در این مقاله قصد داریم به معرفی شاخص کلیدی عملکرد (KPI) بپردازیم و آن را مورد بررسی و تحلیل قرار دهیم، تا به حال به این فکر کرده‌اید که اگر برای زندگی خود هدفی نداشته باشید چه اتفاقاتی خواهد افتاد؟ اهداف زندگی شما تا چه اندازه بزرگ است و چگونه در جهت رسیدن به آن‌ها گام برمی‌دارید؟ آیا تا به حال برای اهداف خود برنامه‌ریزی کرده‌اید؟ اگر در زندگیتان به هدفی رسیده‌اید و یا در حال دستیابی به هدفی خاص هستید، نتایج آن را تا چه اندازه برای زندگی خود مفید می‌دانید؟
قاعدتا بدون داشتن برنامه‌ریزی و سنجش عملکردتان نمی‌توانید گام‌های بعدی برای رسیدن به موفقیت را طی کنید. در واقع به زبان ساده‌تر بگوییم، بدون اندازه‌گیری میزان تلاش و عملکردتان در طول رسیدن به یک هدف و مقایسه میزان پیشرفتی که نسبت به زمان گذشته داشته‌اید فرایند تصمیم‌گیری برای اقدامات بعدی سخت‌تر خواهد شد و به عبارتی ممکن است اهداف بعدی‌تان را نیز اشتباه مشخص کنید.
شاخص کلیدی عملکرد چیست؟
این‌روزها از واژه شاخص کلیدی عملکرد در سازمان‌ها بسیار زیاد استفاده می‌شود. شاخص کلیدی عملکرد به عواملی گفته می‌شود که قابل اندازه‌گیری هستند و عملکرد شما برای رسیدن به یک هدف را سنجیده و مورد بررسی قرار می‌دهند. به وسیله این عوامل می‌توانید بفهمید تا چه اندازه برای رسیدن به تارگت‌های خود و سازمانی که در آن مشغول فعالیت هستید، موفق بوده‌اید. این کلمه جادویی مخفف Key Performance Indicator است که مشخص می‌کند تا عملکرد شما برای رسیدن به اهداف سازمان قابل قبول بوده است یا خیر و آیا این عملکرد نسبت به زمان گذشته و فعالیت‌های گذشته شما چه تغییراتی داشته است و آیا پیشرفتی صورت گرفته یا خیر؟
به نقل از ویکی‌پدیا، شاخص عملکرد یا شاخص کلیدی عملکرد، پارامتری قابل اندازه‌گیری برای عملکرد است، که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرایند دستیابی به اهداف سازمانی را تعریف و اندازه‌گیری کنند. زمانی که یک سازمان، مأموریت خود را تحلیل کرده باشد، همه ذینفعان مشخص شده و اهداف سازمانی نیز تعریف شده باشند، ابزاری برای اندازه‌گیری میزان دسترسی به این اهداف لازم است، که شاخص‌های کلیدی عملکرد، این ابزار را فراهم می‌نمایند.
جالب است بدانید که KPI خود شامل انواع مختلفی است که کار شما را برای شناسایی آن‌ها بسیار راحت کرده است.
شاخص کلیدی عملکرد شامل چه چیزهایی است؟
برای بررسی و محاسبه‌ی KPI باید ۵ موضوع را مد نظر قرار دهید، ورودی‌ها، فرایندها، خروجی، نتایج و پروژه که در ادامه بیشتر آن‌ها را بررسی می‌کنیم و با یک مثال آن را بری شما توضیح خواهیم داد.
ورودی‌ها
ورودی‌ها شامل عواملی هستند که میزان استفاده منابع اصلی را مشخص می‌کنند. در واقع در این قسمت باید مشخص شود که چه منابعی برای رسیدن به تارگت اصلی شما مصرف شده‌اند و این منابع تا چه اندازه‌ای صرف رسیدن به اهداف سازمان شما شده است؟
فرایندها
قاعدتا وقتی از منابعی به عنوان ورودی یک کار استفاده می‌شود، فرایندی برای کار اصلی و عملکرد شما اجرا می‌شود که میزان خوب بودن و کیفیت این فرایند نیز در این قسمت قابل مشاهده و اندازه‌گیری می‌باشد.
خروجی
حاصل اجرای یک فرایند خروجی آن است که مشخص می‌کند که نتیجه اجرای یک فرایند و پردازش و استفاده از ورودی‌ها چه چیزی بوده است. در واقع خروجی نتیجه‌ی اولیه از کاری است که انجام شده!
نتایج
در این قسمت نتایج مورد بررسی و ارزیابی قرار می‌گیرند و تمرکز بر روی نتایج به‌دست آمده، است.
پروژه
در این قسمت مشخص می‌شود که پروژه شما در چه وضعیتی قرار دارد. آیا ناقص است و یا به اتمام رسیده است؟ چه نقاط ضعف و قوتی دارد و برای رفع نقاط ضعف و بهبود نقاط قوت چه اقداماتی باید انجام داد؟
فرض کنید کار اصلی شما تولید کفش چرم باکیفیت با برند مخصوص سازمانتان است. ورودی‌ها قاعدتا منابعی مانند تأمین‌کنندگان و کیفیت و… چرم هستند که نقش بسیار مهمی در نتیجه کار دارند. فرایند نیز همان مراحل اجرا و دوخت و ساخت کفش و استفاده از دستگاه‌های مختلف برای ساخت یک محصول مرغوب بوده و خروجی نیز کفش چرمی است که قرار است بررسی شود.
حال نتایج به معنای این است که کفش به دست مشتریان رسیده و میزان فروش شما مشخص شده است و همچنین میزان رضایت مشتریان نیز در این مرحله قابل اندازه‌گیری بوده و مشخص می‌شود .
در قسمت پروژه نیز با توجه به نتایج کار و نقاط قوت کفش، می‌توانید اقدامات استراتژیکی در جهت بازاریابی برای محصول و روش‌های مختلف دیگر برای فروش کفش انجام دهید.
شاخص کلیدی عملکرد چه نقشی در دستیابی به اهداف سازمان دارد؟
زمانی که از شاخص کلیدی عملکرد استفاده می‌کنید به راحتی می‌توانید اهداف به دست آمده در سازمان خود را اندازه‌گیری کرده و متوجه شوید تا چه میزان در دستیابی به اهداف خود موفق عمل کرده‌اید. زمانی‌که به صورت عینی بتوانید میزان عملکرد خود برای رسیدن به اهداف اصلی را اندازه‌گیری کنید، به راه‌حل‌های خلاقانه‌تری نیز جهت بهبود نرخ تبدیل خواهید رسید. به زبان ساده‌تر به‌وسیله KPI می‌توانید نقاط قوت و ضعف خود و سازمان را شناخته و تصمیمات متفاوت‌تر و راهبردی‌تری برای رسیدن به تارگت‌های سازمان بگیرید.
همچنین با توجه به تحقیقات مختلف در دانشگاه میشیگان و… مشخص شده است که اگر در یک سازمان، کارکنان آن سازمان بدانند که برای رسیدن به چه هدفی در حال تلاش هستند، به انجام کارهای خود متعهدتر شده و احساس مسئولیت بیشتری نیز خواهند کرد. بوسیله شاخص کلیدی عملکرد کارکنان نیز می‌توانند میزان تلاش خود برای رسیدن به هدف اصلی سازمان را ببینند و احساس کنند که تصمیماتشان برای رسیدن به اهداف سازمان تاثیرگذار خواهد بود و احساس بیهودگی نیز نخواهند کرد.
وقتی داده‌های شاخص کلیدی عملکرد مورد بررسی قرار می‌گیرد، فضایی در سازمان ایجاد می‌شود که افراد می‌توانند با بررسی و تحلیل نتایج، به یادگیری استراتژی‌های مختلف از یکدیگر بپردازند و این یادگیری از طریق گفت و گو و صحبت بین افراد مختلف سازمان اتفاق خواهد افتاد.
زمانی که نتایج مشخص شود، می‌توان با تحلیل آن‌ها مشخص کرد که نقاط ضعف از کدام قسمت سازمان است و آیا این کم و کاستی‌ها از طرف کمبود امکانات و ضعف‌های موجود در شرکت است و یا کارکنان سازمان در انجام درست کارها کم‌کاری کرده‌اند. در نتیجه افرادی که باعث ایجاد نتایج نامطلوب شده‌اند به راحتی شناسایی خواهند شد.
چگونه KPI را مشخص کنیم؟
اولین و مهم‌ترین قدم برای مشخص کردن KPI، تعیین هدف اصلی است .زمانی که اهداف شما قابل دسترسی و قابل اندازه‌گیری و ملموس باشند، می‌توانید به مراحل بعدی وارد شوید.
در مرحله بعد از خود بپرسید که این هدف تا چه اندازه برای شما و سازمانتان اهمیت دارد؟ و چگونه باید در مسیر رسیدن به آن هدف گام برداشت؟ چطور مسیر را تجزیه و تحلیل کنیم تا بتوانیم میزان پیشرفت آن را بسنجیم؟ در واقع تجزیه و تحلیل مسیر می‌تواند بر اساس نرم افزارهای آماری و… مشخص شود.
از کجا بفهمیم که به نتیجه مناسب و مطلوبی رسیده‌ایم؟ برای آن‌که بفهمیم تا چه اندازه در رسیدن به نتیجه مطلوب موفق عمل کرده‌ایم، باید معیارهای استانداردی وجود داشته باشد که بر اساس آن متوجه این موضوع شویم.
چگونه شاخص کلیدی عملکرد (KPI) را انتخاب کنیم؟
زمانی‌که هدف شما مشخص شود، ذهن‌تان برای رسیدن به موفقیت شروع به فکر کرده و گاها خلاقیت‌هایی نیز برای رسیدن به آن هدف به فکرتان خواهد رسید. اما هدفگذاری به همین راحتی نیست و اهداف یک سازمان باید از ویژگی‌های خاصی برخوردار باشند، این ویژگی‌ها عبارتند از:
- مشخص بودن دقیق اهداف
- انتخاب اهداف قابل اندازه‌گیری
- اهداف واقع‌بینانه و قابل دسترسی
- همسو بودن با استراتژی‌های سازمان
- زمان‌بندی درست برای رسیدن به اهداف
تمامی عواملی که برای رسیدن به پیروزی در کسب و کار شما تاثیرگذار بوده را مشخص کنید و بر اساس آن اقدام به تصمیمات مختلف کنید. زمانی که عوامل رسیدن به پیروزی مناسب باشند پس تصمیمات درست و مطلوبی می‌توان برای رسیدن به اهداف گرفت.
زمانی که عوامل رسیدن به موفقیت مورد بررسی قرار گرفت پس می‌توان امیدوار بود که تمامی عملکردهای شما برای رسیدن به موفقیت به‌درستی در حال انجام هستند و با اندازه‌گیری و تحلیل عملکردها می‌توانید متوجه شوید که تا چه اندازه در مسیر پیشرفت قرار گرفته‌اید.
احتمالا در این مسیر به آمار و ارقامی خواهید رسید که می‌توانند برای شما بسیار کمک‌کننده باشند. زمانی که این آمار را در کنار یکدیگر قرار دهید به نتایج جالبی دست پیدا خواهید کرد، در نتیجه وقت آن است که تمامی این آمارها را در کنار هم قرار داده و به یک نرخ میانگین و یا نمودار و… برسید تا میزان پیشرفت شما در یک بازه زمانی مشخص، معلوم شود.
چرا شاخص کلیدی عملکرد مهم است؟
بدون سنجش و اندازه‌گیری میزان عملکرد در سازمان نمی‌توان مشخص کرد که تا چه اندازه برای رسیدن به اهداف مورد نظر شرکت، درست عمل کرده‌ایم. معیارهای سنجش باید بتوانند به درستی مشخص شوند تا با اندازه‌گیری و تحلیل آن‌ها بتوان به KPI مناسبی رسید. انتخاب اشتباه شاخص کلیدی عملکرد، می‌تواند خسارات بسیار زیادی برای سازمان بوجود بیاورد. در نتیجه به وسیله شاخص کلیدی عملکرد در پیچ و خم دنیای بیزینس گم نخواهید شد و مسیر خود را می‌توانید به‌درستی مشخص کنید.
برای مثال اگر هدف شما برای کسب وکارتان، افزایش درآمد از طریق ثبت نام دانش‌آموزان باشد، شاخص کلیدی شما می‌تواند رشد ثبت نام دانش‌آموزان باشد که در نهایت به افزایش درآمد منجر خواهد شد. در نتیجه در پایان ماه به وسیله ابزارهایی می‌توانید میزان رشد ثبت نام دانش‌آموزان را مشخص کرده و بر اساس آن عملکرد خود را بسنجید. در نتیجه اگر KPI دقیق و قابل محاسبه و اندازه‌گیری داشته باشید، بررسی میزان پیشرفت دقیق‌تر انجام خواهد شد و رسیدن به اهداف سازمان نیز آسان‌تر خواهد شد.
شما چه تجربه‌ای در استفاده از شاخص‌های کلیدی عملکرد در سازمانتان دارید؟ آیا برای اهداف خود KPI تعیین می‌کنید؟ دیدگاه‌ها و تجربیات ارزشمند خود را با ما و سایر کاربران همیار آی‌تی به اشتراک بگذارید.