مدیریت یک کسب و کار اساسی ترین رکن کسب و کار است. در صورتی که مجموعه ها از یک برنامه مدون پیروی نکنند و هیچگونه نظارتی بر روی امور پیش رو نباشد ، چه چیزی تضمین کننده پشرفت مجموعه خواهد بود؟ در این زمان است که استفاده از ابزار مدیریت پروژه توصیه می شود.
زمانی که صحبت از ابزار مدیریت پروژه به میان می آید بسیاری از افراد ظاهر برنامه های PM ( Project Management Software ) که بسیار شبیه جداول excel بود را به خاطر می آورند و به سرعت فکر طراحی یک برنامه اختصاصی مدیریت پروژه به سراغشان می آید.
آیا نرم افزار مدیریت پروژه اختصاصی از الزامات یک کسب و کار است؟
شاید بهتر باشد که این سوال را به گونه ای متفاوت پرسید. چه کسب و کار هایی به یک نرم افزار مدیریت پروژه نیاز دارند؟
مجموعه ها و تیم های بزرگ برای مدیریت پروژه های خود از نرم افزار های اختصاصی استفاده می کنند. اما طراحی نرم افزار مدیریت پروژه اختصاصی برای تیم های استارت آپی و کسب و کارهای کوچک نوپا ، علاوه بر آنکه شاید برای مجموعه از نظر اقتصادی به صرفه نباشد، به دلیل عدم شناخت کافی از کسب و کار و عدم آشنایی اعضای تیم با نحوه مدیریت پروژه ، ممکن است با شکست رو به رو شود.
اما چاره چیست؟ آیا این به این معنی است که برای مدیریت پروژه های کوچک نمی توان و نباید از ابزار مدیریت پروژه استفاده کرد؟
ابزارهای مدیریت پروژه برای تعیین مسئولیت ها ، فاز بندی پروژه ، برنامه ریزی زمانی پروژه ، پیشبرد فرآیندها ، هماهنگی اعضای تیم و ….. به کار می رود. بنابراین لازمه هر تیم استارت آپی و کسب و کار کوچکی است که از برنامه مدیریت پروژه استفاده کند. در اینجا می توان از ابزار های مدیریت پروژه رایگان بهره گرفت.
ترلو (Trello) ابزار مدیریت پروژه رایگان محبوب
ترلو یک ابزار تحت وب برای مدیریت پروژه می باشد. از آنجایی که این ابزار به خوبی زبان فارسی را پشتیبانی می کند، می توان گفت که به محبوب ترین ابزار مدیریت پروژه رایگان برای کاربران ایرانی تبدیل شده است.
ترلو محیط کاربری آسانی دارد که به سرعت کار با این ابزار را برای کاربر آسان می کند. همچنین اپلیکیشن این ابزار برای دو سیستم عامل اندروید و ios موجود می باشد.
اساس کار ترلو را می توان به سه بخش تقسیم کرد:
- بورد (board)
- List
- Card
با توجه به این سه قسمت اصلی ، ابزار ترلو را یک ابزار مناسب به
بورد در ابزار مدیریت پروژه ترلو: برای هر پروژه می توان یک بورد در نظر گرفت. ترلو این اجازه را به شما می دهد که در هر بورد به تعداد نا محدود عضو اضافه کنید.
لیست در ابزار مدیریت پروژه ترلو: لیست اضافه کردن در بستر ترلو، تنها با یک کلیک امکان پذیر می باشد و این امکان وجود دارد که برای هر یک از لیست ها خودتان اسم بگذارید. اسامی مانند Task ، to do ، on process ، done و … .
کارت در ابزار مدیریت پروژه ترلو: همانطور که گفته شد ، ترلو کاربری بسیار ساده ای دارد. در هر لیست می توان به تعداد دلخواه و تنها با یک کلیک کارت ایجاد کرد. کارت ها با کلیک و نگه داشتن و جابجایی به آسانی به لیست دیگری قابل انتقال هستند.ویژگی های که برای یک کارت می توان تعریف کرد، مدیریت پروژه را آسانتر می کند. به تعدادی از این ویژگی ها توجه کنید:
- امکان تخصیص یک کارت به تعدادی از اعضا (assign)
- تعریف بازه زمانی برای یک کارت ( due date)
- امکان گذاشتن label بر روی یک کارت
- امکان ضمیمه کردن فایل به صورت عکس ، ویدیو ، فایل متنی و …
- امکان اضافه کردن چک لیست به کارت
- امکان جابجایی یا کپی کردن یک کارت در همان بورد و یا دیگر بوردها
همچنین هر در هر کارت اعضا می توانند نظرات خود را به صورت کامنت برای دیگر اعضا ارسال کنند و حتی با تگ یا mention کردن دیگر اعضا ضمن کامنت گذاشتن ، آنها را از کامنت خود با خبر کنند.
هر بورد یک منو دارد که در آن فعالیت هایی که صورت گرفته را نمایش می دهد. به این صورت اعضای داخل هر بورد می توانند اتفاقات یک بورد را دنبال کنند .
در ادامه با محیط کاربری ترلو بیشتر آشنا شوید:
همه امکاناتی که گفته شد ، به صورت رایگان در اختیار اعضا قرار می گیرد. اما علاوه بر این ابزار رایگان ، افراد می توانند با خرید اشتراک بیزینس کلاس از امکانات دیگری نیز بهره مند شوند. در بیزینس کلاس ترلو ، هر کدام از اعضای بورد ، باید هزینه اشتراک بپردازند . در ازای آن ترلو نیز امنیت اطلاعات آن ها را تضمین می کند.
نوشته چه ابزار مدیرت پروژه ای مناسب کسب و کارهای نوپا و استارت آپ ها است؟ اولین بار در داده پردازان راستین. پدیدار شد.