خود جلوگیری کرده‌اید، اما باز هم به شما توصیه می‌کنیم، هنگام ارائه لپ‌تاپ یا سخت‌افزاری که این فایل را با آن ایجاد کرده‌اید به همراه داشته باشید و از همان دستگاه برای زمان ارائه نیز استفاده کنید.
در صورتی که لپ‌تاپ شخصی ندارید می‌توانید آن‌را از دوستان خود قرض بگیرید و یا اینکه چند دقیقه قبل از شروع ارائه تمام اسلایدها را در کامپیوتر مورد استفاده بررسی کرده و از نمایش صحیح آن‌ها اطمینان حاصل کنید.
به کنتراست رنگی صحیح توجه داشته باشید
معمولا ویدئو پروژکتورهایی که در سالن‌های همایش یا کلاس‌ها استفاده می‌شود دقت رنگ بسیار پایین‌تری نسبت به نمایشگر دستگاه شما دارد، اگر به خوبی کنتراست و تضاد رنگی بین پس زمینه و عناصر موجود در اسلاید را رعایت نکنید بینندگان به‌سختی قادر به مشاهده‌ی اسلایدهای شما خواهند بود.
کنتراست رنگی بدین معناست که شما نباید از رنگ‌های مشابه در محتوای اسلاید خود استفاده کنید، به عنوان مثال اگر پس زمینه‌ی اسلاید شما سفید رنگ است، سعی کنید تا حد ممکن متنی به رنگ زرد نداشته باشید، بلکه باید از رنگ‌های کاملا متضاد هم استفاده کنید، به عنوان مثال پس‌زمینه‌ی سفید با متن تیره یا برعکس.
از فایل‌های چندرسانه‌ای در پاورپوینت خود استفاده کنید
پاورپوینت به شما اجازه‌ی افزودن فایل‌های صوتی، تصویری و ویدئویی را می‌دهد، چرا از این قابلیت به نفع خود استفاده نمی‌کنید؟
می‌دانستید نمایش یک ویدئوی کوتاه مرتبط با ارائه‌تان می‌تواند به طرز شگفت‌انگیزی در عوض شدن حال‌و‌هوای مخاطبین موثر باشد؟ علاوه‌بر آن هنگامی که حضار در حال تماشای ویدئو هستند شما اندکی زمان دارید تا نفسی تازه کرده یا به ادامه‌ی ارائه فکر کنید، پس در صورت امکان حتما از این فرصت ویژه به نفع خود استفاده کنید!
از فونت‌های ضخیم‌تر استفاده کنید
علاوه‌بر اینکه ویدئو پروژکتورها کنتراست مناسبی ندارند، از آنجایی که این احتمال وجود دارد برخی مخاطبین از فاصله‌ی دوری نسبت به پرده‌ی نمایش قرار داشته باشند شما باید از فونت‌های مناسبی استفاده کنید تا آنان نیز به راحتی بتوانند محتوای ارائه‌ی شما را مشاهده کنند.
سعی کنید از اندازه‌ی فونت بسیار کوچک یا فونت‌های نازک به هیچ‌وجه در اسلایدهای خود استفاده نکنید، هرچند این موضوع به نوع فونت مورد استفاده‌ی شما برمیگردد، اما معمولا سایز فونت نباید کمتر از ۲۴ باشد.
فاصله‌ی خطوط را به خوبی تنظیم کنید
اگر فاصله‌ی خطوط نوشته‌های شما کم باشد به شدت باعث گیج‌شدن و خستگی چشم مخاطبین خواهید شد، سعی کنید فاصله‌ی خطوط را بین ۱.۵ تا ۲ قرار دهید، برای تنظیم فاصله‌ی خطوط صحیح کافیست مطابق تصویر زیر عمل کنید:
گزینه‌ی تنظیم فاصله‌ی خطوط در پاورپوینت
برای تنظیم فاصله‌ی خطوط کافیست مطابق تصویر بالا روی گزینه‌ی مربوطه کلیک کرده و مقدار مناسب را از لیست بازشونده انتخاب کنید.
فایل‌های مورد استفاده در ارائه را به همراه خود داشته باشید
هرچند معمولا فایل‌ها در سند پاورپوینت شما ذخیره می‌شوند، اما برای اطمینان بیشتر بد نیست فونت‌های مورد استفاده، تصاویر، فیلم‌ها و سایر فایل‌هایی که در پاورپوینت خود استفاده کرده‌اید را همراهتان داشته باشید.
یک نسخه‌ی فیزیکی از ارائه‌ی خود داشته باشید
البته که شما با استفاده از قابلیت Presenter View در پاورپوینت می‌توانید به نوشته‌های خود نیز دسترسی داشته باشید، اما توصیه می‌کنیم یک نسخه‌ی فیزیکی از آنچه در اسلایدهایتان قرار دارد را به همراه خود داشته باشید.
به عنوان مثال می‌توانید بخش‌های مهم را روی یک کاغذ یادداشت کرده یا یک پرینت از صفحات پاورپوینت‌تان تهیه کنید، بدین ترتیب در هر لحظه از ارائه می‌دانید دقیقا قرار است درباره‌ی چه چیزی صحبت کنید، ضمن اینکه لازم نیست مدام در یک محل پشت لپ‌تاپ ثابت بنشینید یا مرتبا به پرده‌ی نمایش چشم بدوزید!
تعداد اسلایدها را در حد معقولی نگه دارید!
هرچند در این خصوص نمی‌توان به یک فرمول ثابت رسید، چراکه برای هر ارائه با توجه به موضوع و زمانی که برای آن در نظر گرفته‌اید متفاوت خواهد بود، اما سعی کنید تعداد اسلایدها خیلی کم یا زیاد نباشد، کم بودن اسلاید ممکن باعث شود نتوانید دقیقا آنچه را می‌خواهید به مخاطب انتقال دهید و زیاد بودن تعداد اسلاید نیز باعث خستگی مخاطبین شما خواهد شد.
سعی کنید اسلایدها را به گونه‌ای تنظیم کنید که به طور میانگین حدود ۲ تا ۴ دقیقه بر روی هر اسلاید زمان سپری شود (هرچند مجددا تاکید می‌کنیم این مورد کاملا به موضوع و محتوای ارائه‌ی شما وابسته است)
نکاتی جهت کاهش استرس شما هنگام ارائه!
سعی کنید حداقل یک‌بار قبل از ارائه‌ی اصلی، جلسه‌ی ارائه را برای خود شبیه‌سازی کنید، به عنوان مثال می‌توانید آن را برای دوستان یا اعضای خانواده‌تان اجرا کنید، اگر تنها هستید اینکار را با یک آینه انجام دهید!
زمان خود را مدیریت کنید، سعی کنید زمان صحبت‌ها و همچنین اسلایدهای پاورپوینت خود را به‌گونه‌ای تنظیم کنید که وقت کم نیاورید، کمبود زمان می‌تواند باعث استرس شما شود.
اگر راحت‌تر هستید می‌توانید هنگام ارائه حرکت کنید، اگر این امکان برای شما وجود داشت در صورت تمایل می‌توانید این کار را نیز انجام دهید، از حرکات دست و بدن برای افزایش میزان نفوذ سخنانتان استفاده کنید، حتما لازم نیز در یک نقطه‌ی ثابت قرار بگیرید، البته توجه داشته باشید که این حرکات نباید بیش از حد باشند که باعث برهم خوردن تمرکز مخاطبین شما شوند!
در صورت امکان مقداری آب همراه خود داشته باشید، این امکان وجود دارد به دلیل صحبت و یا استرس دهان شما خشک شود، در چنین شرایطی نوشیدن مقداری آب می‌تواند کمک زیادی به شما بکند.
و در پایان به این نکته توجه داشته باشید که تنها شما نیستید که استرس دارید! تمام انسان‌های روی زمین حتی افرادی که چندین سال سابقه‌ی ارائه دارند نیز می‌توانند دچار استرس و هیجان شوند، تنها کافیست استرس خود را کنترل کنید، به عنوان مثال پس از ارائه‌ی هر بخش، مکث کوتاهی کنید، یک نفس عمیق بکشید و سپس به ادامه‌ی ارائه بپردازید.
نگران این نباشید که سایر حضار اطلاعات بیشتری از شما دارند، مطمئنا شما در خصوص موضوع مورد نظرتان به خوبی تحقیق می‌کنید و اطلاعات بسیار ارزشمندی درباره‌ی آن به‌دست آورده‌اید، پس با خیال راحت صحبت کنید، شما چیزی از دیگران کم ندارید!
آیا شما نیز تجربه‌ای در خصوص ساخت یک فایل پاورپوینت یا جلسه‌ای ارائه دارید؟ حتما تجربیات خود را با ما و کاربران همیار آی‌تی به اشتراک بگذارید تا در خصوص آن‌ها به بحث و گفتگو بپردازیم.