زمان مهم‌ترین ابزار انسان‌هاست و مدیریت و استفاده بهینه از زمان، از مهم‌ترین دقدقه‌های هر فرد، سازمان، کشور و بسیاری از نهاد‌هاست. دغدغه انسان‌های هدفمند یافتن بهترین روش‌ها برای استفاده بهینه از این کلید طلایی است. یکی از استادان مدیریت زمان، آیزنهاور، همیشه بهترین استفاده را از زندگی و فرصت‌های خود کرده است؛ وی از روشی در زمینه مدیریت زمان استفاده می‌کرد که به ماتریس آیزنهاور شهرت یافت. این روش یکی از بهترین روش‌های مدیریت زمان است. برای آشنایی با روش او و استفاده بهینه از زمان، با ما همراه باشید.
ماتریس چیست؟
بهتر است قبل از معرفی ماتریس آیزنهاور، به صورت اجمالی با مفهوم ماتریس آشنا شوید؛ ماتریس به طور کلی بیشتر در زمینه جبر و داده و رمزگذاری کاربرد دارد هر چند در علوم دیگر نیز به کار می‌رود. ماتریس به ساختار مستطیلی یا مربعی از اعداد یا عبارات گفته می‌شود که به صورت سطر‌‌ها و ستون‌ها سازمان می‌یابد و به هر بخش تشکیل شده، درایه می‌گویند.
ماتریس آیزنهاور چیست؟
ماتریس آیزنهاور یکی از روش‌های پیشنهادی بزرگان برای استفاده درست از زمان و رسیدن به اهداف و موفقیت است. یکی از بهترین و ساده‌ترین روش‌ها که شما را از سردرگمی میان کارهای روزانه‌تان خارج می‌کند.
ماتریس آیزنهاور به استراتژی ساده‌ای گفته می‌شود که در اولویت‌بندی و دسته‌بندی فعالیت‌ها بر اساس ضرورت و اهمیت کمک می‌کند و با تنظیم دقیق آن می‌توانید فعالیت‌هایتان را مدیریت کنید و استفاده‌ای بهینه از زمان داشته باشید. این ماتریس در واقع ماتریسی مربعی است که بر اساس اولویت کار‌ها، آن‌ها را در چهار بخش تقسیم می‌کند که در ادامه با آن‌ها آشنا می‌شویم.
با کمک این ماتریس می‌توانید بسته به نیازتان کار‌ها را بر اساس برنامه روزانه، هفتگی، ماهانه و یا… اولویت‌بندی کنید و برنامه مفیدی داشته باشید. استفاده از این ماتریس بسیار ساده است و با این حال بهترین کمک را برای برنامه‌ریزی و طبقه بندی اهداف کوتاه‌مدت و بلند‌مدت می‌کند.
چرا این ماتریس، آیزنهاور نام گرفت؟
احتمالا برایتان سوال پیش آمده که آیزنهاور کیست و چرا این روش، ماتریس آیزنهاور نام گرفت؟ نام این ماتریس از شخصی به نام (دوایت دیوید آیزنهاور) گرفته شده که در سال‌های ۱۹۵۳ تا ۱۹۶۱ رئیس جمهور آمریکا، پیش از آن ژنرال پنج ستاره ارتش آمریکا و فرمانده نیرو‌های متفقین اروپا در جنگ جهانی دوم بود و در دانشگاه کلمبیا نیز تدریس می‌کرد.
او به دلیل موقعیت‌های شغلی که داشته، پیوسته در حال تصمیم‌گیری بین امور روزانه‌اش بوده و از اهمیت اولویت‌بندی و استفاده بهینه از زمان، آگاه بوده است. وی با تلفیقی از ترفند‌‌های مدیریت زمان، ماتریس آیزنهاور را ابداع و استفاده کرد که به نام خودش شهرت یافت. او مفهوم زمان را درک کرده بود و اهمیت آن را به خوبی می‌دانست پس از روش‌های زیادی برای اسفاده بهینه از زمان استفاده می‌کرد. با استفاده از تعدادی از آن‌ها این استراتژی که معروف‌ترین راهکار وی است را ابداع کرد.
آیزنهاور بین مسائل روزانه‌اش تفاوت زیادی قائل بود. همچنین وی در یک سخنرانی در سال 1945 جمله معروف و ماندگاری نیز گفته است: من دو نوع مسئله دارم، مسائل ضروری و مسائل مهم. مسائل ضروری مهم نیستند، مسائل مهم هرگز فوری و ضروری نیستند!
کارکرد ماتریس آیزنهاور چگونه است؟
همانطور که گفته شد در این روش کار‌ها در چهار بخش تقسیم می‌شوند؛ این چهار حالت عبارتند از:
کارهای مهم و فوری
این بخش را با شعار (همین حالا انجام دهید) نیز می‌شناسند. این قسمت معمولا در جدول با رنگ سبز نمایش داده می‌شود؛ این امور را باید امروز یا فردا انجام دهید. این امور بالاترین سطح اولویت را دارند و باید تمرکز اصلی خود را بر آن‌ها بگذارید تا در اسرع وقت و در بهترین کیفیت انجام شوند. از این رو این بخش می‌تواند فشار و استرس عمده را به شما وارد کند.
این امور شامل مشکلات حاد و کارهای پر اهمیت و فوری است که انجام ندادن به موقع آن‌ها شما را به دردسر می‌اندازد. برخی از فعالیت‌های این دسته اتفاقات ناگهانی و غافلگیر کننده‌اند و برخی حاصل برنامه شما و برخی دیگر حاصل تعویق بیش از حد فعالیت‌های دسته دوم هستند؛ به عنوان مثال:
- پر کردن حساب بانکی برای چک‌ها
- پرداخت اقساط، مالیات‌ها و…
- شرکت در جلسات
- انجام تکالیفی که مهلت کمی دارند و…
برای انجام فعالیت‌های این بخش بهتر است از تکنیک‌های تمرکز و مدیریت زمان استفاده کنید. همچنین بهتر است ابتدا کارهای دشوار را انجام دهید تا استرس آن‌ها در ادامه روز گریبانگیر شما نباشند و همچنین انگیزه بیشتر برای بقیه روز داشته باشید.
کارهای مهم، ولی غیر فوری
این بخش را با شعار (برنامه‌ریزی کنید) نیز می‌شناسند. این قسمت معمولا در جدول با رنگ آبی نمایش داده می‌شود؛ معمولا فعالیت و اهداف مهم اما بلند‌مدت در این بخش قرار می‌گیرند که معمولا تعویق آن‌ها شما را به دردسر نمی‌اندازد ولی با توجه به اهمیتشان تعویق طولانی نیز ممکن است مشکل ساز شود. ممکن است درنهایت به کارهای فوری تبدیل شوند. بهتر است طوری تصمیم‌گیری کنید که بعد از گروه قبل، فعالیت‌های مهم و ضروری این بخش انجام شود؛ مثل:
- تعیین زمان جلسات
- نوشتن یک مقاله
- صرف زمان برای سرگرمی
- رسیدگی به کارهای خانه و خانواده
- ورزش کردن
برنامه‌ریزی در این بخش اهمیت ویژه‌ای دارد تا کار‌ها بر اساس اولویت در تقویم کاری‌تان قرار گیرند و به آن‌ها در موعد مقرر رسیدگی شود؛ این کار باعث می‌شود درگیری فکری کمتری نسبت به این فعالیت‌ها داشته باشید.
کارهای غیر مهم، ولی فوری
این بخش را با شعار (به دیگران محول کنید) نیز می‌شناسند. این قسمت معمولا در جدول با رنگ قرمز نمایش داده می‌شود؛ این دسته شامل اموری که اهمیت کمی دارند ولی با توجه به فوریت زمانی هر چند خودتان توان انجام آن‌ها را دارید، بهتر است آن‌ها را به فردی دیگر و متخصص در این زمینه بسپارید. با توجه به اهمیت کم این امور و این که دقت ویژه شما را نیاز ندارند، سپردن آن‌ها به دیگران علاوه بر زمانی که برای شما ذخیره می‌کند تا با دقت امور دو دسته قبل را انجام دهید، توسعه دهنده کار تیمی نیز هست.
گاهی نیز فعالیت‌هایی که دیگران به شما محول میکنند، در این دسته قرار می‌گیرند که اگر اهمیت ندارند پس می‌توانید به آن‌ها (نه) بگویید؛ به عنوان مثال:
- پاسخ به برخی ایمیل‌ها
- رسیدگی به مرخصی کارمندان
- پاسخگویی به سوالات مشتریان
- درخواست کمک اسباب‌کشی فامیل دور
همانطور که از شعار این بخش پیداست، بهتر است این فعالیت‌ها به دیگران محول کنید. از آنجا که فوری هستند می‌توانید آن‌ها را به چند دسته تقسیم کنید و هر بخش را به متخصص آن زمینه واگذار کنید؛ همچنین برای بهتر پیش رفتن کار باید آن را پیگیری کنید. برای فعالیت‌هایی که دیگران به شما محول میکنند، نه بگویید، پوزش بخواهید و یا وعده آینده را بدهید.
کارهای غیر فوری و غیر مهم
این بخش را با شعار (حذفش کنید) نیز می‌شناسند. این قسمت معمولا در جدول با رنگ خاکستری نمایش داده می‌شود؛ درواقع امور این بخش نه آنقدر اهمیت دارند که انجامشان دهید یا برنامه‌ریزی کنید و نه آنقدر فوری که به دیگران بسپارید. معمولا فعالیت‌های این دسته از آن گونه کارهایی هستند که زمان گران‌بها را هدر می‌دهند، آن دسته کارهایی که انجامشان شما را از اهدافتان دور می‌کند پس از دیدن مثال‌ها که حتمی برایتان آشنا هستند شاید این سوال پیش بیاید که نباید تفریح کنید.
بودن این فعالیت‌ها در اینجا به این معنا نیست که تفریح نکنید بلکه باید به صورت کنترل شده انجام شوند تا زمان شما را هدر ندهند. گاهی نیز فعالیت‌هایی اینجا هستند که خودشان انجام می‌شوند، می‌گذرند یا در صورت اهمیت دادن به کارهای مهم‌تر نادیده گرفته می‌شوند؛ به عنوان نمونه:
- تماشای تلویزیون
- وبگردی بی‌هدف
- بازی‌های پوچ
- تلف کردن وقت در شبکه‌های مجازی
- و بسیاری از فعالیت‌هایی که انجامشان لذت‌بخش است اما مفید نیستند.
همانطور که گفته شد انجام ندادن این فعالیت‌ها ضرری به شما نمی‌رساند و چه بسا زمان خوبی برایتان ذخیره کند تا به کارهای مهم‌تر بپردازید. بهتر است با کشف این فعالیت‌های پوچ و عادت‌های بد و برنامه‌ریزی به مرور از زمانی که برایشان می‌گذارید، بکاهید و درنهایت زمان کوتاه و مشخصی را به عنوان استراحت برای آن‌ها کنار بگذارید؛ بهتر است کمتر از یک الی دو ساعت برای آن‌ها زمان بگذارید.
چگونه از ماتریس آیزنهاور استفاده کنیم؟
اگر زمان برایتان اهمیت دارد و قصد استفاده از ماتریس آیزنهاور را دارید، حتمی با خواندن مقاله تا اینجا سوالهایی درباره نحوه استفاده از آن، درباره نحوه طبقه بندی فعالیت‌ها در این ماتریس برایتان پیش آمده است؛ پس در ادامه با ما همراه باشید.
لیست کار‌هایتان را تهیه کنید
قبل از هرکاری باید لیستی از کارهای روزانه، هفتگی و… خود تهیه کنید. سپس آن‌ها را بر اساس فوری بودن یا نبودن و سپس مهم بودن یا نبودن تقسیم بندی کنید و در جدول قرار دهید، این کار علاوه بر مشخص شدن ارزش فعالیت‌ها، از فراموش شدن برخی فعالیت‌های مهم نیز جلوگیری می‌کند. توجه کنید بهتر است بیش از هشت فعالیت در هر بخش قرار ندهید!
فعالیت‌های مهم
کارهای فوری فعالیت‌هایی هستند که ما را به اهدافمان نزدیک تر میکنند. برای تعیین اهمیت فعالیت‌ها می‌توانید سوالاتی درباره هر کدام از خود بپرسید؛ سوالاتی چون:
- آیا انجام آن مهم است؟
- آیا حتما باید این کار انجام شود؟
- آیا حتمی خودم باید آن را انجام دهم؟
- اگر آن را انجام ندهم در وردسر خواهم افتاد؟
- آیا این کار نیاز به تمرکز ویژه دارد؟
سوالهایی ازین قبیل به شما کمک می‌کند از اهمیت هر فعالیت آگاه شوید. اگر پاسخ شما به همه یا بخش عمده سوالات مثبت بود، آن فعالیت در دسته امور مهم قرار می‌گیرد.
فعالیت‌های فوری
کارهای فوری فعالیت‌هایی هستند که محدودیت زمانی دارند. همچنین اغلب این فعالیت‌ها دیگران را به اهدافشان نزدیک میکنند با این حال تعویقشان نیز ما را به دردسر می‌اندازد. برای تعیین فوریت فعالیت‌ها بهتر است سوالاتی درباره هر کوام از خودتان بپرسید؛ سوالاتی از قبیل:
- آیا این فعالیت باید همین امروز انجام شود؟
- آیا با تعویق انداختن آن به دردسر خواهم افتاد؟
- آیا باید در اسرع وقت آن را انجام دهم؟
- تاخیر چند ساعته در این فعالیت ایرادی دارد؟
اگر جوابتان به همه یا اکثر سوالات مثبت بود، آن فعالیت در دسته امور فوری قرار می‌گیرد و نباید در انجامشان درنگ کنید.
چگونه بهتر از ماتریس آیزنهاور استفاده کنیم؟
استفاده بهتر از این ماتریس، به انگیزه شما بستگی دارد. اگر مصمم هستید راهکار‌‌های زیر به شما کمک خواهد کرد.
برنامه‌ریزی کنید!
برای فعالیت‌ها از پیش برنامه ریزی کنید. زمان را سازماندهی کنید تا ذهنتان سازماندهی شود و استرس نگیرید. همچنین با برنامه‌ریزی فعالیت‌ها در زمان مقرر انجام خواهند شد و به دردسر نمی‌افتید.
دوگانگی ایجاد نکنید!
برای هر روز یک برنامه داشته باشید؛ داشتن دو یا چند برنامه باعث آشفتگی شما می‌شود.
کارامروز را به فردا مسپار!
تعویق کاری باعث تنگ شدن زمان برای بقیه فعالیت‌هایتان می‌شود و ذهنتان را آشفته می‌کند پس بهتر است هر کاری در زمان معین خود انجام شود. به دیگران و کارهای پوچ دسته آخر اجازه ندهید وقت شما را تلف کنند.
همچنین بهتر است زمانی را خالی بگذارید تا در صورت کمبود زمان، از آن استفاده کنید.
از دیگر تکنیک‌ها کمک بگیرید.
برای استفاده هرچه بهتر از زمان و تمرکز کردن بر فعالیت‌ها، از دیگر روش‌ها نیز کمک بگیرید.
فن پومودورو
در این تکنیک پیشنهاد می‌شود در ازای 25 دقیقه فعالیت، حدود 5 دقیقه استراحت کنید.
تکنیک زمان‌های طلایی
طبق این تکنیک هر ساعت از روز مناسب نوع خاصی از فعالیت‌هاست و با یافتن آن‌ها و همچنین استفاده بهینه از زمانی در روز که کارایی بهتری دارید، به کیفیت فعالیت‌تان کمک می‌کند.
تکنیک معروف به قورت دادن قورباغه
غورباقه‌ات را قورت بده یعنی کارهای سخت‌تر را زودتر انجام دهید تا ذهنتان برای دیگر فعالیت‌ها آزاد و استرس کارتان کمتر شود.
پیگیر باشید!
علاوه بر این که باید برنامه خود را به خوبی انجام دهید، بهتر است وظایف دسته سوم را که به دیگران محول کردید، پیگیری کنید تا به درستی پیش بروند و پشت گوش انداخته نشوند.
زندگی کاری و شخصی را تفکیک کنید.
برای هر کدام از کارهای شخصی یا حرفه‌ای و کاری زمان مشخص بگذارید تا هم ذهنی آرام‌تر داشته باشید و هم مدیریتی بهتر بر فعالیت‌هایتان.
از رنگ‌ها استفاده کنید.
علم و تجربه هر دو اثبات کرده‌اند که با کمک رنگ‌ها می‌توان طبقه بندی بهتری داشت. طبقه‌بندی بهتر یعنی کارایی بالاتر و این در مورد ماتریس آیزنهاور نیز صادق است. در قسمت کارکرد ماتریس بر اساس روانشناسی رنگ‌های پیشنهادی نوشته شده‌اند. همچنین می‌توانید بر حسب سلیقه شخصی از رنگ‌ها کمک بگیرید تا از برنامه‌تان لذت بیشتری ببرید.
نکته طلایی
برنامه‌ریزی و اجرای درست آن مهم است و همیشه سعی کنید طبق آن پیش بروید تا دچار سختی نشوید ولی در برنامه غرق نشوید! اگر اتفاقی ناخواسته مانع اجرای درست برنامه شد، آرامشتان را حفظ کنید و سعی کنید در روز‌های آینده به کارهای عقب افتاده رسیدگی کنید تا هم انجام شوند و هم زیاد به تعویق نیافتند. همچنین تکنیک کنار گذاشتن روزی یک ساعت در برنامه، شما را برای چنین اتفاقاتی آماده خواهد کرد.
ماتریس آیزنهاور یک استراتژی بسیار قدرتمند است که اگر کمبود وقت دارید، اهدافی مهم دارید و نیاز به برنامه‌ای منسجم دارید، بهتر است از این ماتریس استفاده کنید. این استراتژی علاوه بر کمک در نزدیک شدن به اهدافتان، ذخیره زمان و… برایتان آرامش خاطر نیز به ارمغان می‌آورد.