نقش‌های مدیریت مینتزبرگ راهنمایی جامع است که نشان می‌دهد یک مدیر هر روز چه نقش و وظیفه‌ای را اجرا می‌کند. به عنوان یک مدیر، شما احتمالا نقش‌های زیادی را هر روز اجرا می‌کنید. برای مثال، در کنار رهبری کردن تیم‌تان، ممکن است خود را در حال حل کردن یک مشاجره بیابید، درباره قراردادهای جدید مذاکره کنید، واحد سازمانی خود را در یک جلسه هیئت مدیره معرفی کنید یا با درخواستی برای خرید یک سیستم کامپیوتری جدید موافقت کنید.
به زبان ساده، شما با عوض شدن وظایف، موقعیت‌ها انتظارات، به طور مداوم در حال تعویض نقش هستید. شاید تا به حال به آن دقت نکرده بودید، اما این امر واقعیت دارد و از حدود ۳۰ سال پیش مورد توجه کارشناسان و متفکران حوزه مدیریت قرار گرفته است و در نتیجه بررسی‌های آن‌ها، حالا ما الگویی داریم که به مدیران در زمینه شناسایی و ایفای نقش متناسب با هر موقعیت می‌کند: الگوی نقش‌های مدیریت مینتزبرگ.
چه کسی نقش‌های مدیریت را بنا کرد؟
همان‌طور که از اسم این الگو مشخص است، نقش‌های مدیریت را هنری مینتزبرگ بنا کرد. او که در سال ۱۹۳۹ در کانادا متولد شد، یکی از افراد آکادمیک و عضوی از جامعه مدیریت استراتژیک بود. هنری مینتزبرگ نویسنده کتاب‌های بسیاری در زمینه کسب‌وکار و مدیریت است و برای اولین بار در سال ۱۹۹۰ در کتاب خود با عنوان مینتزبرگ در مدیریت: درون دنیای عجیب سازمان‌ها به معرفی نقش‌های مدیریت پرداخت.
قبل از معرفی نقش‌های مدیریت مینتزبرگ، تئوری‌های دیگری برای توصیف وظایف و فعالیت‌های مدیران در سازمان وجود داشت که از شفافیت کافی برخوردار نبودند. یکی از همین تئوری‌ها که زیربنای علم مدیریت را تشکیل می‌دهد، مدل پنج وظیفه مدیریت از نگاه هنری فایول، پدر مدیریت اداری است که مدیریت را انجام پنج وظیفه‌ی: برنامه‌ریزی، سازماندهی، فرماندهی، هماهنگی و کنترل می‌داند.
مینتزبرگ معتقد بود اغلب این نطریه‌ها بیش از حد مبهم و نظری هستند و برای استفاده عملی از آن‌ها رد محیط سازمان، به توضیحات و تعریف‌های دقیق‌تری از شرح وظایف یک مدیر نیاز است. در نتیجه برای کشف درست آن‌چه مدیران انجام می‌دهند، به بررسی دقیق رفتار مدیران پرداخت. او به دقت رفتارهای مدیران در شرایط مختلف مطالعه کرده و واکنش آن‌ها در مواجهه با انواع مسائل مدیریتی را بررسی کرد و حاصل تحقیقات او اساس مدل نقش‌های مدیریت را شکل داد.
نقش‌های مدیریت چه هستند؟
مینتزبرگ نقش‌های مدیریت را به ده نقش اصلی در سه دسته بندی کلی تقسیم می‌کند که هر کدام وظایف متفاوتی را شامل می‌شوند و در موقعیت‌های گوناگونی حضور دارند. برخی از این نقش‌ها با یک‌دیگر هم‌پوشانی دارند و نکته جالب توجه این است که به ندرت پیش می‌آید که یک مدیر تمامی ده نقش را برعهده بگیرد. در ادامه به معرفی این نقش‌ها می‌پردازیم.
نقش‌های بین فردی
یک مدیر شایسته باید از توانایی برقراری ارتباط کاری صحیح و حرفه‌ای با دیگران برخوردار باشد. نقش‌های بین فردی یا ارتباطی نقش‌هایی هستند که به ارتباطات مدیر با افراد داخل و خارج از سازمان مربوط می‌شوند و به طور مستقیم از اختیار رسمی مدیر سرچشمه می‌گیرند. به عبارت دیگر، زمانی که در سازمان فردی به طور رسمی به سمتی مشخص گمارده می‌شود، از سلسله اختیارات و قدرتی ناشی از مقام خود برخوردار خواهد شد و به واسطه این اختیار رسمی، مسئولیت ایفای نقش‌های زیر به او واگذار خواهد شد.
نقش تشریفاتی
به عنوان یک مدیر، شما وظایف اجتماعی، تشریفاتی و قانونی دارید. دیگران از شما انتظار دارند که منشا الهام بخشی باشید و شما را به عنوان فردی معتبر می‌بینند. شما به خاطر اختیارات رسمی خود به دلیل سرپرستی یک تیم، دارای یک نقش تشریفاتی هستید و به همین خاطر در قبال انجام وظایف تشریفاتی مسئولیت دارید. کارهایی مانند ملاقات با مدیران عالی رتبه سایر سازمان‌ها، بردن یک مشتری خاص به نهار و شرکت در مراسم عروسی یکی از کارمندان از جمله وظایف تشریفاتی هستند.
چگونه نقش مدیر تشریفاتی را در خود تقویت کنیم؟
خوشبختانه برای تقویت این نقش، راهکارهایی وجود دارد؛ برای تقویت این نقش، لازم است با تصویر، رفتار و شهرت خودتان شروع کنید. انسان دوستی و دلسوزی را در خود پرورش دهید، بیاموزید که مثالی از یک فرد شایسته در محیط کار باشید و به این فکر کنید که چگونه می‌توانید الگوی مناسبی برای دیگران باشید. مدیر در نقش تشریفاتی الهام بخش اعضای سازمان و کسی است که کارکنان به حضور در کنار او افتخار می‌کنند.
نقش رهبر
به عنوان مدیر، شما در قبال عملکرد تیم خود مسئول و پاسخ‌گو هستید و باید تیم خود را برای انجام کارهای بزرگ هدایت و رهبری کنید. این نقش هر دو مسئولیت رهبری و مدیریت تیم را شامل می‌شود. وظایف یک مدیر در نقش رهبر مواردی مانند مربی گری برای یکی از اعضای تیم، تشویق و ایجاد انگیزه در تیم، دادن بازخورد، مشخص کردن وظایف اعضای تیم و تفویض اختیار را شامل می‌شود.
چگونه نقش مدیر رهبر را در خود تقویت کنیم؟
نقش رهبر نقشی است که یک مدیر احتمالا بیشترین زمان خود را برای ایفای آن صرف می‌کند. ویژگی‌های مشخصی وجود دارند که یک رهبر شایسته باید از آن‌ها برخوردار باشد، ویژگی‌هایی مانند: اعتماد به نفس، توانایی نفوذ در دیگران، قدرت انگیزه بخشی، هوش اجتماعی و عاطفی، مدیریت عملکرد به صورت اثربخش و توانایی الگو بودن برای دیگران. برای تقویت نقش رهبر در خود، نیاز دارید تا در تک‌تک مهارت‌های گفته شده توانایی نسبی به دست آورید.
نقش رابط
به عنوان یک مدیر، شما باید تیم خود را از طرف سازمان خود به افراد خارج از زنجیره عمودی فرماندهی متصل کنید. این می‌تواند به معنای کار کردن با مخاطبان داخلی و خارجی سازمان باشد. یک مدیر در نقش رابط باید بتواند از طرف سازمان خود با شبکه گسترده‌ای از افراد ارتباط اثربخش برقرار کند. برای مثال، مدیر در نقش رابط ممکن است با یک مشتری ارتباط بگیرد، با یک تامین کننده ملاقات کند یا با یک کارشناس جذب و استخدام همکاری کند. برای تقویت این نقش رابط، یک مدیر باید مهارت‌های حرفه‌ای شبکه سازی را کسب کند.
نقش‌های اطلاعاتی
نقش‌های اطلاعاتی مدیر بر نحوه دریافت و انتشار اطلاعات توسط مدیر تمرکز دارند. نقش‌های بین فردی یا ارتباطی که در بخش قبل بررسی کردیم، زیربنای نقش‌های اطلاعاتی را تشکیل می‌دهند و نقش‌های اطلاعاتی نیز پایه و اساس نقش‌های تصمیم گیری را فراهم می‌کنند که در قسمت بعدی به آن‌ها خواهیم پرداخت. نقش‌های ارتباطی به سه دسته کلی تقسیم می‌شوند که در هر کدام آن‌ها، مدیر در قالب پلی برای انتقال اطلاعات بین کارکنان سازمان ایفای نقش خواهد کرد.
نقش پایش کننده (گیرنده)
اگر شما مدیر بخشی مانند مدیر محصول یا مدیر پروژه باید عملکرد تیم خود را نظارت کنید، نسبت به هر آن‌چه در گوشه و کنار سازمان اتفاق می افتد آگاهی داشته باشید، اطلاعات مرتبط با صنعت خود را جست‌وجو کنید و به دنبال تغییرات محیط سازمان باشید. یک مدیر در نقش پایش کننده نیاز دارد تا اطلاعات مهم و غیرمهم را از یک‌دیگر تشخیص دهد؛ این اطلاعات الزاما نباید واقعی باشند.
برای آگاهی بیشتر از جریان اطلاعات بین کارکنان و گروه‌های فرعی، مدیر می‌تواند شایعات و گمانه‌زنی‌ها را نیز مد نظر داشته باشد. مدیر در نقش گیرنده اطلاعات ممکن است وظایفی مانند گفت‌وگو با یکی از اعضای شبکه خود، تحقیقات آنلاین و خواندن گزارشات را به انجام برساند. زمانی که اطلاعات را جمع آوری کردید، نوبت به انتشار آن‌ها می‌رسد که پایه و اساس نقش بعدی است.
چگونه نقش مدیر پایش کننده را در خود تقویت کنیم؟
نقش پایش کننده اطلاعات نیازمند مهارت‌های مشخصی است؛ برای مثال مدیر در نقش گیرنده باید بیاموزد که چطور اطلاعات را به روش اثربخش جمع آوری کرده و چطور بر انباشت اطلاعاتی غلبه کند. هم‌چنین، باید نسبت به استراتژی‌های مطالعاتی آگاهی داشته باشد تا اطلاعات را به سرعت و جامعیت پردازش کرده و بیاموزد که اخبار دست اول صنعت خود را به سرعت دریافت کند.
نقش اشاعه دهنده
اشاعه دهنده یا پخش کننده اطلاعات کسی است که نقش تبادل اطلاعات بین اعضای تیم و کارکنان سازمان را برعهده دارد. این‌جا جایی است که شما به عنوان مدیر، وظیفه رساندن اطلاعات لازم را به همکاران و تیم خود ایفا می‌کنید. برخی از فعالیت‌های مدیر در این نقش عبارت‌اند از به اشتراک گذاری برنامه سالانه شرکت با تیم خود یا آگاهی بخشی به اعضای تیم درباره تغییر ساختار تیم‌ها در جهت هم‌خوانی با استراتژی جدید سازمان.
برای تقویت مهارت‌ها و توانایی خود برای ایفای این نقش از نقش‌های مدیریت، لازم است یاد بگیرید که چطور اطلاعات و دیدگاه‌های بیرونی را به شکلی اثربخش منتقل کنید؛ برای رسیدن به این جایگاه، داشتن مهارت بالای ارتباطات حیاتی بوده و نقشی کلیدی ایفا می‌کند.
نقش سخنگو
به عنوان یک مدیر، هر وقت اطلاعاتی را به افرادی خارج از تیم خود انتقال دهید، نقش سخنگو را ایفا کرده‌اید؛ حالا این عملکرد می‌تواند به صورت کتبی یا شفاهی صورت گرفته باشد. نقش سخنگو برای یک مدیر از اهمیت خاصی برخوردار است، چرا که در این نقش، مدیر مسئولیت آن‌چه از سازمان به محیط بیرونی انتقال می‌یابد را بر دوش دارد و می‌تواند تاثیر زیادی در تصویر بیرونی سازمان داشته باشد.
در قالب این نقش، مدیر انجام وظایفی مانند انجام یک مصاحبه مطبوعاتی، جلسه با یکی از تامین کنندگان درباره برنامه‌های جدید سازمان و صحبت در یک کنفرانس عمومی را بر عهده دارد. برای اجرای هر چه بهتر این نقش، در جایگاه مدیر لازم دارید تا بدانید چطور سازمان خود را در یک کنفرانس معرفی کنید، از مهارت‌های ارائه اثربخش برخوردار باشید و از استراتژی‌های همکاری با رسانه‌ها و مطبوعات آگاهی داشته باشید.
نقش‌های تصمیم گیری
تمامی نقش‌هایی که تاکنون به توضیح آن ها پرداختیم، زیربنای ایفای صحیح نقش‌های تصمیم گیری را تشکیل می‌دهند. برای این‌که یک مدیر بتواند به درستی تصمیم گیری کند باید از طریق ارتباط با افراد مختلف اطلاعات مفیدی را به دست آورده باشد. نقش‌های تصمیم گیری از نقش‌های مدیریت از مهم‌ترین نقش‌های یک مدیر از نگاه مینتزبرگ هستند و نشان می‌دهند که یک مدیر چگونه از پس تصمیم گیری‌های گوناگون برمی‌آید.
نقش کارآفرین
مدیری که نقش کارآفرین را ایفا می‌کند، باید ایده‌های جدید و نوآورانه‌ای را برای بهبود محصولات، خدمات و فرآیند‌های سازمان توسعه داده و هم‌چنین باید به تغییر عوامل و شرایط بازار به سرعت واکنش نشان دهد. در حقیقت، مدیر در نقش کارآفرین کسی است که داوطلبانه تغییرات را آغاز کرده و آن‌ها را در سازمان کنترل می‌کند.
در این راستا کارآفرین باید مسائل مختلف را حل کرده، ایده پردازی کند و ایده‌های خود را از طریق رهبری اعضای سازمان پیاده سازی کند. در جایگاه یک مدیر کارآفرین، شما ممکن است وظایفی مانند ایده‌یابی برای بهبود یک فرآیند، پیدا کردن فرصتی برای کاهش هزینه‌ها و حل مشکلی که برای مدتی طولانی وجود داشته را برعهده داشته باشید.
چگونه نقش مدیر کارآفرین را در خود تقویت کنیم؟
برای بهبود توانایی خود در ایفای این نقش، باید مهارت مدیریت تغییر را بیاموزید و همین‌طور بدانید که در زمان اجرای تغییرات در سازمان چه کارهایی را نباید انجام دهید. هم‌چنین باید مهارت‌های حل مسئله و خلاقیت را در خود تقویت کنید تا بتوانید ایده‌های جدید را کشف کرده و شکلی موفقیت آمیز آن‌ها را پیاده سازی کنید.
نقش مهارکننده آشوب
مهارکننده آشوب کسی است که به مشکلات، مسائل، اختلافات، مشاجره‌ها یا موانعی که سر راه تیم ایجاد می‌شود واکنش مناسب نشان می‌دهد. این اختلالات ممکن است ناشی از عوامل بیرونی یا درونی سازمان باشند. زمانی که تیمی به بن‌بست می‌خورد، مدیر باید مسئولیت حل این مسئله را بر عهده بگیرد و در نقش مهارکننده آشوب ظاهر شود.
وظایف و مشکلاتی که مدیر در نقش مهارکننده آشوب با آن‌ها سروکار دارد مواردی مانند پادرمیانی کردن برای حل و فصل مشاجره‌ای بین کارکنان یا کمک سریع به تیم جهت انطباق با شیوه کار از خانه در زمان شیوع همه گیری‌ها را شامل می‌شوند. برای داشتن عملکرد صحیح در نقش مهارکننده آشوب، یک مدیر باید مهارت حل تعارض را بیاموزد، بداند که چطور تعارض و اختلافات را در تیم مدیریت کند و هم‌چنین در مدیریت احساسات بین اعضای تیم ماهر شود.
به خاطر داشته باشید که در مواجهه با چالش‌ها و تغییرات، کارآفرین کسی است که داوطلبانه تغییر را آغاز می‌کند اما مهارکننده آشوب عملکردی معکوس دارد و در جهت ثابت نگه داشتن شرایط محیط تلاش می کند. این معنای وجود تناقض در نقش‌های مدیریت نیست، بلکه هر دو فرایند ایجاد تغییر و مقابله با آن در شرایط خاص خود برای حفط عملکرد و خلاقیت تیم ضروری هستند.
نقش تخصیص دهنده منابع
یکی از مهم‌ترین نقش‌های مدیریت، نقش تخصیص دهنده منابع است که در عمل دارای حساسیت بسیاری است و مهارت بالا در انجام آن می‌تواند برای یک مدیر و حتی سرنوشت یک سازمان تعیین کننده باشد. تخصیص دهنده منابع بودن به این معنا است که شما باید تصمیم بگیرید که چطور بودجه موجود را به افراد و تیم‌ها اختصاص دهید. این نقش از نقش‌های مدیریت مهارت‌هایی مانند برنامه ریزی، زمان بندی و تخصیص درست منابع را نیاز دارد.
در این نقش مدیر باید شناخت خوبی از تیم‌ها و فعالیت‌های آنان داشته باشد تا بخش‌هایی که در تخصیص بودجه ارجحیت دارند را به درستی شناسایی کند. برای ایفای صحیح این نقش از نقش‌های مدیر، لازم است که مدیر از دانش و مهارت‌هایی مانند مدیریت بودجه، کاهش هزینه‌ها و اولویت بندی برخوردار باشد تا بتواند به بهترین شکل ممکن بودجه را بین تیم‌ها تقسیم کند. در این مورد مدیر می‌تواند از روش آنالیز VRIO برای گرفتن بهترین نتیجه از منابع موجود بهره ببرد.
نقش مذاکره کننده
یکی از مهم‌ترین نقش‌های مدیریت، نقش مذاکره کننده است. یک مدیر هر زمانی که در یک گفت‌وگوی حساس و شکل دهنده معامله شرکت و آن را هدایت کند، نقش مذاکره کننده به خود می‌گیرد. حال این مذاکره می‌تواند با مشتریان، تامین کنندگان، افرادی که در مرحله استخدام هستند یا سایر افراد از هر بخش و موقعیتی باشد.
برای مثال، مدیر در زمان چانه زنی برای تعیین حقوق برای یک کارمند جدید یا بستن قرارداد با یک تامین کننده، نقش مذاکره کننده از نقش‌های مدیریت را بر عهده می‌گیرد. ایفای نقش مذاکره کننده آن هم به شکلی اثربخش، نیازمند یادگیری مهارت مذاکره برد-برد و چانه زنی هوشمندانه است. هم‌چنین یادگیری تکنیک نقش آفرینی (role playing) می‌تواند در پیشبرد حرفه‌ای مذاکرات یاری دهنده باشد.
نکاتی که باید به خاطر داشته باشید
شما می‌توانید زمانی که به ارزیابی مهارت و صلاحیت‌های مدیریتی خود یا دیگران می‌پردازید از الگوی نقش‌های مدیریت مینتزبرگ استفاده کنید. برای شروع، می‌توانید به توانایی خود در ایفای هر یک از نقش‌ها نمره‌ای اختصاص دهید، سپس نمره هدف و میزان توانمندی لازم در هر نقش را تعیین کرده و بعد از آن به برنامه ریزی برای تقویت نقش‌های ضعیف و یادگیری مهارت‌های ضروری بپردازید.
به یاد داشته باشید:
- اگر هنوز یک مدیر نیستید، سعی کنید مانند یک مدیر رفتار کنید.
- خودتان را صادقانه بررسی و آنالیز کنید و نسبت به نقاط ضعف خود آگاهی پیدا کنید.
- به یاد داشته باشید که مدیران تنها بر مسائل تکنیکی و فنی متمرکز نیستند.
- روابط بین فردی و مهارت‌های ارتباطی برای ایفای نقش‌های مدیریت بسیار ضروری هستند و یادگیری چگونگی پیاده سازی آن‌ها در فرایند مدیریت از اهمیت بسزایی برخوردار است.
در این مقاله به بررسی مدل نقش‌های مدیریت از نگاه مینتزبرگ پرداختیم و با نگاهی دقیق‌تر با ابعاد مختلف وظایف و توانمندی‌های یک مدیر شایسته آشنا شدیم. مدیریت دانشی است که می‌تواند برای همه‌ی افراد، فارغ از داشتن منصب مدیریت مفید و کمک کننده باشد، در هر حال به انجام رساندن فعالیت‌هایی مانند مذاکره، حل اختلافات و پایش محیط اطراف تنها به حیطه مدیریت مربوط نیستند و بسیاری از ما در زندگی روزمره بدون آن‌که اطلاع داشته باشیم به ایفای این نقش‌ها می‌پردازیم.
از این جهت یادگیری و تقویت مهارت‌هایی که در بالا به تفصیل به آن‌ها اشاره کردیم می‌تواند در موفقیت فردی و کاری هر کسی تعیین کننده باشد. شما چه فکر می‌کنید؟ آیا این وجود یا فقدان این مهارت‌ها توانسته در عملکرد شما تعیین کننده باشد؟ اگر یک مدیر هستید، اهمیت نقش‌های مدیریت در بهبود عملکرد خود را چطور ارزیابی می‌کنید؟ در قسمت نظرات می‌توانید تجربه‌ها و سوالات خود را با ما و دیگران به اشتراک بگذارید و اگر این مطلب برای شما سودمند بود، خوشحال می‌شویم که آن را با دوستان خود به اشتراک بگذارید!