سیستم مدیریت یادگیری یک نرم افزار یا برنامه تحت وب است که برای برنامه ریزی، اجرا و ارزیابی یک فرآیند آموزشی استفاده میشود. حتما شما هم اوایل دوره همه گیری ویروس کرونا را به یاد دارید. دانشگاهها و مدارس تعطیل شده بودند و سوالی که برای بیشتر افراد، به خصوص دانش پژوهان وجود داشت این بود که اگر این شرایط ادامه پیدا کند، چه اتفاقی برای سیستم آموزشی میافتد؟ یادگیری چطور ادامه خواهد داشت؟ و اینجا بود که سیستم مدیریت یادگیری با نام اختصاری LMS به یاری همه آمد.
به کمک سیستم مدیریت یادگیری، کلاسهای دانشگاهی به صورت مجازی ادامه پیدا کردند و مدارس به بدون توقف به آموزش پرداختند، اما فراگیر شدن استفاده از سیستم مدیریت یادگیری باعث شد تا مرزهای آموزش از این هم فراتر برود؛ به طوری که هم اکنون دورههای بیشماری در سرتاسر جهان به لطف سیستم مدیریت یادگیری به صورت مجازی برگزار میشوند و افراد در هر کجا که باشند میتوانند با کمک یک کامپیوتر یا تلفن هوشمند به آموزش آنلاین دسترسی داشته باشند.

اگر تجربه شرکت در یکی از دورههای آموزشی در سایتهای خارجی مانند کورسرا و یودمی را داشته باشید، با آن سیستم آشنا هستید. اما اشتباه نکنید، سیستم مدیریت یادگیری پیش از همه گیری کرونا هم وجود داشت و اتفاقا بسیار مورد استقبال بوده و هست؛ اما این پاندمی باعث شد تا ما به ارزش، توانایی و اهمیت این سیستم نگاه تازهای داشته باشیم. سیستم مدیریت یادگیری نه فقط برای مدارس، دانشگاهها و آموزشهای شخصی کاربرد دارد، بلکه در بین اهالی کسبوکار هم بسیار پرطرفدار است.
شرکتهای بزرگ مدتهای طولانی است که از این سیستم برای آموزش و ترفیع کارمندان خود استفاده میکنند. این سیستم تاکنون توانسته در آموزش و ارتقا شغلی کارمندان بسیاری یاریدهنده باشد، به نحوی که امروزه هر کسبوکاری که بخواهد به اعضای خود آموزشهای ویژه دهد، از این سیستم استفاده میکند. در این مقاله میخواهیم نگاه کاملی به سیستم مدیریت یادگیری و تاثیر آن در کسبوکارهای کوچک و بزرگ داشته باشیم و ببینیم که این سیستم چطور میتواند به ما در ارتقای جایگاه کسبوکار خود کمک کند، پس تا پایان این مقاله، نگاهتان را از صفحه برنداشته و با ما همراه باشید!
سیستم مدیریت یادگیری چیست؟
یک سیستم مدیریت یادگیری به شما در طراحی، مدیریت و ارائه دورههای آموزشی آنلاین کمک میکند، درست همانطور که برنامه ماکروسافت ورد در پردازش کلمات و سرورهای ایمیلی مانند جیمیل در مدیریت ایمیلها به شما کمک میکنند. سیستم مدیریت یادگیری در زبان انگلیسی به اختصار با حروف LMS نوشته میشود که هر کدام از این حروف بیانگر یک ویژگی متمایز این سیستم هستند؛ بیایید نگاهی به این سرواژهها بیندازیم:
L | یادگیری (learning) | شما از این سیستم برای ارائه آموزش استفاده میکنید. |
M | مدیریت (management) | شما از این سیستم برای مدیریت دورههای آموزشی استفاده میکنید. |
S | سیستم (system) | شما به کمک این سیستم از فضای آنلاین برای آموزش و ارتباط استفاده میکنید. |
هر سیستم مدیریت یادگیری از دو بخش اصلی تشکیل میشود:
رابط مدیریت
جایی که یک مدیر آموزشی وظایف اصلی و پشتیبانی را برای سازماندهی برنامه ی آموزشی سازمان را انجام میدهد. اینجا جایی است دورهها طراحی، مدیریت و ارائه میشوند. همچنین در این بخش است که مهارت آموزان اضافه شده، گزارشها آنالیز و اعلانها به صورت خودکار تنظیم میشوند.
رابط کاربری
که در مرورگرها مانند سایت جیمیل یا فیسبوک اجرا میشود. این قسمت همان جایی است که شرکت کنندگان دوره زمان شرکت در کلاسها یا ثبت نام در دوره میبینند.
چه کسانی از سیستم مدیریت یادگیری استفاده میکنند؟
فهرست کسانی که میتوانند از این سیستم استفاده کنند انتها ندارد. هر کسی که مهارتی برای آموزش و دورهای برای ارائه دادن دارد میتواند از سیستم مدیریت یادگیری استفاده کند و به همین خاطر نه تنها موسسات آموزشی، بلکه گروههای فراوانی امروزه از سیستم مدیریت یادگیری استفاده میکنند. در ادامه نمونههایی از شرکتها و سازمانهای مختلفی را آوردهایم که از این سیستم برای آموزش استفاده میکنند:
- کسبوکارهای بزرگ و کوچک
- استارتاپها و صنایع مختلف
- سازمانها و آژانسهای دولتی
- سازمانهای غیردولتی و خیریه
- شرکتهای مشاورهای و آموزشی
- موسسات آموزش حضوری
- موسسات آموزش آنلاین
- مربیان و مدرسان مستقل
نکتهی واضح این است که یک سیستم مدیریت یادگیری میتواند نیازهای مختلف آموزش دادن را پوشش دهد. برای مثال، یک فرد حرفهای میتواند از این سیستم برای فروش دورههای آنلاین خود استفاده کند، یک شرکت به کمک آن به کارمندان خود آموزش دهد، در حالی که یک آژانس خدمات مشاوره میتواند به مشتریان مختلف که در یک موضوع مورد مشاوره مشترک هستند خدمات ارائه دهد. در بخش بعدی، بررسی میکنیم که شرکتها و سازمانها چطور از سیستم مدیریت یادگیری برای دستیابی به اهداف مختلف استفاده میکنند.
کاربردهای سیستم مدیریت یادگیری چیست؟
شما میتوانید از سیستم مدیریت یادگیری برای انواع فعالیتهای مرتبط با آموزش و برگزاری دورههایی با انواع موضوعات استفاده کنید. دقیقا به همین خاطر است که این سیستم یک ابزار ارزشمند برای کسبوکارها است و سازمانهای کوچک و بزرگ مشتاقانه از آن برای پیشبرد آموزشهای سازمان استفاده میکنند. برخی از این کاربردها را در ادامه شرح میدهیم:
آموزش به کارمندان
چه مدیر یک سازمان بیمه باشید یا یک کارخانه اسباب بازی یا حتی یک سازمان دولتی، هر از چند گاهی به آموزش دادن کارمندان خود نیاز پیدا میکنید. برای مثال، ممکن است بخواهید رعایت اصول را به کارکنان آموزش دهید یا اینکه به کارمندان کنونی مهارتهای جدیدی بیاموزید. به کمک سیستم مدیریت یادگیری شرکتی، کارمندان میتوانند مباحث آموزشی را با سرعت یادگیری مناسب خود بیاموزند.
در نتیجه شما میتوانید از شر مشکلات سیستم آموزش سنتی در کسبوکار خلاص شوید. به کمک این سیستم، همانطور که از هزینهها و تلاشهای اضافه برای استخدام مربیان ویژه جهت ارائه سمینارهای نه چندان ویژه خلاص میشوید، میتوانید هزینه آموزش به ازای هر کارمند را کاهش دهید. همچنین با کمک سیستم جامع نظارت و ابزار گزارشدهی میتوانید بیشن بهتری نسبت به پروسه یادگیری هر کارمند به دست بیاورید.
استخدام کارکنان جدید
به کمک سیستم مدیریت یادگیری میتوانید همهی وظایف مهم مربوط به آموزش کارمندان تازه استخدام شده را ساده سازی کرده و به صورت خودکار پیش ببرید. البته زیادی خود را راحت نکنید؛ هنوز هم به ملاقات حضوری و گردش دور اداره و آشنایی دادن به کارمند جدید نیاز دارید! اما به کمک این سیستم میتوانید تعیین سرعت مناسب برای یادگیری مهارتهای پیش نیاز را به خود فرد بسپارید.

به این ترتیب کارمند جدید میتواند بدون استرس ورود به یک محیط جدید با اصول کار آشنا شده و هر زمان که نیاز داشت به مطالب آموزشی که در اختیارش قرار دادهاید رجوع کند. کارمندان جدید به طور معمول به به خاطر سپردن جزئیات مربوط به تاریخچه شرکت شما یا سیاستهای انطباقی شرکت مشکل دارند. با وجود یک دورهی آنلاین آشنایی، میتوانید مطمئن باشید که کارمندان هر زمانی که بخواهند به اطلاعات مورد نیاز دسترسی دارند.
سیستم مدیریت یادگیری یکی از بهترین مکانها برای آموزش کارمندان جدید در مورد سیاستهای مربوط به رفتار کارکنان شرکت، قوانین هر بخش، روش انجام وظایف، دستورالعملهای حفظ حریم خصوصی و سیاستهای مرتبط با آزار جنسی و ملیتی است. همچنین میتوانید جزئیاتی از جایگاه شغلی و وظایف آنها، اطلاعات مربوط به ارتقا شغلی و مزایا را به اشتراک بگذارید.
حفظ دانش کارکنان
آموزش دادن به کارکنان اولویت دارد، اما آموختن از آنها هم مهم است. حفظ دانش کارکنان به شما اطمینان میدهد که مهارتهای ارزشمند، تکنیکها و اطلاعات مهم حتی زمانی که کارمندان شرکت را ترک میکنند یا بازنشسته میشوند در سیستم شرکت باقی میماند. قطعا دوست ندارید که این اطلاعات مهم در یک سیستم مدارک مدیریتی که هیچکس سراغش نمیرود خاک بخورد، با این حساب، یک سیستم مدیریت یادگیری ابزاری مناسب برای نگهداری مناسب اطلاعات است. به کمک این سیستم شما یک دیتابیس خوانا از اطلاعات خواهید داشت که میتوانید آن را برای آموزش در اختیار کارکنان جدید یا افرادی از سایر بخشها قرار دهید.
آموزش دادن به همکاران و مشتریان
مجبور نیستید که از سیستم مدیریت یادگیری تنها برای افراد داخل سازمان استفاده کنید. شما میتوانید به همکاران خارج از سازمان و مشتریان خود برای استفاده از سیستم دسترسی بدهید. اما این مزیت کجا به کار میآید؟ برای مثال، میتوانید از سیستم مدیریت یادگیری برای آشنا کردن مشتریان جدید با محصولات خود استفاده کنید. یا اگر آژانسی هستید که به شرکتها در جهت بهبود مهارتهای نرم کارمندان کمک میکنید، میتوانید در سیستم خود یک دوره طراحی کنید و آن را با مشتریهای مختلف خود به اشتراک بگذارید.
فعال کردن تیمهای فروش
کارمندانی که در بخشهای ارتباط با مشتری (مانند فروش و پشتیبانی) مشغول هستند باید به طور مرتب دانش خود را به روز کنند. آموزش آنلاین سریعترین راه برای آموزش محصولات و خدمات جدید، راههای نوین ارتباط با مشتری و تغییرات رخ داده در صنعت به آنها است. همچنین اعضای جدید تیم با این روش میتوانند با اصول کار در تیم فروش آشنا شده و سریعتر به میزان مطلوب از بهرهوری برسند.
مزایای استفاده از سیستم مدیریت یادگیری
تغییر شیوه آموزشی از روش سنتی و آفلاین به روش جدید آنلاین میتواند در ابتدا چالش برانگیز به نظر برسد اما نتایج خروجی قطعا ارزش این میزان تغییر را خواهد داشت. از آن گذشته، استفاده از سیستم مدیریت یادگیری مزایای فراوانی هم برای شرکت و هم برای کارمندان دارد که در ادامه به آنها میپردازیم:
صرفه جویی در هزینههای آموزش:
با کمی محاسبه به راحتی میتوان فهمید که یک بار هزینه کردن برای نرم افزار سیستم مدیریت یادگیری و استفاده همیشگی از آن، از صرف هزینههای مداوم برای طراحی و برگزاری رویدادهای مختلف آموزشی بسیار به صرفهتر است و به این ترتیب میتوانید در بودجه اختصاصی برای برنامههای آموزشی صرفه جویی قابل توجهای داشته باشید و از آن برای بهبود بخشهای دیگر یا برگزاری دورههای جدید استفاده کنید.
به روز رسانی مرتب مطالب آموزشی:
مطالب آموزشی هرگز نباید قدیمی و ناکارآمد شوند. زمانی که همه چیز آنلاین باشد، میتوانید به آسانی بخشهای مورد نیاز از مطالب آموزشی را به روز کنید. مشخص است که به روز کردن جزوههای آموزشی فیزیکی و سمینارهای برنامه ریزی شده به صورت سالانه، نیاز به زمان، هزینه و کار بیشتری دارند اما با بهره بردن از سیستم مدیریت یادگیری، به روز کردن دانش و اطلاعات تنها به به تلاشی اندک نیاز دارد.

کارمندانی که به صورت دورکاری به فعالیت مشغول هستند هم باید به اندازه دیگران از آموزش بهرهمند شوند. کارمندان شما چه در منزل کار کنند چه در جایی دیگر، جمع کردن همهی آنها دور هم در اتاقی برای برگزاری جلسات آموزشی نیاز به هزینه و زمان دارد و هماهنگ کردن این برنامهها میتواند به سختی نگه داشتن چندین تخم مرغ با یک دست باشد! به کمک آموزش مجازی، کارمندان را از طی کردن مسافتهای طولانی بینیاز میکنید. علاوه بر این، با ضبط محتوای آموزشی تصویری، کارمندان میتوانند در هر زمانی که بخواهند به یادگیری مشغول شوند.
درگیر کردن و انگیزه بخشیدن به مهارت آموزان:
یادگیری تنها به ارتقا مهارتها مربوط نمیشود. گاهی این آموزش به آشنایی بیشتر با اصول شرکت یا مقررات تطبیق دادن خود با سازمان مربوط میشود. در این شرایط، ممکن است آموزش فعالیت جذابی به نظر نرسد. برای اینکه مطمئن شوید کارمندانتان روی یادگیری تمرکز میکنند، میتوانید از ابزار مربوط به تعامل و بازی سازی مانند کوییز، جایزه و رقابتهای درون سازمانی در سیستم خود استفاده کنید.
یادگیری در هر زمان و مکان:
برنامههای آموزشی میتوانند در تمرکز و بهرهوری کارکنان تداخل ایجاد کنند؛ برای مثال، کنفرانسهایی که در زمان کاری برگزار میشوند کارمندان را از وظایفی که در آن وقت روز داشتند دور کند. اما استفاده از یک سیستم مدیریت یادگیری به این معنا است که کارمندان میتوانند در هر ساعتی که بخواهند و حتی خارج از اداره نیز به یادگیری مشغول شوند. استفاده کردن از پلتفرمی که روی تلفن همراه قابل اجرا باشد میتوانند دسترسی کارمندان به دورههای آموزشی را حتی در طول سفر نیز ممکن کند.
سیستم مدیریت یادگیری چطور کار میکند؟
زمانی که بهترین سیستم مدیریت یادگیری را برای پیاده سازی اهداف آموزشی خود انتخاب کردید، وقت طراحی محیط آموزشی مورد نظرتان فرا میرسد. قبل از راه اندازی یک برنامهی آموزشی، ابتدا باید گامهای زیر را طی کنید:
یک دوره آموزشی الکترونیکی تهیه کنید
برای ارائه دادن دورهی اموزشی خود، ابتدا باید آن را به سیستم مدیریت یادگیری اضافه کنید. شما میتوانید از ابزار داخل سیستم مدیریت برای خلق و نوشتن محتوای متنی آموزشی استفاده کنید یا اینکه از جزوههایی که دارید مانند فایلهای ورد و پاورپوینت استفاده کرده و آنها را داخل سیستم آپلود کنید. نرم افزارهای پیشرفته برای اجرای سیستم مدیریت یادگیری به شما اجازه میدهند تا از منابع گوناگون و فرمتهای مختلف برای تولید محتوای آموزشی خود استفاده کنید.

برای بهتر کردن فضای آموزشی و پویایی در محتوا، میتوانید از شکلهای مختلف محتوا مانند عکس، فیلم، نمودار و اشکال گرافیکی مختلف بهره ببرید. یکی از دیگر قابلیتهایی که میتواند یک نرم افزار سیستم مدیریت یادگیری را پیشرفته کند قابلیت دسترسی به محتوای آنلاین مانند صفحات ویکیپدیا و ویدیوهای یوتیوب است. اگر نرم افزاری که برای اجرای سیستم مدیریت یادگیری خود انتخاب میکنید این توانمندیها را داشته باشد، دورهی آموزشی شما جامع و غنی خواهد بود.
دورههای خود را سازماندهی کنید
گام بعدی در برگزاری دوره آموزشی آنلاین، سازماندهی و مدیریت محتوای آموزشی است. این کار میتواند به سادگی ارائه یک دورهی تک درس باشد یا اینکه به اندازه ایجاد دورههای مختلف برای دانش پژوهان و بخشهای متفاوت سازمان پیچیدگی داشته باشد. همه چیز به نیازها و ساختار سازمان شما بستگی دارد. بهترین نرم افزار برای اجرای سیستم مدیریت یادگیری، نرم افزاری است که بتواند ساختار مورد نیاز شما برای برگزاری دورههای آنلاین را به بهترین و سادهترین شکل ممکن پیاده سازی کند.
دورههای خود را ارائه دهید
پس از طراحی و سازماندهی دوره، اکنون آمادهاید تا آن را به دانش پژوهان خود ارائه دهید. باز هم تکرار میکنیم، اینکه چطور آن را اجرا میکنید به ساختار کسبوکار شما بستگی دارد. برای مثال، ممکن است دورهی شما برای مخاطبین مشخص و محدودی مانند کارمندان داخلی شرکت طراحی شده باشد یا اینکه برای گروه بزرگتری قابل ارائه باشد؛ ممکن است شما بخواهید دوره را به صورت رایگان برای طیف وسیعی از افراد ارائه کنید یا اینکه آن را به عنوان یک دورهی غیر رایگان به موسسات آموزشی خاصی بفروشید.

همانطور که مشخص است، همه چیز به ساختار شرکت و هدف شما از ارائه این دوره بستگی دارد. یک سیستم مدیریت یادگیری مدرن باید بتواند تمام شرایط احتمالی را پوشش دهد تا به این وسیله، شما بتوانید تعداد کم یا زیاد دانش پژوهان، ارائه به صورت رایگان یا پولی و محدودیتهای متنوع دوره را مدیریت کنید. بهترین پلتفرمها برای سیستم مدیریت یادگیری باید روی تلفن همراه نیز قابل اجرا باشند، رابط کاربری مناسبی داشته باشند و از قابلیت دسترسی آفلاین به فایلهای آموزشی پشتیبانی کنند.
مدیریت کاربران
مدیریت (Manage) کاربران و دورهها یکی از بخشهای اساسی سیستم مدیریت یادگیری است که در حروف اختصاری آن (LMS) نیز دیده میشود. تا این مرحله دربارهی مدیریت دورهها در سیستم مدیریت یادگیری نکات بسیاری را بیان کردیم، در نتیجه در این بخش به مدیریت کاربران میپردازیم. برای شروع، خوب است بدانید که کسانی که از این سیستم استفاده میکنند به سه دستهی عمده تقسیم میشوند. ممکن است کاربران سیستم شما با توجه به پلتفرمی که انتخاب میکنید نامهای مختلفی داشته باشند اما در اصل همگی در سه دستهی زیر جای میگیرند:
- مدیران: کسانی که سیستم مدیریت یادگیری را تنظیم و برای استفاده دیگران آماده میکنند.
- مربیان: کسانی که دورههای آموزشی را آماده میکنند و به پروسه یادگیری فراگیران دسترسی دارند.
- فراگیران: کسانی که از آموزشها استفاده میکنند و فرایند یادگیری (دانشگاه یا سازمان) شرکت میکنند.
در یک سازمان یا کسبوکار کوچک، مدیر و مربی میتوانند یک شخص واحد باشند. اگر شما صاحب یک بنگاه اقتصادی، سازمان بزرگ، اداره دولتی یا شرکت خصوصی هستید، فراگیران میتوانند کارمندان داخلی سازمان شما باشند و اگر یک موسسه آموزشی هستید، دانش آموزان و مخاطبین عمومی، فراگیران شما خواهند بود؛ مدیریت چنین کاربرانی شامل فعالیتهای زیر میشود:
- افزودن یا حذف کاربر از سیستم
- ثبت نام آنها در دوره آموزشی
- تعامل با کاربران به عنوان مربی
- تعیین نوع محتوای هر کاربر
- برگزاری آزمون و نظارت بر یادگیری
- مدیریت پرداختهای کاربران
ممکن است در طول زمان بعضی از فعالیتهای بالا خسته کننده و زمانبر به نظر برسند. یکی دیگر از ویژگیهای یک پلتفرم مناسب برای مدیریت یادگیری، اتوماتیک کردن بخشی از این فعالیتها و ارائه گزارشها به مدیران سیستم است. به این ترتیب سیستم به مدیریت کمک میکند تا با صرف زمان کمتر، نتیجه بهتر و مطمئنتری به دست آورد.
نظارت و ارزیابی پیشرفت فراگیران
یکی از مهمترین قابلیتهایی که یک سیستم مدیریت یادگیری ارائه میکند، امکان اندازه گیری و نظارت بر فرایند یادگیری کاربران در هر لحظه است. فرقی نمیکند که با ده کاربر سروکار داشته باشید یا با ده هزار نفر، در هر حال سیستم مدیریت یادگیری آمار و اطلاعات مربوط به تعداد ثبت نامها در دوره، سوابق حضور و غیاب، نمرات دانش آموزان و بسیاری از پارامترهای دیگر را به صورت خودکار به شما ارائه میدهد.
همچنین یک سیستم مدیریت یادگیری خوب اعلانات لحظهای و هشدارهای مربوط به دوره و کاربران را شامل میشود. برای مثال، یک سیستم خودکار اعلان به مربیان اجازه میدهد تا از ثبت تکالیف توسط یک دانش آموز یا زمان شروع شدن یک کلاس اطلاع پیدا کنند. همچنین یک سیستم مدیریت یادگیری پیشرفته باید گزارشهای مربوط به دورهها و کاربران را به صورت جدول و نمودار نمایش دهد.
اکنون که همه چیز را درباره سیستم مدیریت یادگیری میدانید، وقت انتخاب فرا رسیده است. سوالی که در این لحظه مطرح میشود این است که چطور از بین گزینههای مختلف انتخاب کنیم؟ جواب ساده است. برای انتخاب یک سیستم مناسب، شما باید در ابتدا نیازها و انتظارات خود از یک سیستم را تعیین کنید. این موضوع به بودجه، تعداد دپارتمانهای سازمان که قرار است از سیستم استفاده کنند، نوع فروش دوره، میزان پیچیدگی آموزشها، تعداد شرکت کنندگان و مربیان و نوع تکنولوژی مورد نظر شما بستگی دارد.

در مرحلهی بعدی باید نظرات و تجربههای سایر کسانی که از گزینههای موجود استفاده کردهاند را مطالعه کنید. در این مرحله میتوانید نقاط قوت و ضعف هر پلتفرم را ارزیابی کرده و حتی با دیگران گفتوگو کنید. بعضی از پلتفرمهای سیستم مدیریت یادگیری به مشتریان احتمالی اجازه میدهند تا برای مدت مشخصی به صورت رایگان از پلتفرم استفاده کرده و از نزدیک با قابلیتهای آن آشنا شوند. این امکان راهکار خوبی است تا سیستم مورد نظر را از لحاظ توانایی مورد سنجش و بررسی قرار دهید. در نهایت، پس از پشت سر گذاشتن این سه مرحله، میتوانید از بین گزینههای موجود، پلتفرمی را که با نیازهای شما بیشترین انطباق را دارد انتخاب کنید.
در این مقاله سعی کردیم تا شما را با قابلیتها و کاربردهای سیستم مدیریت یادگیری آشنا کنیم. اگر شما تجربه استفاده از این سیستم را در جایگاه دانش آموز یا مربی دارید، نظرات شما میتواند برای ما و دیگر خوانندگان جالب توجه باشد؛ در پایین این صفحه میتوانید تجربیات و سوالات خود را با ما و دیگران به اشتراک گذاشته و با دیگران به گفتوگو بپردازید، منتظر نظرات شما هستیم!