بدون شک نقطه اوج استفاده از فضاهای ارائه دهنده‌ی وبینار و تماس‌های ویدیویی جمعی را می‌توان ظهور ویروس کرونا دانست. با گسترش این ویروس و دورکار (Remote) شدن بسیاری از کسب و کارها و کارمندان مختلف، پلتفرم‌های ارائه دهنده‌ی سرویس‌های تماس ویدیویی گروهی مثل گوگل میت (Google Meet)، اسکایپ (Skype) و… بیش از پیش محبوب شدند. علت اصلی این مساله در دسترس بودن آن برای همه کارکنان و شرکای یک کمپانی است. البته که تنها کاربرد وبینار برای کمپانی‌ها نیست! در ادامه با همراهی ما در این مقاله تمام چیزهایی که درباره وبینار لازم دارید بدانید را با یکدیگر مرور می‌کنیم.
وبینار چیست؟
عبارت وبینار (Webinar) از عبارت (Web-based Seminar) برگرفته شده است که بیانگر مفهوم سمینار بر پایه وب است. یعنی هر دوره، سمینار، جلسه یا رویداد آنلاینی که تحت حوزه وب برگزار می‌شود را وبینار می‌گویند. البته که برگزاری این رویدادهای آنلاین، نیازمند ابزار و نرم‌افزارهای ویژه‌ای هستند که در ادامه آن را بررسی خواهیم کرد.
به طور کلی وبینار یک یا چند میزبان یا هاست خواهد داشت که توانایی به اشتراک گذاشتن صدا، ویدیو، فایل‌های پی‌دی‌اف یا پاورپوینت یا هر محتوای چند رسانه‌ای دیگری برای ارائه موضوع مورد نظر دارند را داشته باشند. از طرفی امکان حضور داشتن عده‌ای میهمان نیز در وبینار وجود دارد که به عنوان “صرفا مشاهده کننده” می‌توانند در کلاس شرکت کرده و با اجازه گرفتن از میزبان میکروفون خود را برای به اشتراک گذاشتن نظرات خود روشن کنند. البته در تمام طول مدت برگزاری وبینار، همه اعضا، چه میزبان و چه میهمان، امکان استفاده از فضای چت (Chat) تعریف شده را خواهند داشت. لازم به ذکر است که برخی از پلتفرم‌های وبینار می‌توانند چت خصوصی نیز ارائه دهند.
کاربردهای وبینار کدامند؟
امروزه استفاده از وبینار به قدری رایج شده است که حداقل از هر خانه‌ای یک نفر در یک سمینار آنلاین تا به حال شرکت کرده است. یک مثال ساده از آن کلاس‌های دانشگاهی است که در آن چندی پیش شرکت می‌کردید. اما کاربردهای دیگر آن در برگزاری رویدادهای مختلف کمپانی‌های کوچک و بزرگ مشخص می‌شود. به عنوان مثال:
- یک استارت‌آپ که سعی دارد بین‌المللی کار کند و کاراموزهای مختلفی در کشورهای سراسر دنیا دارد.
- یک کمپانی با شعب مختلف در کشور که برای هماهنگی یک برنامه واحد باید با همه شعب در ارتباط باشد.
- شرکت‌های کوچک که نیروی دورکار دارند.
- کسب و کارهایی که به دلایل مختلف مجبور به جلو بردن اهداف خود به صورت ریموت شده‌اند.
- برگزاری جلساتی که در خارج از ساعت کاری است.
- آموزش به دانشجویان، دانش‌آموزان و یا کاراموزان یک مجموعه تحت وبینار نیز انجام پذیر است.
اما اگر اجمالی‌تر بخواهیم به کاربردهای وبینار نگاه کنیم می‌توان گفت از وبینار برای برگزاری پرسش و پاسخ‌ها، چت‌های کاری (چه رسمی و چه غیر رسمی)، رای‌گیری، تحقیق درباره موضوع خاص، آزمایش یک محصول جدید و… دانست.
از چه پلتفرم‌های برای برگزاری وبینار استفاده کنیم؟ (خارجی و ایرانی)
طبیعتا با همه‌گیر شدن یک ابزار تکنولوژی، ارائه دهندگان آن نیز روز به روز افزایش خواهند یافت. از برترین پلتفرم‌های برگزاری وبینار می‌توان به این موارد اشاره کرد:
- گوگل میت (Google meet)
- دمیو (Demio)
- لایو استورم (Live Storm)
- وبکس (WebEx)
- زوم (Zoom)
- اسکایپ (Skype)
- ادوبی کانکت (Adobe connect)
- کلیک میتینگ (Click Meeting)
این‌ها نمونه‌های خارجی فضاهای برگذاری وبینار بود اما بد نیست بدایند که پلتفرم‌های داخلی بسیار خوبی نیز داریم:
- اسکای روم (Sky Room)
- وبرنو (Weberno)
- رومیت (Roomeet)
- ایسمینار (Eseminar)
مزایا و معایب برگزاری سمینار آنلاین
سمینار آنلاین نیز مانند بسیاری از خدمات تکنولوژی مزایا و معایبی دارد که البته در برخی موارد معایب آن را می‌توان بسیار کمتر از یک سمینار حضوری دانست. در مجموع ایده کلی این است که اکثر مردم پاسخ مثبتی به وبینار و برگزاری آنلاین جلسات نسبت به جلساتی که نیازمند حضوری فیزیکی در محل است، دارند.
مزایای وبینار
- دسترسی راحت و بی‌دردسر
- محیط کاربری آسان و قابل فهم
- قابلیت دسترسی به سراسر جهان
- امکان برگزاری جلسات طولانی و چند قسمتی
- امکان ضبط جلسه و ارسال به کسانی که موفق به حضور در وبینار نشده‌اند
- یک ابزار بسیار کاربردی برای بازاریابی و تبلیغات ویدیویی برند
- افزایش دهنده‌ی اعتبار و آگاهی از برند
- امکان تست محصولات جدید در جمعیت کوچک‌تر برای بدست آوردن بازخورد
- کم هزینه بودن برگزاری جلسات
- صرفه‌جویی در زمان
- امکان درامد از طریق برگزاری وبینارهای خصوصی
- مطرح کردن سوالات و ابهامات به صورت لحظه‌ای
- عمده پلفترم‌های این حوزه رایگان‌اند
- حفظ سلامتی و بهداشت شرکت کنندگان در دوران ویروس‌های جهانی
معایب وبینار
- سرعت اینترنت بسیار بر کیفیت وبینار موثر است
- در برخی موارد ارتباط حضوری می‌تواند کاراتر باشد
- در مواردی که وبینار در بستر پلتفرم‌های غیر رایگان برگزار می‌شود، برای شرکت یا برگزاری آن باید هزینه پرداخت
- به ابزارهای هوشمند نیازمند خواهید بود
امکانات، ابزار و سرعت اینترنت چه تاثیری در روند برگزاری رویداد آنلاین دارند؟
همانطور که می‌دانید ابتدایی‌ترین مساله برای برگزاری یک وبینار، دسترسی به اینترنت با سرعت خوب است چرا که میزبانان اقدام به منتشر کردن محتوای چند رسانه‌ای می‌کنند. این محتوا شامل صدا و تصویر است که به دلیل حجم زیادتر نسبت به متن، نیازمند یک دسترسی قابل اطمینان به اینترنت است. از سویی ابزارهای مختلف دیگر از جمله دوربین با کیفیت (که البته این روزها همه گوشی‌ها، تبلت‌ها و لپتاپ‌ها مجهز به دوربین با کیفیت هستند) و میکروفون (که از هندزفری یا هدست نیز می‌توان استفاده کرد) هستند که شما را در برگزاری یک جلسه آنلاین بی عیب و نقص همراهی می‌کنند.
اما امکاناتی که در یک وبینار در اختیار دارید با توجه به پلتفرم انتخاب ممکن است متفاوت باشد. هرچند که در مجموع یک سری امکانات پایه برای همه پلتفرم‌ها ضروری است، چنانچه پلتفرم انتخابی غیر رایگان باشد، برای دسترسی به همه امکانات می‌بایست هزینه‌ای را بپردازید. از جمله امکانات پایه‌ای که ارائه دهنده‌ی وبینار در اختیار شما می‌گذارد عبارتند از:
- ارائه صدای برگزار کننده‌گان – قابلیت دسترسی به شرکت کنندگان برای به اشتراک گذاری میکروفون
- ارائه تصویر برگزار کننده (مانند یک تماس تصویری) – قابلیت دسترسی به شرکت کنندگان برای به اشتراک گذاری وب‌کم
- امکان به اشتراک گذاری فایل ارائه در فرمت‌های مختلف (پی‌دی‌اف، پاورپوینت، ویدیو، عکس و…)
- امکان استفاده از تخته وایت‌برد (به عنوان تخته کار نیز شناخته می‌شود) برای یادداشت نکات
- قابلیت به اشتراک گذاری صفحه دستکتاپ ارائه دهنده در وبینار
- قابلیت روشن بودن دوربین و میکروفون چند شرکت کننده به طور همزمان
نحوه برگزاری و شرکت در وبینار
برای برگزاری یک وبینار باید از طریق یکی از ارائه دهندگان این سرویس یک حساب کاربری بسازید. سپس با توجه به این که ارائه دهنده‌ی وبینار رایگان است یا خیر، پلن‌های پیشنهادی را خریداری کرده و یک اتاق ایجاد می‌کنید. برای به اشتراک گذاشتن این اتاق باید لینک منحصربفرد اتاق را کپی کرده و برای شرکت کنندگان ارسال کنید. البته امکان دعوت مستقیم از طریق ارسال ایمیل یا پیام‌های از پیش نوشته شده نیز وجود دارد که به شبکه‌های اجتماعی همکاران خود ارسال می‌کنید.
برای شرکت در وبینار، نیازی به داشتن یک حساب کاربردی مشخص نیست. اما بهتر است که حساب کاربری داشته باشید تا در زمان ورود خود به جلسه نیازی به وارد کردن اطلاعاتی چون نام و نام خانوادگی نداشته باشید. از طریق لینک دعوت ارسال شده توسط یکی از شرکت کنندگان یا میزبانان وبینار، شما میتوانید به راحتی در این رویداد آنلاین شرکت کرده و از مزایای آن بهره ببرید.
لازم به ذکر است که برخی از لینک‌های دعوتی اعتبار محدودی دارند. مثلا ممکن است یک لینک بعد از گذشت چند دقیقه باطل شده، یا صرفا برای ورود تعداد مشخصی کاربر معتبر باشد. این تنظیماتی است که ارائه دهندگان سمینار آنلاین مشخص می‌کنند. چنانچه با این موضوع برخورد کردید باید به تنظیمات کاربری خود مراجعه کرده تا دسترسی‌ها را تغییر دهید. اما بهتر است بدانید که این نوع لینک‌ها برای بالا بردن امنیت وبینار برگذار شده و جهت عدم اجازه ورود کاربران اسپای (Spy) یا جاسوس به وبینار شما است. البته باید گفت، بسیاری از کمپانی‌های معتبر برای برگزاری جلسات خصوصی خود به صورت آنلاین، از این تنظیمات کمک می‌گیرند.
آیا سرعت رشد وبینار به همین میزان خواهد بود؟
حقیقت امر این است تا زمانی که یک تکنولوژی بالای دست تکنولوژی قدیمی‌تر بلند نشود، مردم همچنان از نسخه‌های قدیمی استقبال می‌کنند. این یعنی، مادامی که چیزی بهتر از وبینار برای برگزاری جلسات به صورت ریموت عرضه نشود، بله سرعت رشد وبینار به همین میزان خواهد بود. کسی چه می‌داند که چه زمان و چه پلتفرمی در آینده جایگزین بسترهای برگزاری وبینار خواهد شد، اما بد نیست بدانیم که حداقل تا 5 سال آینده روند رو به رشدی از وبینار را شاهد خواهیم بود.
نکته اینجاست که وبینار به کسب و کارهای امروزی کمک به سزایی کرد و باعث شد، در دورانی که بسیاری توانایی مدیریت جلسات و حتی آموزش‌های مورد نیاز در کسب و کارشان را نداشتند، به کمک وبینار قدمی محکم در کاهش چشمگیر بیشتر سختیهای دورکاری بردارند. کاری که شاید بدون وجود تکنولوژی و اینترنت، به این راحتیها قابل انجام نبود. امیدواریم شما نیز از مطالعه این مقاله بهره برده و برای برگزاری جلسات خود از وبینار کمک بگیرید چرا که تکنولوژی اینجاست تا با خدمات خود زندگی کاری و تحصیلی ما را آسان‌تر کند.