اگر تا به حال با راه حل‌های سازمانی و روش‌های حل مساله در کسب و کارهای مختلف سر و کار داشته‌اید، به احتمال زیاد برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) یا شنیده‌اید، یا درباره آن اطلاعات مختصری دارید؛ برنامه‌ریزی منابع سازمانی ERP مختصر شده‌ی عبارت Enterprise Resource Planning بوده و در زمان مدیریت جوانب مختلف منابع یک سازمان، به داد مسئولان می‌رسد.
در واقع، ERP به یک مجموعه از نرم‌افزارهای مختلف که برای اجرای هر بیزینسی ضروری است، اشاره دارد. البته نرم‌افزارها اینجا هستند تا پروسه مدیریت و برنامه‌ریزی را برای فرد مسئول آسان و سریع‌تر کنند. از نرم‌افزارهای حسابداری بگیرید تا ارزیابی و نظارت بر منابع انسانی و حتی مدیریت منابع کالایی (مثل انبارهای بیزینس‌هایی که با کالاهای مختلف سر و کار دارند) همه و همه در مجموعه نرم‌افزارهای برنامه‌ریزی منابع سازمانی جمع می‌شوند.
به طور ویژه‌تر، نرم‌افزارهای برنامه‌ریزی منابع سازمانی به مدیران کمک می‌کنند تا اطلاعات دقیق، لحظه‌ای و کاملا قابل فهم را از روند کلی در مجموعه کسب کنند. این یعنی سازمانی که از ERP استفاده می‌کند، چندین قدم از سازمانی که از آن استفاده نمی‌کند جلوتر خواهد بود.
تاریخچه برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP)
برای اولین بار، سیستم‌هایی که ERP را به مردم ارائه می‌دانند در دهه ۱۹۶۰ راه‌اندازی شد. این سیستم مربوط به شرکت IBM بود و زمانی که بازخورد به شدت مثبتی از آن گزارش شد، رفته رفته کمپانی‌های بزرگ به این فکر افتادند تا آن‌ها هم از این سیستم‌ها استفاده کنند. البته نسخه ابتدایی برنامه‌ریزی منابع سازمانی، صرفا به مدیریت کالاهای انبار خلاصه می‌شد، اما در آپدیت‌های بعدی، سیستم‌های حسابداری، مدیریت منابع انسانی و… نیز به آن افزوده شد.
حضور هوش مصنوعی و ماشین لرنینگ را نیز می‌توان انقلابی بزرگ در این سیستم‌ها دانست چرا که امروزه به کمک هوش مصنوعی، ERPهای موجود برای استفاده، تقریبا بی‌نقص هستند. این یعنی تصمیم‌گیرندگان و مسئولان یک سازمان، به جای تمرکز بر روی مسائلی که با این سیستم قابل پیگیری و حل هستند، زمان خود را به مدیریت مسائل مهم‌تری از جمله حدود بودجه و سوددهی، نیروی کار و روند کلی پیشرفت پروژه‌ها، اختصاص دهند.
مزایا و معایب به کارگیری سیستم‌های ERP
وقتی از ERP حرف می‌زنیم، جامعیت میان نرم‌افزارها برایمان اهمیت دارد؛ یعنی اگر بخواهیم ERP را با نرم‌افزارهای مختلف جایگزین کنیم؛ این احتمال وجود دارد که نرم‌افزارهای مختلف با هم تداخل داشته باشند و اطلاعات خروجی برنامه‌ها با هم ضد و نقیض باشند؛ از سوی دیگر هر نرم‌افزار به اوپراتور خاص خود احتیاج دارد و احتمال ناسازگاری این اوپراتورها نیز هست!
بنابراین جامعیت از بین خواهد رفت. این در حالی است که برنامه‌ریزی منابع سازمانی توسط یک سری از نرم‌افزارهای جامع، همه این موارد را از بین خواهد برد. در واقع با ERP فقط یک اپراتور و آن هم مدیر این بخش است که تمامی اطلاعات را بررسی، پیگیری و بهبود می‌دهد؛ به طور کلی مزایای زیر را می‌توان از اصلی‌ترین علل استفاده از برنامه ریز منابع سازمانی دانست:
- افزایش سرعت زمان پاسخ‌دهی
- رشد تعامل در سراسر سازمان
- بهبود مدیریت چرخ سفارش
- کاهش سیکل حساب‌های مالی
- بهبود تعامل با مشتریان
- افزایش کیفیت انتقالات
- بهبود تعامل با تأمین‌کننده
- کاهش هزینه‌های مستقیم
- کاهش سطح موجودی
- بهبود سیکل تولید سازمان
البته معایبی هم برای استفاده از برنامه ریز منابع سازمانی گزارش شده‌اند که بد نیست آن‌ها را هم مورد بررسی قرار دهیم. علت اصلی وجود عیب برای این سیستم، عدم بودجه کافی برای تهیه یک ERP خوب است. همین مساله سبب می‌شود مدیران کارایی لازم را از سیستم دریافت نکرده و در نتیجه، به جای داشتن اطلاعات مفید، دائما در حال پیگیری رفع باگ‌های نرم‌افزارها باشند. از این رو توصیه می‌شود، اگر سازمان شما به برنامه‌ریزی منابع سازمانی توسط سیستم دارد، لطفا تحقیقات لازم را پیش از فراهم کردن آن انجام دهید.
از کجا بفهمیم سازمان ما به ERP احتیاج دارد؟
گاهی اوقات پیش می‌آید که به دلیل این که همه چیز در سازمان کاملا درست پیش می‌رود، فکر می‌کنید نیازی به ERP ندارید. اما حقیقت امر این است که ابتدا باید به سوالات زیر پاسخ دهید تا ببینید آیا واقعا به سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی نیاز دارید یا خیر!
آیا مدیریت داده‌ها در سازمان شما، وظیفه سختی است؟
اگر معتقدید ساعات زیادی را صرف مدیریت داده‌های سازمان می‌کنید تا خروجی مطلوب را استخراج کنید، مشکل از بی‌کفایتی و عدم دانش شما نیست! بلکه، در برخی موارد مدیریت داده‌ها به قدری سخت و پیچیده خواهد شد که یک فرد به راحتی از پس آن بر نمی‌آید. همین امر سبب می‌شود به نیروی کار بیشتری برای پیش بردن کارها احتیاج داشته باشد. اما جایگزین بهتر، یک سیستم مدیریت منابع انسانی است که نه تنها نیروی کار بیشتر را تقاضا نمی‌کند، بلکه ساعت‌ها تلاش مدیر را به دقیقه‌ها کاهش می‌دهد. البته که خروجی کار بسیار قابل اطمینان‌تر نیز خواهد بود.
یک نکته دیگر در پاسخ به این مشکل، این است که در بسیاری از موارد، فرد نمیتواند داده‌های بخش‌های مختلف سازمان را با یکدیگر هماهنگ کند. اینجاست که فاجعه اصلی رو شده و احتمال به هم ریختگی در کل سازمان بالا می‌رود. اما سیستم، توانایی این را دارد که اطلاعات مختلف را به سادگی با هم مطابقت دهد و با دسته‌بندی درست آن‌ها، کار را کاملا ساده کند.
آیا برای ایجاد تعادل مالی در سازمان دچار مشکل شده‌اید؟
در برخی موارد، ممکن است از برخی از حساب و کتاب‌ها داده یا سند درستی در دست نداشته باشد. این یعنی گپ مالی در سازمان که طبیعتا ضرر به همراه دارد. مثلا، آیا تا به حال برایتان پیش آمده است که تراکنش‌های درون یا برون سازمانی صورت بگیرد اما مقصد آن نامشخص باشد؟ پس وجود یک سیستم که کوچکترین ورود و خروج‌های مالی را پیگیری کند، اصل اساسی در جلوگیری از ضرر احتمالی خواهد بود.
آیا برای ماندن در عرصه رقابت، شدیدا می‌جنگید؟
طبیعتا از مدل کسب و کار شما و خدمات و محصولاتی که برای مشتری در نظر گرفته‌اید، حداقل یک نمونه دیگر در بازار موجود است. حالا یا این کسب و کار از شما کپی کرده، یا شما از او. اما بحث اصلی، رقابت درست و ماندن در میدان تلاش برای رسیدن به مشتری بیشتر و راضی‌تر است. این رقابت چه زمانی درست پیش می‌رود؟ دقیقا! زمانی که شناخت درستی از جوانب مختلف سازمان خود و البته رقیب داشته باشید.
این کاری است که سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمان برایتان انجام می‌دهد. یک آنالیز دقیق از فرصت‌های موجود برای شکست رقیب، یعنی دقیقا همان چیزی که برای زنده ماندن در عرصه جذب مشتری، نیاز دارید.
آیا سخت در تلاشید تا مشتری را راضی نگه دارید؟
همیشه حق با مشتری است! جمله‌ای که هر کسب و کاری، از کوچک گرفته تا بزرگ، به آن معتقد است. اما چرا؟ چون سرمایه اصلی سازمان از فروش محصول یا خدماتی است که به مشتری ارائه می‌کند. مادامی که مشتری از یک سازمان راضی باشد، علاقه‌ای به تعویض شما با یک سازمان مشابه نخواهد داشت. اما وای به حال سازمانی که مشتری را راضی نگه ندارد! در این صورت نه تنها مشتری را دو دستی به رقیب تقدیم کرده‌اید (تقویت رقیب) بلکه یکی از منابع درامدی سازمان را حذف کرده‌اید (تضعیف خود).
پس باید گفت، به سیستم ERP نیاز خواهید داشت تا یک استراتژی مناسب برای راضی نگه داشتن مشتری ابداع کنید؛ یادتان باشد که برنامه ریز منابع سازمانی، به سازمان شما نگاه ریزبینانه‌تری داشته که عملکرد را تا حد ممکن افزایش دهد.
چطور یک برنامه‌ریزی منابع سازمانی مناسب با کسب و کارمان راه‌اندازی کنیم؟
وقتی پای مجموعه‌های نرم‌افزاری وسط می‌آید، انتخاب میان ارائه‌دهندگان مختلف ممکن است کمی دشوار به نظر برسد. نکته مهم این است که بدانید دقیقا چه چیزی می‌خواهید؟ ناگفته نماند که دانستن اطلاعات زیر در انتخاب بهترین سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی به شما کمک به‌سزایی خواهد کرد:
- به‌دقت ارائه‌دهندگان مختلف ERP را بررسی کنید تا تفاوت‌های آن‌ها را نسبت به هم بیابید.
- موردی که بهترین خدمات و نزدیک‌ترین آن‌ها به خواسته‌های شما را ارائه می‌کند انتخاب کنید.
- به یاد داشته باشید که برخی از نرم‌افزارها نیاز به آموزش تخصصی دارند، پس آموزش هم مهم است.
آیا وجود برنامه‌ریزی منابع سازمانی تضمین کننده‌ی موفقیت پروژه‌ها است؟
متاسفانه خیر! اما می‌تواند درصد ابتلا به شکست را به راحتی کاهش دهد. به عبارت دیگر، اگر بدون ERP سازمان شما احتمال ۸۰ درصد شکست در یک پروژه بسیار سودآور را داشته باشد، با وجود ERP این نرخ به ۲۰ درصد می‌رسد. دلیل این موضوع این است که برنامه‌ریزی مناب سازمانی مهم است، اما همه چیز نیست.
اگر نیروهای ناکارامد، آموزش ندیده و غیرحرفه‌ای در تیم دارید، باید بدانید بخش زیادی از این ۲۰ درصد احتمال شکست، به دلیل ریسک‌هایی است که آن‌ها برایتان ایجاد می‌کند. بخش کوچکی از این ۲۰ درصد هم استراتژی‌های غلط یا ظهور یک رقیب به مراتب قدرتمندتر اختصاص می‌یابد. در مجموع، نرخ شکست، با در نظر گرفتن بهترین حالات، باز هم صفر نمی‌شود! پس تلاش کنید به جای از بین بردن کامل نرخ شکست که امری غیرممکن است، به کمک برنامه‌ریزی منابع سازمانی، آن را به صفر نزدیک کنید، که امری کاملا ممکن است.