در اکثر مواقع، یک تصویر یا محتوای تصویری، انتقال پیام بهتری را می‌تواند به دوش بکشد اگر و فقط اگر این تصویر، به خوبی طراحی شده باشد. برای همین است که اکثر مدیران، به جای کاغذهای شلوغ و خط‌خطی پر از نکات و متون مختلف، به یک داشبورد مدیریتی روی می‌آورند. این داشبورد به آن‌ها امکان استخراج اطلاعات لازم در کمترین زمان و بالاترین کیفیت را می‌دهد؛ می‌دانید چرا؟ چون ظاهری گرافیکی و مرتب دارد.
البته یک داشبورد خوب فارغ از ظاهر قابل فهم، امکانات و مزایای مختلفی را به همراه دارد که هر مدیری شیفته آن می‌شود، به شرطی که فاکتورهای مهمی که باید در داشبورد مدیریتی (Management Dashboard) خود لحاظ کنند را در نظر بگیرند.
داشبورد مدیریتی چیست و چه ویژگی‌هایی دارد؟
بیایید قبل از اینکه به بیان مفهوم داشبورد مدیریتی بپردازیم، تعریف درستی از داشبورد و انتظاراتمان را از یک داشبورد خوب بررسی کنیم. مثلا داشبورد ماشین، شامل یک سری المان‌های تصویری است که به شما اطلاعات مفیدی از احوال ماشین می‌دهد. این اطلاعات به قدری قابل درک هستند که فقط با یک نگاه متوجه همه چیز بشوید. در واقع قرار نیست تحلیل کنید یا حواستان را از رانندگی پرت کنید تا فهم اطلاعات برایتان آسان شود.
انتظار ما از یک داشبورد خوب، دقیقا همین است. انتقال پیام با سرعت و کیفیت مطلوب! یک مدیر پژوه هم وقتی می‌خواهد اطلاعات خاصی را استخراج کند، عموما این کار را در میان مشغله‌های دیگر خود انجام می‌دهد که باید بدون حواس پرتی و در اسرع وقت انجام شود. همینجاست که داشبورد مدیریتی، به دادش می‌رسد!
داشبورد مدیریتی به صورت بصری همه شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) یک کسب‌وکار را در یک مکان نشان می‌دهد. داشبوردهای مدیریتی به قدری خوانا هستند که اگر نیاز به اشتراک‌گذاری آن با سایر مدیران شرکت بود، بی‌دغدغه اطلاعات منتقل شوند. این یعنی همه اهداف، معیارها، آیتم‌های اقدام و شاخص‌ها برای درک و مشاهده‌ی عموم تنظیم شده‌اند.
این نوع داشبورد به تیم‌ها کمک می‌کند تا پیشرفت و موفقیت شرکت را با توجه به معیارهای تعیین شده، پیگیری کنند و مدیریت را قادر می‌سازند تا در مورد اهداف تجاری آینده تصمیمات منسجم‌تر (و البته مبتنی بر داده‌های مفید) بگیرد.
ویژگی‌های اصلی داشبورد مدیریتی عبارتند از وجود المان‌های مهمی چون:
- جداول
- تصاویر
- نمودارها
- داده‌های عددی
- داده‌های مطالعات موردی (Case Study)
- داده‌های ترکیبی ترکیبی (ترکیبی از چند یا همه موارد ذکر شده)
چرا و در چه مواردی به داشبورد مدیریتی نیاز داریم؟
داشبورد مدیریتی، هر اطلاعات که برای شرکت اهمیت دارد را در یک نقطه به صورت کاملا قابل فهم جمع‌آوری می‌کند به طوری که اعضای اجرایی شرکت همیشه یک دید کلی از جریان کاری داشته باشند. همچنین اطلاعاتی که این داشبورد به همراه دارد، به هر تیم اجازه می‌دهد وظایف سایر تیم‌ها را مشاهده و اطلاعات مورد نیاز خود را استخراج کند.
بنابراین می‌توان گفت اگر شرکت شما برای اشتراک‌گذاری رویدادهای داخلی در حال جریان و تصمیم‌گیری مفید به یک بورد متمرکز و قابل درک نیاز دارد، داشبورد مدیریتی پاسخگوی نیاز شماست. از طرف دیگر، داشبوردهای مدیریتی را می‌توان یک زبان جهانی معرفی کرد که همه به آن صحبت می کنند و آن را می‌فهمند. این یعنی بدون اینکه درگیر دانش هر تیم شوید، می‌توانید اطلاعات مورد نیاز خود را از آن استخراج کنید.
در کنار همه این‌ها، یکی دیگر از مهم‌ترین مزایای داشبورد مدیریتی، صرفه جویی در زمانی که برای انتقال و درک این اطلاعات و همچنین تصمیم‌گیری صرف می‌کنید است. کاهش زمان صرف شده به حدی است که می‌توان از این زمان صرفه‌جویی شده، در بخش‌های دیگر و برای منابع مهم‌تر، استفاده کرد.
۷ معیار و شاخص کلیدی عملکرد که باید در هر داشبورد مدیریتی لحاظ کنید
اگر می‌خواهید یک داشبورد مدیریتی مفید و کارامد داشته باشید، اما نمی‌دانید از کجا شروع کنید، بهتر است ۷ فاکتوری که در ادامه به آن اشاره می‌کنیم را بخشی از این داشبورد در نظر بگیرید. البته که در کنار این ۷ مورد می‌توانید المان‌های دیگری را هم جای دهید، اما ترجیحا هیچ کدام از مواردی که در ادامه می‌گوییم را حذف نکنید!
۱. هزینه جذب مشتری (CAC)
همانطور که از نامش پیداست، این المان به هزینه‌ای که برای جذب یک مشتری لازم است اشاره دارد. یعنی در مجموع تیم بازاریابی شما برای درگیر کردن و مجاب کردن یک کاربر تا تبدیل شدن او به مشتری چقدر هزینه می‌کند. از آنجایی که این ممکنه است در بازه‌های مختلف تغییر کند، می‌تواند معیار خوبی برای تخصیص بودجه قرار بگیرد.
۲. نشانگرهای وضعیت سبز، زرد و قرمز (RAG)
نشانگر وضعیت RAG یک نشان برای نمایش دادن وضعیت و میزان اهمیت المان‌های مختلف در داشبورد است. این سه نشانگر بصری به شما می‌گویند چه محصولات یا اقداماتی اولویت دارند تا قبل از اینکه به شرایط بحرانی برسند، به آن‌ها رسیدگی کنید. این سه رنگ عبارتند از:
- سبز: مطلوب، مثبت؛ نیاز به اقدام فوری کمتری دارد و در اولویت نیست.
- زرد یا کهربایی: خنثی؛ طبق معمول عمل کنید و اگر مساله‌ای مورد اولویت نیست، پیش از سبزها انجام شوند.
- قرمز: نامطلوب، منفی؛ نیاز به اقدام فوری دارد و اولویت انجام با این المان‌ها است.
۳. عملکرد کمپین و کلیک‌ها
اینکه همیشه در جایی عملکرد هر یک از کمپین‌هایی که داشتید به علاوه هزینه‌ی صرف شده را داشته باشید، به شما کمک می‌کند همواره یک دید کلی برای تصمیم‌گیری درباره کمپین‌های آینده داشته باشید. آیا کمپینی که قبلا رفتید ارزش این را دارد تا دوباره تکرارش کنید؟ جواب این سوال بلافاصله با تماشای داشبورد مدیریتی داده می‌شود.
۴. مقایسات فصلی
شاید مقایسه خودتان با فصل قبلی یا همان فصل در سال گذشته کار جذابی به نظر نیاید (خصوصا اگر روندی نزولی پیش گرفته باشید) اما همیشه به شما کمک می‌کند عملکرد خوب یا ضعیف شرکت را در مقایسه با نسخه قبلی خودش بدانید.
۵. مدت زمان حضور در صفحه و طول مدت نشست
اگر به عنوان یکی از منابع اصلی درآمد (چه درآمد مالی چه اعتباری) وبسایت شما را در نظر بگیریم، داشتن آمار به روز از وضعیت وبسایت و ارزیابی عملکردهای بازاریابی دیجیتال شما می‌تواند بسیار مهم باشد. برای همین معیارهای کلی عملکرد بازاریابی شما باید در داشبورد مدیریتی شما گنجانده شود. شما باید مواردی مانند مدت زمان حضور کاربران در سایت و زمان نشست را در صفحه‌ی داشبورد خود قرار دهید.
۶. سود و زیان ماهانه
یکی از کلیدی‌ترین ویژگی‌های داشبورد مدیریتی این است که به شما امکان پیگیری تاریخچه مالی شرکت را بدهد. این یعنی اگر به صورت ماهانه سود و زیان را در این داشبورد اعمال کنید تا همیشه گزارشی خلاصه از وضعیت مالی داشته باشید.
۷. درآمد هدف در مقابل درآمد واقعی
از هر شرکتی که بپرسید، یکی از اهداف اصلی آن‌ها رسیدن به یک درآمد مشخص در بازه‌ای تعیین شده است. حتی زمانی‌که به مبلغ هدف‌گذاری شده می‌رسند، یکی از اهداف آینده‌شان رسیدن به درآمدی بالاتر خواهد بود. این یعنی ما همواره در حال تارگت کردن درآمد‌های مختلف هستیم. از طرفی، تیم‌های مختلف یک مجموعه بر روی میزان درآمد شرکت چه به صورت مستقیم چه غیرمستقیم تاثیر می‌گذارند. پس چه بهتر که اطلاعات مفیدی از اهداف درآمدی و میزان درآمد فعلی برای همه اعضای شرکت در دسترس باشد و چه جایی بهتر از داشبورد مدیریتی؟
نه اینکه بگوییم داشبورد مدیریتی شما با این ۷ فاکتور که توسط دیتاباکس توصیه شده، تکمیل است، اما حضور آن‌ها حداقل چیزی است که باید در داشبورد خود لحاظ کنید. اگر شما هم مجاب شدید که داشبورد مدیریتی خود را طراحی و راه‌اندازی کنید، همین الان شروع به جمع‌آوری داده کنید که فردا دیر است. اگر هم قبلا از یک داشبورد مدیریتی استفاده می‌کردید اما المان‌های آن، استاندارد لازم را نداشته است، هر چه سریع‌تر نسبت به آپدیت و استانداردسازی آن اقدام کنید.