راهکارهای صحیح مدیریت پروژه های طراحی سایت چیست؟

مدیریت پروژه طراحی سایت شباهت بسیاری به مدیریت پروژه در کارهای عمرانی دارد. تا بحال به فرایند های انجام یک پروژه عمرانی در داخل شهر خود توجه کرده اید؟ مثلا ساختن یک پل یا زیرگذر یکی از موضوعاتیست که ما بارها در طول عمر خود با آن مواجه شده ایم و احتمالا باز هم چنین پروژه هایی را خواهید دید. برای من همیشه آن شمارش گر روزهای باقی مانده به پایان پروژه جالب بوده است! این سوال هم همیشه با من همراه است. چطور می شود که یک پروژه با آن بزرگی، دقیقا بر اساس زمان بندی از پیش تعیین شده مدیران و مهندسان عمران به پایان می رسد ولی پروژه های کوچکتر گاها تا چند برابر زمان گفته شده به طول می انجامد!؟

من مدیر پروژه های بسیاری در حیطه طراحی سایت و اپلیکیشن در مدت ده سال گذشته بوده ام، و به جرات می توانم بگویم که زمان بندی برای اجرای دقیق چنین پروژه هایی گاها تبدیل به کابوسی نافرجام می شود. این موضوع برای برنامه نویسان، طراحان گرافیک و مدیران بخش های مختلف یک شرکت بارها اتفاق افتاده است که در ابتدا برآورد های زمانی خیلی مشخصی از اجرای یک پروژه دارند اما در میانه راه با مشکلات بسیار حادی روبرو می شوند و گاها پروژها هایی هم با شکست روبرو می شوند و همه چیز از ابتدا باید کد نویسی شود!

در این مطلب قصد دارم به جنبه های مختلف، مدیریت پروژه های طراحی وبسایت بپردازم که البته در باقی صنایع هم چنین اصولی را برای موفقیت رعایت می کنند.

همه چیز از ایده پردازی شروع می شود!

بر اساس تکامل تفکر انسانی ما، امروز می دانیم که ایده ذهنی انسان کاملا ریشه های مادی دارد و برای موفقیت ایده های ما باید در واقعیت جامه عمل بپوشند. می دانیم که بر اساس یک رابطه رفت و برگشت انسان ایده های ذهنی بهتری نسبت به گذشته خود و نسل های پیش از خود ارائه می دهد و البته این را هم می دانیم که ایده بر واقعیت تاثیر مستقیم دارد و شرایط واقعی زندگی نیز به همین شکل بر ایده های ما تاثیر می گذارند.

قصدم از گفتن جملات بالا پیچیده کردن ماجرا نبود، برای شروع به ایده پردازی  به تفکری عمیق تر نسبت به آنچه در اطراف ما می گذرد نیاز داریم. اما روش کار برای شناسایی بهترین ایده و پرورش آن برای اجرا چیست؟

بهتر است در ابتدای هر پروژه با هر موضوعی سعی کنید ذهنتان را باز بگذارید و یک بار صفر تا صد انجام آن پروژه را در ذهنتان تصویر کنید. یادداشت برداری کنید و سناریو های مختلفی که ممکن است در  میانه راه با آن برخورد کنید را یادداشت کنید.

تمام تیم انجام پروژه طراحی سایت را جمع کنید و از انها بخواهید در تمام مراحل با هم همکاری کنند. مشاوره تیمی به شما کمک می کند هم ایده های بهتری داشته باشید و هم پتانسیل افراد تیم را بهتر شناسایی کنید. ممکن است در ابتدا این فکر به ذهنتان خطور کند که چنین کاری صرفا اتلاف وقت است اما به شما اطمنینان می دهم که هر چه بگذرد از انجام چنین روشی خشنودتر می شوید.

ایده پردازی با رویا پردازی کاملا متفاوت است، هر ایده ای که بیان می شود باید با روش های مختلف در تیم شما مورد نقد و بررسی قرار گیرد در غیر این صورت شما به بیراهه رفته اید و تنها ایده های شیک بدون قابلیت اجرایی کافی ارائه کرده اید. بگذارید یک خاطره برایتان تعریف کنم تا تفاوت رویا پردازی و ایده را بهتر بفهیمید، چند سال  پیش من یک طراح بسیار فوق العاده در تیم خودم استخدام کرده بودم، ( آن موقع من در حیطه طراحی شهری فعالیت می کردم ) ایده های این دوست عزیز من بسیار وجد آور بود و البته گاها احمقانه! یک روز برای اجرای پروژه گسترش فضای سبز در یکی از مناطق تهران از او خواستم ایده پردازی کند و در نهایت طرح او بیش از ۷۵ درصد منطقه را به فضای سبز تبدیل کرده بود! این یک رویاست، نه ایده ای اجرایی برای گسترش فضای سبز در تهران! در آن شرایط، من برای اجرای چنین ایده ای باید یک انقلاب را رهبری می کردم تا بعد از آن مسئولان را برای تخریب راه و مسکن و … و ایجاد فضای سبز مجاب کنم!

بنابراین ذهنتان را برای ایده پردازی باز بگذارید ولی با واقعیت نیز همراهی کنید!

هدف و میزان بودجه پروژه را در تعامل با مشتری مشخص کنید!

یکی از دلایل به نتیجه نرسیدن پروژه‌های طراحی وب‌ سایت این است که طراح یا گروه طراحی وب و مشتری نتوانسته‌اند اهداف و بودجه مشخصی را برای وب‌سایت موردنظرشان تعیین کنند.

بعد از ایده پردازی به مهمترین محدودیت موجود بشری در زندگی روزمره می رسیم. برای اجرای پروژه چقدر بودجه سازمانی داریم؟ اگر بخواهید بدون برنامه دست به خرج و ایجاد هزینه کنید در انتها باید مبلغی را هم به مشتری پرداخت کنید تا این پروژه به پایان برسد. به همین دلیل با دقت به خواسته های مشتری توجه کنید و دقیقا ببنید او چه می خواهد. هدف نهایی رضایت مشتری شماست بنابراین در این مرحله ممکن است ایده های طراحی وبسایت شما قربانی خواست مشتری هم بشود. منظور من این نیست که اگر مشتری در خصوص موضوعی اشتباه می کند شما هم به اشتباه تفکری او توجه کنید، منظور این است که با مشتری دیالوگ کنید تا اگر اشتباه دیدگاهی دارد با صحبت کردن برایش موضوع شفاف شود.

در ابتدای شروع روند پروژه طراحی وب باید با مشتری درباره مسائل خاصی صحبت کنید:

• از او بپرسید چرا به وب‌سایت اختصاصی نیاز دارد؟
• هدف این وب‌سایت چیست؟ آیا مشتری برای معرفی خودش به این وب‌سایت نیاز دارد؟ آیا نیاز به طراحی فروشگاه اینترنتی دارد؟
• مخاطب هدف مشتری شما چه کسانی هستند؟ دانستن این موضوع از ابتدای شروع کار برای تیم طراحی مهم است چراکه شناخت کافی از مخاطب هدف و مشخصات آن‌ها بر ساختار، نقشه و محتوای سایت تأثیرگذار خواهد بود.
• بودجه موردنظر مشتری برای پروژه طراحی وب‌ سایت چقدر است؟

اگر نتوانید در ابتدای کار، بر سر این موضوع‌ها با مشتری‌تان به توافق برسید، ممکن است در طول انجام پروژه با مشکل مواجه شده و پروژه را به‌صورت کامل از دست بدهید.

گاهی ممکن است اعمال نظر مشتری به حدی بر ذهن طراح شما تاثیر بگذارد که وی گمراه شود و گاها از این مسیر احساس کلافه بودن داشته باشد. شما به عنوان مدیر پروژه باید این فضا را متعادل کنید. اگر دخالت های مشتری زیاد از حد باشد کیفیت کار شرکت شما در نهایت پایین می آید و در بلند مدت به برند شرکت شما ضربه وارد خواهد شد.

برنامه‌ریزی کنید و طبق آن عمل کنید

بعد از آنکه با تعامل و گفت و گو با مشتری هدف و بودجه اجرای طرح را مشخص کردید، نوبت به رنامه ریزی و هماهنگ کردن اعضای گروه هست. برای این کار باید فهرستی مشخص از کارها و وظایف هر شخص ایجاد کرده باشید. مدت زمان احتمالی هر مرحله نیز با توجه به تجربیات شما قابل اندازه گیری است. تخمین این مدت زمان و مشخص کردن وظایف به شما کمک می کند یک برنامه ریز مدون و دقیق از آنچه در طول پروژه باید انجام شود، داشته باشید.

در تدوین این برنامه، تصویر ذهنی مشتری از آنچه که می خواهد باید در پوشه ای جدا قرار گرفته باشد و هر گونه تغییر خواست مشتری به صورت جزییات کامل در آن وارد شود. این اسناد در میانه پروژه به شما کمک می کند مقصد نهایی پروژه را راحت تر تشخیص دهید.

برای اینکه پروژه در دست انجام را کاملاً یکپارچه پیش ببرید، ابتدا آن را به بخش‌ها و قسمت‌های مختلف تقسیم کرده و برای هرکدام مهلت اتمام تعیین کنید. فرقی نمی‌کند که تیم طراحی‌تان فریلنسر هستند یا همه باهم در یک شرکت مشغول هستید، باید وظایف را به افراد تخصیص داده و مراحل انجام آن‌ها را هم توضیح دهید.

ابزارهای آنلاین مختلفی برای مدیریت پروژه وجود دارد که می‌تواند برای پروژه شما مفید باشد و شمارا از هرگونه سردرگمی احتمالی یا فراموش کردن کارها نجات دهد.

رهبر گروه باشید، ولی دیکتاتور نه!

شما به عنوان مدیر پروژه طراحی سایت در تعامل با پرسنل خود و مشتریان به صورت مستقیم خواهید بود. در بسیاری از پروژه ها مشتریان نمی دانند که دقیقا چه چیزی می خواهند و درک واضح و شفافی از نیازهایشان ارائه نمی کنند. برخی هم فکر می کنند بهترین ایده دنیا را دارند و با این ایده یک استارت آپ جهانی به راه می اندازند! این موضوع پایه و اساس گیج و گمراه شدن تیم شما خواهد بود که در نهایت اگر توسط شما مدیریت نشود یک پروژه را به شکست خواهد رساند! در چنین شرایطی باید رهبری و هدایت تیم خود را به دست بگیرید و سعی کنید تمام تجربیات خود را به مشتری انتقال دهید تا او هم شناخت دقیق تری از نیازش بدست آورد. شما باید تلاش کنید مشتری و خواست و نیاز او را درک کنید و به تیم طراحی خود انتقال دهید.

شاید این موضوع در ذهن کار راحتی باشد اما سخت ترین قسمت ماجرا همین مدیریت فضای ارتباطی میان مشتری و تیم طراحی سایت است.

از سوی دیگر گاهی لازم است که تیم طراحی سایت را به صورت مستقیم با مشتری روبرو کنید و در یک جلسه دوستانه خواست های مشتری با نکات فنی تیم طراحی سایت را به اشتراک بگذارید. گاهی وقتها تیم شما ممکن است فکر کند که پروژه به پیش نمی رود و احساس ناامیدی داشته باشند، وظیفه مدیر پروژه توضیحات کافی ارائه دادن به تیم خود برای همراه کردن آنها در مسیر پروژه است. یادتان باشد یک مدیرپروژه موفق باید روان شناس خوبی هم باشد، تعاملات مثبت با گروه داشته باشد و البته دیکتاتور هم نباشد!

سازگاری و منعطف بودن

انتظار معمول این است که مدیر پروژه همیشه یک قدم از کل اعضای تیم جلوتر باشد. ولی این موضوع منجر به اصرار بیهوده مدیریت شما بر اصول خشک و نا مربوط نشود. شما هم یک انسان با تمام محدودیت های ذاتی ذهن هستید و قرار نیست همه چیز را از قبل بدانید! باهوش و زیرک باشید اما دگم رفتار نکنید، یادمان باشد که شما هم در طول انجام پروژه از اعضای دیگر تیم موضوعات زیادی یاد خواهید گرفت.

همچنین برای بررسی دقیق فرایند انجام پروژه، اهدافتان را به بخش های کوچکتر تقسیم نموده و هربار یکی از آن ها به نتیجه رسید، جشنی کوچک ترتیب دهید تا گروه احساس موفقیت داشته باشد. ضمن اینکه لازم است هر از چندگاهی مجدد وظایف افراد را به آن ها یادآوری نمایید تا هماهنگی کارها به درستی رخ دهد.

اگر دوست دارید با تیمی حرفه ای پروژه طراحی سایت خود را آغاز کنید با ما تماس بگیرید. یک تیم خلاق و پر انرژی در شرکت پیام آوا آماده ارائه کلیه خدمات طراحی سایت شرکتی، فروشگاهی، طراحی اپلیکیشن و سئو سایت به شما عزیزان است.

نوشته راهکارهای صحیح مدیریت پروژه های طراحی سایت چیست؟ اولین بار در طراحی سایت | طراحی وب سایت | شرکت طراحی سایت | بهترین شرکت طراحی سایت در تهران پدیدار شد.