دفتر مدیریت پروژه (PMO) چیست و چه کاربردی دارد؟

دفتر مدیریت پروژه چیست؟ سوالی که به احتمال زیاد در زمان تحقیق در مورد مباحث مدیریت پروژه با آن برخورد کرده‌اید. یک PMO گروهی است که استانداردهای مدیریت پروژه را تعیین کرده و تعریف می‌کند و کار اصلی آن‌ها کمک به استفاده و به کارگیری بهترین روش‌ها و راه حل‌ها در این موضوع است. شاید بتوان کاربرد اصلی PMOها را در سازمان‌های بزرگ دانست و این بخش در این گونه سازمان‌ها کمک زیادی به بهبود بازدهی و استانداردسازی فرآیندها می‌کند.

تعریف دفتر مدیریت پروژه چیست؟

دفتر مدیریت پروژه یا PMO برگرفته از Project Management Office است که تمرکز آن روی بهبود عملکرد مدیریت پروژه‌ها و استانداردسازی است. در واقع، این گروه تخصصی که به صورت خارج سازمانی یا داخل سازمانی فعالیت می‌کند، تلاش می‌کند تا مزایای مدیریت پروژه‌ها را افزایش دهد و با استفاده از تعیین و تعریف استانداردهای بهتر به بهترین بازدهی در کار برسد. 

تقریبا هر ۷۰ درصد از سازمان‌ها و شرکت‌ها در سطح جهان دارای بخش PMO هستند و شما با دقت در این آمار می‌توانید به اهمیت دفتر مدیریت پروژه چیست دست پیدا کنید. محبوبیت و اهمیت وجود PMOها پس از سال ۲۰۰۰ میلادی روز به روز در حال بیشتر شدن است و این به دلیل نرخ بازگشت سرمایه بهتری است که با داشتن یک بخش PMO می‌توان در یک سازمان به آن دست پیدا کرد. 

دقت داشته باشید که یک Project Management Office می‌تواند به صورت خارجی یا داخلی در یک سازمان وجود داشته باشد و فعالیت‌های خود را برای بهبود عملکرد پروژه‌ها دنبال کند. به هر حال، این گروه تلاش می‌کند تا بحث مدیریت پروژه‌ها را در یک مسیر مشخص و مستقیم پیش ببرد و اطمینان پیدا کند که شاخص‌های اساسی حین اجرای پروژه‌ها در نظر گرفته خواهند شد.

وظایف دفتر مدیریت پروژه چیست؟

اگر به دنبال جواب دفتر مدیریت پروژه چیست هستید، مطمئنا باید در مورد وظایف و نقش‌های این گروه مهم در یک سازمان اطلاعاتی را به دست آورید. در بسیاری از موارد متخصصان PMO را به عنوان هیئتی چند نفره تلقی می‌کنند که تلاش اصلی آن استاندارد کردن فرآیند مدیریت پروژه و اجرا کردن آن در یک مسیر با بازدهی بالا است. هدف اصلی در این مورد رسیدن به بهترین سرعت عمل در عین افزایش کیفیت است که به آن Productivity می‌گویند.

در حالت کلی، وظایف زیر برای یک دفتر مدیریت پروژه در سازمان‌ها تعیین می‌شود که در یک سازمان خاص ممکن است این وظایف بیشتر نیز باشند.

استراتژیک پلنینگ:

برنامه ریزی استراتژیک مفهومی است که در آن رهبران و مدیران اصلی یک سازمان برنامه خود را برای آینده تدوین می‌کنند و طی آن تشخیص می‌دهند که هدف‌های اصلی در آینده چه چیزی است. در این فرآیند باید درک صحیحی از اهداف یک سازمان به دست آید تا بتوان مسیر رسیدن به آن‌ها را مشخص کرد.

روش‌های مدیریت پروژه:

تدوین روش‌ها از وظایف مهم دفتر مدیریت پروژه است و این روش‌ها می‌توانند به صورت Agile یا Waterfall باشند. در هر صورت، متدهای مدیریت پروژه‌ها باید به صورتی تعیین شوند که در یک مسیر آسان و با بودجه‌های معقول نتایج خوب و قابل قبول را ارائه دهند. یک متد مدیریت پروژه از اجزای مختلفی تشکیل شده است و تمامی این اجزا باید بررسی شوند تا امور به صورتی انجام شود که بهترین نتیجه را ارائه دهد.

روال‌های مطلوب:

Best Practices در زمان مدیریت پروژه‌ها باید در نظر گرفته شوند و به کارگیری این روال‌ها منجر به افزایش بازدهی و کاهش زمان تحویل پروژه‌ها خواهد شد. رسیدن به این روال‌ها نیازمند زمان است و در یک سازمان و شرکت خاص باید بر اساس تجربه کار مشخص شود که کدام یک از روش‌ها بهترین نتیجه را در اختیار خواهد گذاشت.

بهبود فرهنگ سازمانی:

فرهنگ سازمانی مجموعه‌ای از ارزش‌ها، اعتقادات و رفتارها در یک سازمان است که بخش مهمی از موفقیت آن به شمار می‌رود و بهبود این فرهنگ سازمانی به افزایش کیفیت کار و بازدهی کمک زیادی خواهد کرد. یک دفتر مدیریت پروژه تلاش می‌کند تا در بخش مدیریتی بهترین فرهنگ سازمانی را پیاده کند و در صورت نیاز بسیاری از مفاهیم را در سازمان مورد نظر تغییر دهد.

مدیریت منابع:

در PMOها مدیریت منابع برای تخصیص بودجه و زمان به کارهای اولویت دار انجام می‌شود و مدیریت این منابع می‌تواند شرایط بهتری را برای تحویل پروژه‌ها فراهم آورد. PMOها مانند مدیران پروژه وظیفه مدیریت منابع را بر عهده دارند اما این موضوع در مورد یک دفتر مدیریت پروژه کمی متفاوت است. دفاتر مدیریت پروژه بیشتر روی سازماندهی بودجه‌ها و منابع در سطح کلی تمرکز دارند و از این طریق اولویت‌ها را تعیین می‌کنند.

فراهم کردن ابزارها و نرم افزار:

دفتر مدیریت پروژه تلاش می‌کند تا با تهیه یک آرشیو از پروژه‌ها به کیفیت کار کمک کند و در کنار آن، ابزارها و نرم افزارهای مورد نیاز هم توسط این بخش در اختیار قرار می‌گیرد. 

استانداردسازی:

نقش اصلی دفاتر مدیریت پروژه در سازمان‌ها روی استانداردسازی متدها و پروسه‌ها متمرکز است. در واقع، این مجموعه در یک سازمان فرآیندها و نمونه‌های آماده‌ای را طراحی می‌کند و به کارکنان آموزش می‌دهد که چگونه باید آن‌ها را اجرا کنند. با این روش، یک تیم مدیریت پروژه اطمینان دارد که عملکرد خوبی خواهد داشت و تمامی کارهای تعیین شده توسط یک برنامه تعیین شده پیش خواهند رفت.  

فراهم کردن پشتیبانی کامل:

پشتیبانی تیم از مهم‌ترین نقش‌های یک PMO است و این مجموعه در مراحل مختلف پشتیبانی و آموزش‌های با کیفیتی را در اختیار افراد قرار می‌دهد. یک Project Management Office تلاش می‌کند تا مدیران پروژه بهترین متد را انتخاب کنند و در زمان‌های مورد نیاز آموزش‌ها به مدیران پروژه ارائه شود. در حالت کلی، دفاتر مدیریت پروژه در سازمان‌ها به عنوان اولین پاسخگو تلقی می‌شوند تا مشکلات را شناسایی کند، توصیه‌های لازم را ارائه دهد و راه حل‌هایی را برای مشکلات در اختیار قرار دهد. 

انواع دفتر مدیریت پروژه چیست؟

انتخاب بین انواع دفتر مدیریت پروژه بخش اساسی در موفقیت است. در ابتدای مسیر، یک سازمان باید تعیین کند که از چه ساختاری برای PMO خود استفاده خواهد کرد. انتخاب یک نوع از PMO وابسته به ساختار و نیازها در یک سازمان است و بر همین اساس چند نوع از Project Management Office را می‌توان به کار گرفت.

دفتر مدیریت پروژه حمایتی یا Supportive

دفتر مدیریت پروژه حمایتی نوعی نقش مشاوره‌ای بر عهده دارد و از طریق فراهم کردن الگوها و راهکارها سعی در کمک به بخش مدیریت پروژه‌ها دارد. این نوع از PMO کنترل پایینی دارد و نقش آن جمع آوری پروژه‌ها و ارائه بهترین راه حل‌ها، الگوها و آموزش‌ها بر اساس آن‌ها است.

این نوع از PMO به عنوان یک مخزن پروژه یا Project Repository عمل می‌کند و نقش مشاوره‌ای آن اهمیت بالایی در افزایش بهره وری و کیفیت کار خواهد داشت.

دفتر مدیریت پروژه کنترلی Controlling PMO

دفتر Controlling PMO هر آن چیزی را انجام می‌دهد که یک دفتر پشتیبانی انجام خواهد داد و در شرایط مختلف حتی گزینه‌های بیشتری را نیز در اختیار قرار می‌دهد. یک Controlling PMO امکان این را دارد تا با اعمال قدرت روش‌ها و الگوها را ارائه دهد تا از آن‌ها در فرآیندهای مختلف استفاده شود.

از جمله وظایف اصلی یک دفتر مدیریت کنترلی باید به ارائه پشتیبانی، آموزش، روش‌ها و چارچوب‌ها اشاره کرد. در صورتی که بخواهیم قدرت کنترل این نوع PMO را مشخص کنیم، Controlling PMO دارای کنترل مدیریت شده است و در مقایسه با Directive PMO دارای کنترل کمتری خواهد بود.

دفتر مدیریت پروژه حاکمیتی Directive PMO

دفتر مدیریت پروژه حاکمیتی دارای سطح بالاتری از کنترل است و این کنترل را می‌توان به صورت کامل دانست. همان طور که از نام این Project Management Office بر می‌آید، سطح بالایی از کنترل به آن داده شده است تا بتواند در بخش‌های مختلف مدیریت پروژه ورود پیدا کند. مدیریت منابع در سطح بالا و قدرت مدیریت پروژه‌ها به صورت کامل از ویژگی‌های اساسی این نوع از دفاتر مدیریت پروژه است.

دقت داشته باشید که در صورت انتخاب این نوع، دفتر مورد نظر به صورت مستقیم پروژه‌ها را مدیریت خواهد کرد و مدیران پروژه به صورت مستقیم توسط این دفتر انتخاب خواهند شد. در این صورت، مطمئنا دفتر انتخاب شده مسئولیت سنگین‌تری نسبت به عملکرد پروژه‌ها خواهد داشت و بر اساس قدرت کنترل داده شده باید جوابگو باشد.

نوع دیگری از دسته بندی دفتر مدیریت پروژه

بر اساس شرایط مختلف می‌توان دسته بندی دیگری را نیز برای این موضوع بیان کرد که از طرف Gartner ارائه شده است. سازمان‌ها و شرکت‌ها در سطح جهان تفاوت بسیار زیادی با همدیگر دارند و مطمئنا یک بخش مدیریت پروژه در شرکتی مانند تسلا با شرکتی مانند مایکروسافت یا گوگل بسیار تفاوت دارد. بنابراین، استاندارد مشخصی برای تعیین یک PMO و اختصاص وظایف به آن وجود ندارد و نمی‌توان در همان مرحله اولیه تاسیس یک سازمان PMO دقیقی برای آن تعیین کرد.

تعیین یک دفتر و بخش مدیریت پروژه وابستگی زیادی به تکامل یک سازمان خواهد داشت و باید اشاره کرد که مدل بیزینس و سازمان نیز در انتخاب انواع دفتر مدیریت پروژه نقش اساسی را خواهد داشت. گارتنر چهار نوع از دفاتر مدیریت پروژه را به صورت زیر بیان کرده است که در حال حاضر در سطح جهان کاربرد دارند.

دفتر مدیریت پروژه The Activist PMO

این نوع دفتر مدیریت پروژه در سازمان‌هایی محبوبیت دارد که به صورت توزیع شده هستند و تمرکز در آن‌ها روی بیزینس است. این نوع از Project Management Office قدرت بالایی دارد و گروهی است که می‌تواند تصمیم‌های بزرگ بگیرد. یکی از تمرکزهای اصلی این مجموعه در رهبری شرایط در زمان‌های تغییر است. این گروه تلاش می‌کند تا به صورت فعال نتایج را بررسی کند و با استفاده از قدرتی که دارد، در امور دخالت کرده و فعالیت‌ها را در مسیر مناسب رهبری کند.

دفتر مدیریت پروژه The Delivery PMO

این گروه که با نام Project Delivery PMO نیز شناخته می‌شود، در بسیاری از شرکت‌ها و سازمان‌ها وجود دارد. اگر بخواهیم این مدل را در یک جمله توضیح دهیم، یک Delivery PMO تمرکز روی تحویل پروژه‌ها خواهد داشت تا هم اهداف از پیش تعیین شده محقق شوند و هم بتوان در این مسیر به نحو احسن پروژه‌ها را در زمان مناسب به اتمام رساند.

در این مدل از کار مدیران تشویق می‌شوند تا پروژه‌های خود را مدیریت کنند و به صورت فعال در تصمیم گیری‌ها دخیل باشند. نتایج در این روش بسیار مهم هستند و بر اساس برآوردها تقریبا ۴۰ درصد از PMOها از این مدل استفاده می‌کنند.

دفتر مدیریت پروژه The Compliance PMO

زمانی که در یک سازمان مدارک، فرآیندها، روش‌ها و رویه‌ها دارای نقص هستند و ناسازگاری دارند، اکثرا از Compliance PMO استفاده می‌شود. دقت داشته باشید که در این مدل سعی می‌شود تا نتایج به نحو احسن به اهداف از پیش تعیین شده نزدیک باشند و این اهداف می‌توانند بودجه‌ها، ددلاین‌ها و کیفیت کار باشد.

مطمئنا برای رسیدن به این دقت بالا در تطبیق نتایج و اهداف اولیه نیاز به گزارش‌های دقیقی نیز هست و در حین کار باید مدیران پروژه روی این گزارش‌ها تمرکز زیادی داشته باشند. مانیتور کردن نتایج و داده‌ها از طریق یک ابزار آنلاین و دیجیتال می‌تواند در رسیدن به یک مدل Compliance کمک زیادی کند.

دفتر مدیریت پروژه The Centralized PMO

زمانی که در یک سازمان، مدیریت پورتفولیو پروژه سطح پایینی دارد، آن سازمان تمرکز زیادی روی مهارت‌ها و دانش افراد اصلی و کلیدی خواهد داشت. این تمرکز برای این است که کارها به صورت سریع انجام شوند و بتوان در زمان مشخص تسک‌ها را به پایان رساند. در سطوح بالاتر از مدیریت پورتفولیو پروژه سعی بر این می‌شود تا بازدهی افزایش یابد و این تمرکز روی افراد کلیدی کاهش پیدا کند.

در مدل Centralized PMO، سعی می‌شود تا افراد استخدام شده جدید به سرعت کار خود را در نقش مورد نظر شروع کنند تا در شرایط بهتر و سریع‌تری بتوان تسک‌ها را پیش برد. در این مدل، افراد مهم و مشاوران از تجربه و دانش خود استفاده می‌کنند تا روش‌های عملی و مطمئن را در اختیار دیگران قرار دهند.

مراحل انتخاب دفتر مدیریت پروژه چیست؟

یک دفتر مدیریت پروژه کمک زیادی به پیشبرد امور و افزایش کیفیت کار خواهد کرد. این کمک در هر دو طرف سازمان و مخاطبان سازمان وجود دارد و بر همین اساس، باید در انتخاب مدل آن دقت زیادی کرد. نکته مهم این است که در زمان انتخاب یک PMO ممکن است شما مدل اختصاصی خود را داشته باشید و برای این مدل اختصاصی ویژگی‌های منحصر به فردی را نیز در نظر بگیرید.

این موضوع دقیقا وابسته به اهداف شما از دفتر مدیریت پروژه در سازمان مورد نظر است و با در نظر داشتن اهداف خود می‌توانید به بهترین مدل دست پیدا کنید؛ اصلی‌ترین قدم‌های انتخاب دفتر مدیریت پروژه را می‌توان به صورت زیر بیان کرد.

اهداف را تعیین کنید

شما در ابتدای مسیر باید مشخص کنید که چه اهدافی از طراحی و تاسیس دفتر و بخش مدیریت پروژه دارید. یکی از اهداف می‌تواند کمک به اجرای بدون مشکل و روان امور باشد. هدف دیگر می‌تواند ارائه پشتیبانی و آموزش‌ها به مدیران پروژه باشد و از دیگر اهداف مهم در این مسیر افزایش بهره وری و کمک به کاهش زمان انجام عملیات است.

نیازها و منابع سازمان را شناسایی کنید

ارزیابی نیازها و منابع بخش مهمی از ماجرا است و این کار برای مشخص کردن بهترین متد و رویه کار انجام خواهد شد. یک سازمان نیازهای بسیاری دارد که ممکن است در بخش‌های مارکتینگ، فناوری اطلاعات، منابع انسانی و تحقیق و توسعه باشد. با این وضعیت، نیازها باید به صورت دقیق مشخص شوند تا PMO شرایط را به صورت کامل درک کند.

در واقع، یک دفتر مدیریت پروژه به صورت یکپارچه باید با بخش‌های مختلف کار کند تا فهم درستی از نیازها به دست آورده و بهترین نتیجه را ارائه دهد.

برنامه ریزی دقیقی برای انتخاب افراد داشته باشید

در یک گروه Project Management Office ممکن است بسیاری از افراد نیاز باشند و شما در انتخاب و استخدام نقش‌ها در آن باید دقت کنید. مدیریت و استخدام منابع انسانی در این گروه اهمیت زیادی دارد و این موضوع اطمینان بخش خدمات با کیفیت در نهایت کار است. برنامه Governance یا اختیاردهی به دفاتر مدیریت پروژه باید به دقت تدوین شود و در این برنامه شما میزان کنترل دفتر مورد نظر را تعیین می‌کنید.

در این برنامه، امکان تعیین فرآیند تصمیم گیری نیز به صورت خوب وجود دارد و می‌توان نحوه مدیریت و اعمال کنترل یک بخش را به صورت کامل و شفاف توضیح داد.

فرآیندها و رویه‌های دفتر مدیریت پروژه را تعیین کنید

یک دفتر می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند تا فرآیندها را طراحی کرده و‌ آن‌ها را مدیریت کنند. همچنین، این دفتر در ارائه پشتیبانی کامل و آموزش‌ها به افراد دخیل نقش اساسی را خواهد داشت. یک وظیفه دیگر می‌تواند در طراحی و توسعه ابزارهای مورد نیاز باشد که این ابزارها می‌تواند به صورت دیجیتال باشد. در حقیقت، دفاتر مدیریت پروژه باید فرآیند فراهم کردن این ابزارها را بر عهده بگیرند و دقت داشته باشید که ارائه الگوهای لازم در این مسیر هم جزو موارد مهم و وظایف این دفتر است.

تحویل پروژه‌ها و امور مرتبط را پیگیری کنید

یک PMO هدف مهمی دارد که همان کمک به تحویل پروژه‌ها در زمان دقیق و با بازدهی خوب است. با این نقش، می‌توان این مجموعه را اساس یک سازمان به شمار آورد و در سطح بین المللی، بسیاری از شرکت‌ها بدون وجود آن در عمل با کمبود مواجه هستند. دفاتر مدیریتی پروژه نقش اساسی را در تطبیق اهداف سازمان با پروژه‌های نهایی دارند و بر اساس وظایف خود کنترل می‌کنند تا هر هدف از پیش تعیین شده‌ای به خوبی به واقعیت تبدیل شود.

در صورتی که یک Project Management Office در سازمان به خوبی کار کند و تحویل پروژه‌ها را به موقع و با کیفیت بالایی انجام دهد، مطمئنا اطمینان و اعتماد به نفس بالایی در اعضای آن سازمان به وجود خواهد آمد. در کنار این موضوع، اعتماد مشتریان و مخاطبان نیز در سطح بالایی فراهم خواهد شد که این اعتماد اصلی اساسی در پیشرفت و پیشبرد اهداف آینده است.

روی عملکرد دفتر مدیریت پروژه نظارت داشته باشید

نظارت صحیح روی عملکرد یک بخش در هر سازمانی مشخص خواهد کرد که آیا اهداف اولیه محقق شده‌اند یا خیر. شما با استفاده از این روش می‌توانید میزان اثرگذاری مجموعه را روی موفقیت نهایی و نرخ بازگشت سرمایه مشخص کنید و در صورت نیاز تغییراتی را در آن مجموعه اعمال کنید. شاخص‌های مختلفی برای این نظارت وجود دارد که شما می‌توانید آن‌ها را در نظر داشته باشید و حتی در این مسیر امکان استفاده از ابزارهای دیجیتال و آنی نیز وجود دارد.

یک سیستم مدیریت پروژه به خوبی می‌تواند داده‌های آنی را در اختیار شما قرار دهد تا مشخص شود که میزان پیشرفت پروژه‌ها، بازدهی آن‌ها، میزان بازگشت سرمایه و خطا و شکست به چه صورتی بوده است. با استفاده از یک سیستم کامل شما داشبورد مدیریتی را در اختیار خواهید داشت که مشخصه‌های مختلفی به صورت ذاتی در آن تعبیه شده است و نرم افزار بر اساس این مشخصه‌ها گزارش‌های دقیقی را برایتان ارائه می‌دهد. شما می‌توانید شخصی سازی‌های مختلفی را انجام دهید و روی هر پروژه‌ای در هر زمانی نظارت داشته باشید.

در مورد KPIهای اساسی برای PMO چه می‌دانید؟

KPIها یا همان شاخص‌های کلیدی عملکرد در یک سازمان و در بخش مورد نظر ممکن است با دیگر سازمان‌ها متفاوت باشد. برای نمونه، ممکن است یک سازمان تمرکز زیادی روی اهداف از پیش تعیین شده داشته باشد و این در حالی است که در سازمان دیگر شاید تمرکز اصلی روی زمان تحویل پروژه‌ها و بودجه بندی‌ها باشد. شما بر اساس نیازهای خود و اهداف‌تان می‌توانید روی KPIها تمرکز داشته باشید و دقت کنید که چهار شاخص کلیدی زیر در مورد PMO از اهمیت بیشتری برخوردار هستند.

همسویی استراتژیک:

Strategic Alignment مشخص می‌کند که آیا تلاش‌های بیزینس با برنامه‌های سازمان همسو بوده است یا خیر. این موضوع شاید یکی از کلی‌ترین اهداف برای یک سازمان باشد و بسیاری از موارد در رسیدن به آن دخیل هستند. برای نمونه، یک برنامه کلی در شرکت می‌تواند رسیدن به رتبه اول تولید کننده‌های تلفن همراه باشد. در این شرکت که مطمئنا از مجموعه‌های مطرح جهانی خواهد بود، بخش‌های مختلفی در رسیدن به هدف تعیین شده وجود دارد و می‌توان دفتر مدیریت پروژه آن را از اساسی‌ترین بخش‌ها برای رسیدن به هدف مورد نظر دانست.

نرخ بازگشت سرمایه:

تحلیل نرخ بازگشت سرمایه می‌تواند مهم‌ترین فاکتور برای تشخیص موفقیت یک PMO باشد. این فاکتور به شما اجازه خواهد داد تا ارزش واقعی کسب شده را به دست آورید و تاثیر برنامه‌ها را روی نتایج تحلیل کنید. 

بازدهی عملیات:

Operational Efficiency نشان می‌دهد که شما برای بهبود کار باید چه تصمیم‌های جدیدی بگیرید و شاید نیاز باشد تا در تصمیم‌های قبلی کمی تجدید نظر داشته باشید. فاکتورهایی که برای مشخص کردن بازدهی عملیات مهم هستند، شامل زمان پروژه، درصد تحویل به موقع پروژه‌ها و تعداد تجدید نظرها در هر پروژه است. در این مورد، مطمئنا حین کار می‌توان بهینه سازی‌هایی را انجام داد تا بازدهی عملیات افزایش پیدا کند.

بهینه سازی منابع:

نظارت بر مصرف منابع می‌تواند شفافیت خوبی برای تیم ایجاد کند و با این کار می‌توانید درک درستی از نحوه مصرف منابع مورد نیاز به دست آورید. ابزارهای مدیریت منابع مصرفی و منابع انسانی قابلیت‌های خوبی را در اختیار شما قرار می‌دهند و با استفاده از آن‌ها می‌توان ار سلامت کارکنان و بازدهی هر یک از استخدامی‌ها مطلع شد. در این صورت، به راحتی امکان برنامه ریزی بر اساس نرخ عملکرد هر یک از کارکنان وجود خواهد داشت. 

دفتر مدیریت پروژه سازمانی EPMO چیست؟

دفتر مدیریت پروژه سازمانی یا Enterprise Project Management Office دپارتمانی استراتژیک است که اهداف و استانداردها را برای سازمان‌های بزرگ تدوین می‌کند. رهبری پروژه‌ها، کنترل پروژه‌ها، تدوین فاکتورهای کلیدی عملکرد و تعیین ابزارهای تکنولوژی از جمله وظایف EPMO در یک سازمان است و این بخش از صفر تا صد پروژه‌ها را نظارت خواهد کرد تا هر کدام به بهترین شکل ممکن دنبال شوند.

شاید بپرسید که تفاوت یک دفتر مدیریتی پروژه PMO با EPMO چیست. این دو تقریبا وظایف و نقش‌های یکسانی دارند اما تفاوت جزئی نیز برای آن‌ها تعریف شده است. یک PMO سعی دارد تا بهترین راه حل‌ها و رویه‌ها را ارائه دهد و با استفاده از ابزارهای لازم پروژه‌ها را با بازدهی مناسب به نتیجه برساند. EPMO همین نقش‌ها را بر عهده دارد اما وظیفه دیگر آن ایجاد تناسب و هماهنگی فعالیت‌های پروژه با اهداف کلی و استراتژیک سازمانی است.

بنابراین، EPMO بخشی مهم‌تر در یک شرکت است و وجود آن اساس پیشرفت و رسیدن به اهداف بزرگ در یک سازمان و شرکت بزرگ خواهد بود. در چارچوب کاری یک EPMO باید مواردی انجام شوند که مهم‌ترین آن‌ها به صورت زیر است.

• ایجاد تناسب در استراتژی سازمان
• استاندارد سازی فرآیند
• گزارش دهی مالی
• مدیریت منابع سازمان
• استخدام و آموزش

انجام تمامی این وظایف با روش‌های سنتی کاری دشوار و در بسیاری از شرکت‌ها غیر قابل انجام است. بنابراین، در این مسیر نیاز است تا یک دفتر مدیریتی پروژه از ابزارها و نرم افزارهای کامپیوتری استفاده کند.

ویژگی‌های یک دفتر مدیریت پروژه چیست؟

ویژگی‌های متعددی برای دفتر مدیریت پروژه وجود دارد که توجه به آن‌ها می‌تواند موفقیت کار را تضمین کند. بازدهی کار و موفقیت کلی سازمان هم وابسته به وجود همین ویژگی‌ها است چرا که تصمیم‌های بزرگ و تعیین کننده‌ای در این مجموعه گرفته می‌شود. 

مسئولیت پذیری

مسئولیت پذیری به معنی سعی در انجام سریع و به موقع وظایف است و این مسئولیت پذیری در زمان ایجاد تغییر در امور یک بیزینس، اهمیت بیشتری پیدا خواهد کرد. در واقع، مسئولیت پذیری یک نیرو زمانی مشخص خواهد شد که یک سازمان با تغییر دست و پنجه نرم کند و در این شرایط است که کارکنان نشان می‌دهند به چه اندازه سازمان و تیم را برای گذر از بحران کمک خواهند کرد. به دلیل اهمیت زیاد گروه PMO در پیشبرد پروژه‌ها، افراد آن باید مسئولیت پذیری بالایی داشته باشند تا بتوانند در شرایط خاص تیم را یاری کنند.

شفافیت

دفاتر مدیریت پروژه احتمالا دسترسی بالایی به بودجه بندی‌ها و منابع دارند و در بیشتر زمان‌ها وظیفه آن‌ها اختصاص بودجه‌ها و منابع به پروژه‌ها است. این اختصاص منابع باید با تصمیم‌های درست انجام شود و در این مسیر نیاز به شفافیت و ارائه گزارش‌های دقیق و قابل اتکا خواهد بود. به کارگیری ابزارهای کامپیوتری به شما کمک خواهد کرد تا در سطوح بالا به این شفافیت دست پیدا کنید و ریز به ریز گزارش‌ها را به صورت Real Time در اختیار داشته باشید.

ثبات در عملکرد

یک دفتر مدیریتی پروژه روش‌ها و راه حل‌های قابل اتکا و مطمئنی دارد تا در هر زمان که نیاز شد، از هر کدام از آن‌ها بر اساس شرایط استفاده کند. تمامی پروژه‌ها باید به یک کیفیت مطلوب و تعیین شده برسند اما ممکن است در شرایط مختلف روش رسیدن به این کیفیت با همدیگر متفاوت باشد. ثبات در عملکرد به معنی داشتن تجربه بالا در مواجهه با شرایط و ارائه راه حل‌ها بر اساس آن شرایط است.

دید آینده

امروزه آنالیز بازار و تحلیل شرایط آینده از اصول مهم برای موفقیت بیزینس‌ها است و در شرکت‌های بزرگی مانند تسلا، مایکروسافت، آمازون و گوگل این آنالیز به خوبی به کار گرفته می‌شود. در شرایطی که سلیقه و خواسته مشتریان و مخاطبان این شرکت‌ها مدام در حال تغییر هستند، به احتمال زیاد شرکت مورد نظر باید این تغییر را تحلیل کرده و بر اساس آن تصمیم‌هایی را اتخاذ کند. برای مثال، در یک کمپانی خودروسازی نیاز است تا تقاضای مشتریان در مورد خودروهای برقی بررسی شود و در صورت نیاز تولید این نوع محصولات افزایش یا کاهش پیدا کند.

تحلیل مخاطبان از جمله بهترین قابلیت‌هایی است که دفاتر مدیریت پروژه می‌توانند در نرم افزارهای مدیریتی در اختیار داشته باشند و با استفاده از آن به داده‌های قابل اتکا و درستی دسترسی داشته باشند. پیش بینی‌ها بر اساس داده‌های ورودی به نرم افزار خواهد بود و به دلیل یکپارچه بودن نرم افزارها در بخش‌های مختلف سازمان، این داده‌ها از سورس‌های مختلف گرفته شده و پس از یک آنالیز، داده‌های مهمی در اختیار دفتر مدیریت پروژه قرار خواهد گرفت.

مهارت‌های ارتباطی

تمامی کارکنان در یک دفتر مدیریتی پروژه باید به بهترین شکل با هم در ارتباط باشند تا بتوانند نظرات و پیشنهادهای خود را با هم در میان بگذارند. ارتباط درست بین کارکنان و بین افراد ارشد و تازه کارها مشکل بزرگی در بیشتر شرکت‌ها و سازمان‌ها است که این مشکل در نهایت منجر به افت بازدهی و نرسیدن به راه حل‌های خوب برای انجام پروژه‌ها خواهد شد. شاید ارائه یک پیشنهاد از طرف یک فرد تازه کار راه حلی عالی برای افزایش کیفیت کار باشد و در صورت نبود ارتباط صحیح و فضای بسته در دفتر مدیریت پروژه ممکن است این راه حل هیچ وقت ارائه نشود.

ابزارهای مناسب

ابزارهای بسیاری ممکن است در یک دفتر مدیریتی پروژه به کار گرفته شود که می‌توان ابزارهای عمومی ارتباطی، ابزارهای تخصصی بودجه بندی و نرم افزارهای نظارت بر پروژه‌ها را بیان کرد. این هنر متخصصان دفاتر مدیریت پروژه است تا بتوانند به نحو احسن ابزارهای مناسب را بر اساس اهداف انتخاب کنند و حین کار آن‌ها را به کار بگیرند. استفاده صحیح از نرم افزارها در این مجموعه می‌تواند مشکلات بزرگی را بر طرف کند و از ویژگی‌های اساسی این ابزارها می‌توان به داشبوردهای مدیریتی، قابلیت‌های گزارش گیری، نظارت آنی، اتوماسیون و قابلیت‌های ارتباطی بین کارکنان اشاره کرد.

مهارت‌های حل مسئله

مهارت‌های حل مسئله یک اصل مهم در مدیریت پروژه‌ها است و کارکنان دفتر مدیریت پروژه نیاز به این مهارت‌ها دارند تا مشکلات پیش رو را از میان بردارند. در هر صورت، مشکلاتی برای مدیریت پروژه‌ها و پیشبرد امور در یک سازمان به وجود خواهد آمد و این امری اجتناب ناپذیر است. در این حالت، افراد ارشد و حتی تازه کارها باید راه حل‌هایی را پیشنهاد دهند تا بتوان قدم‌های سریع و مطمئنی را برای گذر از مشکلات برداشت.

متد Agile

مفهوم Agile از جدیدترین و مهم‌ترین روش‌ها برای رسیدن به بازدهی مطلوب و سرعت عمل است. با به کارگیری این روش، یک گروه مدیریت پروژه می‌تواند تسک‌ها را در شرایط شفاف، با کیفیت بالا و به صورت دقیق به انجام برساند. Agile در PMO به معنی به کارگیری تکنیک‌هایی است که هدف آن‌ها تطبیق سریع و دقیق با تغییرات و نیازها در یک سازمان است. متد Agile به صورتی طراحی شده است که قابلیت انعطاف بالایی برای مدیریت پروژه‌ها دارد و با استفاده از یک فرآیند فیدبک و احترام به نظرات تمامی افراد تیم به کیفیت نهایی کار کمک می‌کند.

قدرت تصمیم

برای پاسخ به سوال ویژگی‌های دفتر مدیریت پروژه چیست، مطمئنا باید اصل مهم دیگری را نیز در نظر داشته باشیم. این اصل مهم قدرت تصمیم گیری و اعمال تصمیم‌ها است. دفاتر مدیریت پروژه در سازمان‌ها در رده بالا قرار دارند که تصمیم‌های مهم و اساسی را خواهند گرفت و به دلیل همین اهمیت، نیاز است تا قدرت کنترل زیادی به این دفتر ارائه شود. مسئول ارشد دفتر مدیریت پروژه باید از افرادی انتخاب شود که این ویژگی‌ها را دارد تا با اعتماد به نفس کافی بتواند تصمیم‌های گرفته شده و استانداردهای تعیین شده را در یک سازمان اجرایی کند.

مزایای دفتر مدیریت پروژه چیست؟

مزایای متنوعی که PMOها در یک سازمان و بیزینس ارائه می‌دهند، امری است که این بخش را به یکی از اساسی‌ترین بخش‌ها برای موفقیت تبدیل کرده است. مطمئنا، در یک سازمان بزرگ بدون داشتن یک PMO نمی‌توان به اهداف کامل دست پیدا کرد و در میدان رقابت با سایر برندها به موفقیت رسید.

این مزایا به صورت زیر هستند که شاید در روش‌های سنتی نتوان به بسیاری از آن‌ها دسترسی داشت.

• افزایش ارزش همزمان با ارائه پروژه‌ها در زمان تعیین شده
• بهبود شفافیت در پیشبرد امور و بحث‌های مالی
• افزایش دقت و ثبات در کار
• استفاده بهینه از داده‌های ورودی
• امکان تحلیل شرایط و پیشرفت پروژه‌ها به صورت آنی
• استانداردسازی فرآیندها
• ارائه الگوهای مطمئن و از پیش تعیین شده
• امکان تغییر الگوها و رویه‌ها در صورت نیاز
• امکان آموزش به افراد
• قابلیت دسترسی به سیستم ارتباطی یکپارچه
• امکان تصمیم گیری دقیق و به موقع
• امکان تحلیل شرایط آینده
• بهینه سازی منابع
• قابلیت تحلیل ROI و بهینه سازی آن
• کاهش ریسک پروژه‌ها

مشکلات دفتر مدیریت پروژه چیست؟

یک دفتر مدیریت پروژه شرایط خوبی را برای سازمان‌ها به وجود خواهد آورد اما ممکن است در بعضی از زمان‌ها مشکلاتی هم برای آن وجود داشته باشد. البته، با گذشت زمان و ارائه راه حل‌ها امکان کاهش این مشکلات وجود دارد و می‌توان آن‌ها را به صورت خوبی مدیریت کرد.

• درک نامناسب PMO از فرهنگ سازمان
• درک نامناسب PMO از نیازهای پروژه
• نبود قدرت کنترل و تصمیم گیری خوب
• قرار دادن PMO در سطح نا مناسب در سازمان
• نبود مهارت‌های کافی در کارکنان PMO
• نبود ارتباط نزدیک بین اعضای تیم
• نداشتن برنامه صحیح برای آموزش اعضا

ابزارهای استفاده شده در دفتر مدیریت پروژه چیست؟

بر اساس نیازها ممکن است از ابزارهای متعددی در بخش مدیریت پروژه‌ها استفاده شود و دفتر مدیریتی پروژه هم از آن‌ها استفاده می‌کند. چیزی که مشخص است تنوع بالای این ابزارها است که هر کدام از آن‌ها برای سازمان‌های مختلفی طراحی و توسعه داده شده‌اند. برای نمونه، شما برای مدیریت پروژه‌های کوچک ابزارهای ساده‌ای را در اختیار دارید و برای پروژه‌های بزرگ‌تر و چندگانه مطمئنا نیاز است تا از نرم افزارهای قدرتمندی استفاده شود. 

در صورتی که ابزارها به صورت دقیق و با تحقیق کامل انتخاب شوند، شما از مزیت یکپارچه سازی بخش‌های مختلف بهره خواهید برد و این ابزارها به صورت خوبی با همدیگر کار خواهند کرد. برای نمونه، یک ERP سازمانی باید با محصولات آفیس مایکروسافت به صورت خوبی یکپارچه شود تا مشکلی از نظر ورود داده‌ها و تحلیل آن‌ها به وجود نیاید.

در حالت کلی، می‌توان ابزارهای زیر را برای بخش مدیریت پروژه و نظارت بر پروژه‌ها استفاده کرد که با یک جستجوی دقیق می‌توانید بهترین و کامل‌ترین فهرست را انتخاب کنید.

دفتر مدیریت پروژه نقش مهمی در موفقیت یک شرکت و سازمان بزرگ دارد و این دفتر به صورت همزمان چند وظیفه مهم را بر عهده دارد. امروزه، برای ماندن در میدان رقابت نمی‌توان روی روش‌های سنتی تمرکز کرد و در صورت نبود یک روش مدرن PMO نمی‌توان به اهداف کامل یک شرکت دست پیدا کرد. اگر در مورد مدیریت پروژه و به کارگیری PMO سوال یا نظری داشتید، خوشحال خواهیم شد تا نظرات شما را در ادامه مطلب بشنویم.