طراحی پورتال سازمانی

طراحی پورتال سازمانی

شاید برای برخی از افراد این سوال مطرح باشد که منظور از طراحی پورتال سازمانی چیست ؟پورتال سازمانی یک نرم‌افزار تحت وب سایت می باشد که در بستر اینترنت از آن استفاده می کنند. اولین پورتال‌ها توسط شرکت‌های بزرگ یاهو، AOL و AltaVista طراحی شدند. این سایت‌ها مانند یک طراحی سایت حرفه ای منبعی بزرگ از اطلاعات گوناگون برای گروه‌های بزرگی از مخاطبان بودند.پورتال سازمانی نوعی خاص از پورتال‌های تحت وب بوده که برای برآورده کردن نیازهای سازمان و شرکت ایجاد می کنند. استفاده از پورتال سازمانی باعث رشد و توسعه هر چه بهتر سازمان خواهد شد.

مزایای طراحی پورتال سازمانی

  • حفظ و نگهداری از اطلاعات
  • صرفه جویی در هزینه ها
  • بهبود روند پیگیری
  • امکان گزارش گیری برای یافتن نقاط ضعف سازمان
  • امکان برقراری ارتباطات  میان پرسنل و مدیران
  • ارائه سیستم گردش کار
  • ارائه سیستم مدیریت اسناد
  • امکان رزرو امکانات سازمانی مانند اتاق کنفرانس، خودرو، کتاب، جلسات با سایر کارکنان
  • امکان برگزاری جلسات آنلاین
  • امکان اطلاع‌رسانی و اخبار سازمانی به پرسنل سازمان
  • ارائه مقالات و دانش‌نامه
  • ارائه دستورالعمل‌های سازمانی
طراحی-پورتال-سازمانی

استفاده از پورتال سازمانی برای چه کسانی مفید می باشد؟

  • مدیران سازمان ها
  • کارمندان سازمان ها
  • بازاریاب ها
  • فروشندگان
  • نمایندگان
  • مشتریان

هر گروه از استفاده‌کنندگان از پورتال سازمانی با توجه به سطح دسترسی تعریف شده برای آنها  می‌توانند، بخش‌های مختلف و اطلاعات گوناگونی را مشاهده، اضافه و یا ویرایش کنند.به عنوان مثال کارمندان می توانند با یکدیگر پیام ارسال یا دریافت کنند، هم چنین امکان مشاهده وضعیت پرسنلی خود و مدیریت آن را دارند.مدیران سازمان می توانند گزارش‌های گوناگون مرتبط با بخش‌های مختلف سازمان را مشاهده کرده، و در مواقع مورد نیاز می توانند برای کارمندان، مشتریان، نمایندگان و سایر گروه‌های کاربری پیام ارسال کنند.

قبل از طراحی پورتال سازمانی به چه مواردی باید توجه نمود ؟

طراحی پورتال سازمانی علاوه بر تحلیل دقیق نیازمندی‌های سازمان به تجربه و مهارت بالایی نیازمند می باشد.بعد از طراحی پورتال سازمانی باید پورتال را به بخش های مختلف سازمان و نرم‌افزارهای داخلی، متصل نمود. به عنوان  مثال ممکن است سیستم کاربران پورتال در ارتباط مستقیم با سیستم Active Directory باشند و تنها کارکنانی که در سیستم ثبت شده اند قابلیت استفاده از پورتال را داشته باشند.

انواع پورتال سازمانی

  • پورتال سازمانی برای کارمندان : با استفاده از این نوع پورتال کارمندان می توانند اطلاعات مورد نیاز و عملکرد خود را مشاهده نموده، و هم چنین می توانند به مدیریت پیام‌ها، درخواست‌ها، عملکرد، کارکرد، پیشنهادها و انتقادات و حتی بخشی مانند سفارش غذای روزانه دسترسی داشته باشند.
  • پورتال سازمانی برای نمایندگان سازمان : این نوع پورتال با هدف بهبود ارتباط و عملکرد نمایندگان و بازاریابی اینترنتی می‌تواند دارای بخش‌های متنوع و زیادی باشد.بخش اصلی در پورتال نمایندگان، مدیریت وضعیت مالی و سفارش های نمایندگان و ارتباط آنها با سازمان می باشد.
  • پورتال سازمانی برای مشتریان : مشتریان با اتصال به پورتال سازمانی، امکان ثبت سفارش‌های خود راداشته، می توانند وضعیت مالی خود را مشاهده کرده، با مدیران و کارکنان در ارتباط بوده و شکایت‌ها و پیشنهادهای خود را به آسانی ثبت کنند.
راه اندازی پورتال سازمانی

اولین گام در طراحی پورتال،  بررسی فرآیندهای موجود در سازمان و بررسی دارایی‌های سخت‌افزاری سازمان می باشد که باید فرآیندهای اساسی  شناسایی شوند. سپس  بسته به نیازهای موجود ابزارهای پیاده‌سازی درست و مناسب  توسط متخصصین مجرب نرم‌افزار انتخاب گردد. پیاده‌سازی موفق یک پورتال سازمانی علاوه بر تخصص‌های گسترده‌ی مرتبط با نرم‌افزار به آشنایی تیم پیاده‌سازی با انواع فرآیندهای سازمانی از جمله فرآیندهای مالی، پرسنلی، فروش، بازاریابی، خرید، تولید و سایر بخش‌های شرکت و سازمان وابسته می باشد.